Kategoria archiwalna - dokumentacja medyczna

[szpitalmiechow1]

czy mogę wybrakować dokumentacje medyczną z roku 1995,1996? Aktualny stan prawny nie narzuca zmiany kategorii archiwalnej z tamtego okresu..

[Wojciech Woźniak]

Witam
Jeśli:
1.  jest to dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania minął
2. właściwe archiwum wyda zgodę
to nie widzę przeszkód.

[szpitalmiechow1]

zgadza się, różnie interpretują przepisy.....ale nasz radca twierdzi, iż brakujemy dokumentację w aktualnym stanie prawnym!!!AP w Krakowie podtrzymuje tą opinię.....i winniśmy utrzymać kategorię dla aktualnego stanu prawnego!!!!!Mam mętlik w głowie, ale z drugiej strony dlaczego?....obowiązujace przepisy nie narzucają zmiany kategorii archiwalnej dla dokumentacji powstałej z tamtego okresu........i co więcej....zmienić kategorię.....stworzyć nowe spisy......przy kilkutyśięcznych ilościach akt -koszmar......

[Wojciech Woźniak]

Witam
Skoro archiwum państwowe nie wydało zgody i zaleciło zmianę kwalifikacji to nie można takiej dokumentacji wybrakować, ale trzeba postąpić zgodnie z zaleceniami archiwum. Proste i skąd tu mętlik?
Jaki jest problem w stworzeniu nowych spisów? Czy na pewno trzeba nowe tworzyć?

[Jarek]

Odnoszę dziwne wrażenie, że dopiero teraz robi się nam mętlik  Ja tę sytuacje rozumiem tak – szpital chce wybrakować dok. medyczną za wskazane lata – pozwalają mu na to obecnie obowiązujące obecnie przepisy wg których ma toto kategorię B-10, przychyla się do tego szpitalowy prawnik i właściwe archiwum państwowe. Czyli niby nie ma problemu. Natomiast szpitalmiechow kłopocze się tym, że kiedyś te akta miały wyższą kategorię archiwalną (kołacze mi się po głowie B-20). Szpitalmiechow, czy o to właśnie chodzi?

[Sebastian G.]

Witam.
Prowadzę archiwum zakładowe w szpitalu. Jeżeli chodzi o brakowanie dokumentacji medycznej, to szpital jest zobowiązany przechowywać historie chorób 20 lat od daty ostatniego pobytu pacjenta lub 30 lat od daty śmierci pacjenta w szpitalu.
Do 2002 roku, obowiązywały przepisy kolejno 10 i 20 lat.
W dniu wejscia w życie rozporządzenia w 2002 roku, cała domumentacja medyczna znajdująca się w szpitalu podlega postępowaniu i brakowaniu wg NOWYCH przepisów.
Jeżeli chodzi o Kat. B10 (np. książki raportów pielęgniarskich, lub zdjęcia RTG), można ją oczywiście brakować po otrzymaniu zgody z AP, tak jak w/w dokumentację medyczną kat. B20 i B30.
Dodam jeszcze, że u mnie w szpitalu Księgi Główne chorych mają Kat. B30.
Mam nadzieję, że w jakimś stopniu pomogłem moim słowami w rozwianiu wątpliwości.
Pozdrawiam!

[Agnieszka Pepłowska]

Rozumiem, że nie zgadzasz się na wydłużenie okresu przechowywania?

Dokumentacja w chwili jej wytworzenia otrzymuje kwalifikację archiwalną zgodną z obowiązującymi w momencie jej wytworzenia przepisami, tj. wykazem akt. Ale archiwista zakładowy, przygotowując akta do zniszczenia musi opierać się na wykazie akt obowiązującym w momencie sporządzania wniosku o wyrażenie zgody na zniszczenie.
Oznacza to, że jeżeli jakaś dokumentacja w momencie jej wytworzenia miała kwalifikację B10, a w momencie przygotowania do zniszczenia ta sama dokumentacja, wg nowych przepisów, ma kwalifikację B20, to nie możesz zniszczyć jej po 10 latach przechowywania.
Interpretacja ta ma, moim skromnym zdaniem, swoje logiczne uzasadnienie. Liczba lat przy oznaczeniu kategorii oznacza minimalny czas, w którym dokumentacja zachowuje swoje użytkowe, praktyczne znaczenie. Jeżeli ten czas został wydłużony, to widocznie dlatego, że zachodziły przesłanki ku temu, aby daną dokumentację dłużej przechowywać (czyli jest ona potrzebna ludziom dłużej niż przewidywał to stary wykaz akt). I niestety nie ma tu znaczenia czy dokumentacja była wytworzona przed 2002 r. czy po, bo i tak jej wartość użytkowa jest "długofalowa" ;-)
Co nie zmienia faktu, że takie zmiany czasu przechowywania musza być dla ciebie niezmiernie uciążliwe i tu ci współczuję bardzo.

[szpitalmiechow1]

Sznowni Państwo,
Posiadam dokument w którym Ministerstwo Zdrowia Departament Organizacji Ochrony Zdrowia wyjaśnia iż rozporządzenie z 11 września 2001r  w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej, sposobu jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków ich udostępniania, weszło w życie po upływie 14-tu dni od ołoszenia w Dzienniku Ustaw i dotyczy dokumentacji powstałej od tego dnia. Przepisy rozporządzenia nie dotyczą dokumentacji sporządzonej przed 11 września, do których stosuje się odpowiednio rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki zdrowotnej z 17 grudnia 1992 r dz.U.Nr 3 poz 13.
ale.............mimo tego zdania są podzielone.........

[Jarek]

Ech, kurczę, innych się czepiam, a sam potęguję mętlik  Jest oczywiście tak, że wydłużono okres przechowywania. W rozporządzeniu z 1992 r. (Dz. U. z 1993 Nr 3 poz. 13) było 10 lat, w rozporządzeniu z 2001 r. (Dz. U. Nr 88 poz. 966) mamy 20 lat. Ministerialna interpretacja każe różnicować czas przechowywania dokumentacji tylko ze względu na czas jej powstania, a nie zawartość czy rodzaj. Logika w tym też jakaś jest (tj. odniesienie się do przepisów obowiązujących w czasie wytworzenia dokumentacji) ale sensu nie ma żadnego  . Stosując taką samą logikę moglibyśmy brakować stare akta osobowe czy płacowe już po 12 latach, a nie po 50.
Powyższe rozporządzenie z 2001 r. też już zresztą nie obowiązuje, czas przechowywania dok. medycznej określa obecnie art. 18 ust. 4f ustawy o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 14 poz. 89) – ale jest to wciąż 20 lat. Ustawa jest zawsze ważniejsza niż najmądrzejsze ministerialne pismo. Żadnych nowych spisów nie trzeba robić, ja bym może tylko umieścił na starych spisach adnotację, że zgodnie z takim i takim przepisem jest to teraz kat. B-20 i tyle. W przypadku wątpliwości przy brakowaniu zawsze lepiej coś zostawić niż pochopnie skasować.

[szpitalmiechow1]

 Dodatkowo, szukam podstawy prawnej określającej przechowywnie dokumentacji medycznej chorych zakaźnie i chorych z rozpoznaniem choroby wenerycznej.Pomóżcie..

[Sebastian G.]

Witam.
O ile wiem, to nie ma chyba dokładnego przepisu regulującego te choroby. (Być może się nie orientuję). Moim zdaniem ma tu zastosowanie wspomniany wyżej art. 18 ust. 4f ustawy o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 14 poz. 89).
Ostatnio uzyskałem zgodę na brakowanie historii chorób ze szpitala zakaźnego po upływie 20 lat i AP nie miało żadnych zastrzeżeń.
Pozdrawiam.

[Asen]

Ciągnąc "po latach" ten watek Jak radzicie sobie z obowiązkiem informowania pacjentów o możliwości odbioru dokumentacji indywidualnej wewnętrznej,której czas przechowywania upłynął, jaki to narzuca rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2006r.
w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania? 

[Sebastian G.]

Witam ponownie "po latach"...
Z tym informowaniem pacjentów o dokumentacji wewnętrznej w swoich szpitalach, rozwiązałem w następujący sposób:
Przed wystąpieniem do AP z wnioskiem o wydanie zgody na zniszczenie, daje ogłoszenie do gazety o zasięgu ogólnopolskim, o zamiarze zniszczenia Historii Chorób. Do tego umieszczam ogłoszenie na stronie internetowej szpitali. Po zamieszczeniu ogłoszenia daje czas na zgłaszanie się (zazwyczaj 3 miesiące).
Po tym okresie wysyłam do AP wniosek z załączoną kopią ogłoszenia zamieszczonego w gazecie i czekam na zgodę...
Od i cała filozofia.
Pozdrawiam!
Sebastian G.

[Asen]

Dziękuję serdecznie! Co prawda już właśnie mam taki zamiar, to najlepszy sposób! Ale dobre rady są w cenie i warto je kolekcjonować Pozdrawiam! (Tak na marginesie, może podpowie mi Pan, jak to właściwie powinno być? Dokumentacja ze statystyki od razu powinna spływać do archiwum, czy dopiero kompletnym rocznikiem? Instrukcja mówi wyraźnie, że kiomplwtnymi rocznikami....)

[Sebastian G.]

A co właściwie rozumiemy przez dokumentacje ze Statystyki... ?? np. raporty dzienne?
Dobrze, że w instrukcji jest taki zapis, więc jeżeli tak mówi- to zabieramy cały rocznik.
Zazwyczaj jest płacz i lament "Statystyki", że nie mają miejsca, wtedy możemy zabrać (w ramach dobrego uczynku) np. kwartał.
Jeżeli się mylę - to proszę mnie poprawić.
Pozdrawiam!
Sebastian G.