Prośba o pomoc w klasyfikacji

[GminaJasienicaRos]

Witam. Posiadam w swoim archiwum zakładowym dokumentacje taka najstarsza to lata  1975 do 1990. I mam kilka pytań:
1. Czy ja muszę te dokumenty przekwalifikowac do instrukcji z 2011 roku? Jest to bardzo trudne. Instrukcja z 1975 roku była bardzo fajnie rozbudowana.
2. Czy te dokumenty mogę dać do brakowania i napisać po prostu że pracowałam w oparciu o instrukcję z 1975 roku? Znajoma Gmina tak zrobiłą i przeszło Oczywiście niektóre są w kat. A i oddam je do Archiwum Państwowego.Bardzo proszę o pomoc.

[Konkretna6]

Moim zdaniem nie ma sensu teraz zmieniać tych teczek i przekwalifikowywać je do nowych instrukcji. Sztuczne nadawanie czegoś co robi się w trakcie przekazywania teczki do archiwum będzie tylko niepotrzebną pracą. Zwłaszcza, że w niektórych archiwach zdarzają się przypadki gdy jakiś pracownik nie dopełnił obowiązku i przyjął na archiwum teczki nie oznakowane, czy bez spisu spraw lub jeszcze z jakimiś innymi błędami i wtedy co już nigdy ich nie wybrakujesz? Napisz normalnie spis z tą dokumentacją i w uwagach dopisz w oparciu o jaką instrukcję to dotyczy i tyle.  Skoro funkcjonuje coś takiego jak spis z natury to tak samo i tutaj możesz to wybrakować.

[GminaJasienicaRos]

No ale Pani z kontroli kazała mi przekwalifikować cały zasób archiwalny ;( a tych starych teczek jest z 200 na pewno. To jest rok pracy a nie jestem tylko w archiwum mam tez inne obowiązki. Może rzeczywiście spróbuję to zgłosić do brakowania a nóż się uda

[Konkretna6]

To co ma kat. B to normalnie dać do brakowania, a to co ma kat. A przekwalifikować zgodnie z tym co uzna AP. Zapytać się, dowiedzieć, bo każde AP inaczej podchodzi do sprawy.

[Barsa]

Normalnie bym napisał, że trzeba sprawdzić czy w zarządzeniu wprowadzającym nowe normatywy jest zapis podobny do tego:
"Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w ... przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli dotychczasowe przepisy określają niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy czas jej przechowywania" (ja tam unikam jak ognia tego zapisu ), ale tu mamy samorząd, więc rozporządzenie premiera z 2011. Tam może jest takie coś? Jeżeli nie ma, to nie Pani "kazała", tylko jak mamy podobny zapis w notatce z kontroli czy zaleceniach pokontrolnych to robimy to i tyle.

Żadnym tu problemem nie jest brak spisu spraw, oznaczeń itd. Jeśli chodzi tylko o brakowanie to po prostu czekasz aż okres z najnowszego JRWA upłynie i wtedy we wniosku, że kwalifikacja na podstawie starego JRWA i obecnego, i po kłopocie.

Ostatnio była o tym dyskusja na spotkaniu w NDAP... niby głosy przeważające, że kategoria (o ile wyższa) z nowego JRWA ma "pierwszeństwo", ale pojawiały się też głosy, że musi być też taki zapis jaki podałem w zarządzeniu. Inna sprawa, że większość kontrolorów z AAN i tak nie dałaby zgody na brakowanie nawet bez tego zapisu, ale co archiwum to może być jednak troszkę inna "interpretacja".

[GminaJasienicaRos]

No bedę musiala chyba zadzwonić i dowiedzieć sie czy rzeczywiscie moge takie dokumenty brakować. Niektore maja ponad 40 lat i może z automatu sa uznane za materiały historyczne i musze je oddac do AP?

[Barsa]

40 lat to dużo za mało. Nigdy nie pamiętam tego roku granicznego. Dla akt osobowych jest to 1950, dla innych akt archiwa przyjmują raczej kilka lat później, chyba 1953.

[GminaJasienicaRos]

W notatce z kontroli mam takie zapisy:

"Należy dokończyć procedurę przekwalifikowania zasobu archiwum zakładowego, zgodnie z par.6 Rozporządzenia rady ministrów z 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67)."

Należy dokończyć porządkowanie dokumentacji kategorii A i B i przekazać materiały archiwalne wytworzone do 1997 r. do zasobu archiwum państwowego."

[Konkretna6]

Najprawdopodobniej chodzi im o ten konkretny zapis:
"3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed
dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje
się kategorię archiwalną o wartości wyższej.
4. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie rozporządzenia nie została w podmiotach zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych,
jest kwalifikowana na podstawie wykazów akt stanowiących odpowiednio załączniki nr 2—5 do rozporządzenia"

W związku ze zmianami przepisów na pewno niektóre dokumenty przechowuje się dłużej i pewnie mają one inną kategorię archiwalną. Zatem chcą aby Pani stosowała się do obecnego wykazu akt. W związku z tym jeżeli dajmy na to jakaś dokumentacja była przechowywana jako kat. B a teraz jest jako A czy odwrotnie to ma Pani się stosować do obecnych zapisów. W związku z tym jeżeli mówimy chociażby o aktach osobowych to one według tego wykazu mają kategorię BE50 a więc muszą być poddane ekspertyzie przez AP.

Na tej stronie całkiem spoko jest opisane jak przekazać do AP zasób archiwalny. Czyli wynika z tego, że oprócz opisania na nowo teczek (naniesienia kategorii, sygnatury akt itd. z obecnego wykazu) to jeszcze uporządkowanie zgodnie z nim a więc trzeba niestety sprawdzić czy w teczkach nie znajdują się też inne rzeczy. Chodzi o to, że kiedyś sygnatury archiwalne nie były aż tak rozdzielane na poszczególne cząstki przez co może być tak że w teczce znajduje się kilka spraw które obecnie kwalifikują się do różnych sygnatur, a wtedy część teczek może mieć kat.np. A a drugie BE.

https://warszawa.ap.gov.pl/przekazywanie-materialow-archiwalnych-do-archiwum-panstwowego-w-warszawie/