Karty wynagrodzeń

[Kadrowa]

Mam pytanie odnośnie kart wynagrodzeń wystawianych przed 2019 r. Od 2019 r. stosujemy indywidualną dokumentację pracowniczą i to jest super sprawa, bo wszystko dotyczące jednego pracownika jest w jednym miejscu, wiesz, że jak pracownikowi rozwiązuje się stosunek pracy oddajesz do archiwum bez żadnych problemów.
A możecie podpowiedzieć co z kartami wynagrodzeń przed tej zmiany ?
Są one u nas przechowywane razem w stosunku rocznym dla wszystkich pracowników. Kiedy to przyjmujecie do archiwum ? Jak wszyscy z tej teczki skończą pracę czy po prostu jak mija rok i u nas obowiązujące 2 lata przetrzymywania w komórce merytorycznej przyjmujecie do archiwum ??
Mam wrażenie, że te sprawy kadrowe są najbardziej zawiłe do przyjęcia z terminami 

Dziękuję Wam za pomoc !

[Barsa]

Raczej dwa lata i oddaje się do archiwum. Taka jest praktyka.

[Leksandra]

Tak samo jak listy płac: dwa lata i do archiwum 
Teczki oddajemy takie jak je tworzymy i prowadzimy, więc nic nie wypinamy, żeby przekazać do archiwum zakładowego. To wszystko są teczki roczne.

[Kadrowa]

A odnośnie listy płac. Jeżeli u nas lista płac jest zbiorcza to jak podchodzicie do brakowania ?
Gdzieś mi tu mignęło, że listy płac można przyjąć i wybrakować dopiero po zakończeniu stosunku pracy przez wszystkich pracowników ujętych na liście 

[Rovan]

W przypadku zbiorczej dokumentacji pracowniczej można ją przekazać do archiwum  po 2 latach od wytworzenia, natomiast okres przechowywania liczony jest od ustania stosunku pracy.
Zatem muszą ustać stosunki pracy wszystkich pracowników w tej dokumentacji ujętych aby rozpoczął się bieg okresu jej przechowywania.

[Barsa]

W praktyce, kto to będzie przed 2019 sprawdzał Zresztą po tym roku też w większości jednostek nie tworzy się indywidualnych teczek pracowników.

[Leksandra]

natomiast okres przechowywania liczony jest od ustania stosunku pracy.
Zatem muszą ustać stosunki pracy wszystkich pracowników w tej dokumentacji ujętych aby rozpoczął się bieg okresu jej przechowywania.

i archiwista ma to sprawdzać? i gdzie nanosić te daty ustania stosunku pracy, poszczególnego pracownika, w przypadku, gdy na jednej liście (miesięcznej) znajduje się ponad 300 nazwisk.
Oczywiście mówimy o listach wytworzonych do 2019 roku.

Przeanalizujmy: osoba która podjęła pracę w 2018 roku, mając 18 lat pójdzie na emeryturę w 2065 roku, a dokumentacja z 2028 roku zostanie zniszczona w 2069, więc powinno wystarczyć, nawet jak podejmie pracę jako młodociany.
Ja uważam, że do brakowania należy przyjąć datę sporządzenia listy, choć przyznam się, że prację ponad 30 lat i nigdy nie brakowałąm list płac, nawet wtedy, gdy posiadały 12-letni okres przechowywania.

W praktyce, kto to będzie przed 2019 sprawdzał

no ten, komu będą potrzebne te wynagrodzenia, więc należy wypracować mechanizm, który wykluczy lub zabezpieczy takie potrzeby. Mam nadzieję, że ustawodawca w 2019 wprowadził odpowiednią ochronę świadczeń pracowników..... oby  Ja byłąby spokojna, żeby wszystkie informacje, które są niezbędne do emerytury, finalnie przy zakończeniu zatrudnienia dołączane były do akt osobowych.

[Eliza]

W przypadku zbiorczej dokumentacji pracowniczej można ją przekazać do archiwum  po 2 latach od wytworzenia, natomiast okres przechowywania liczony jest od ustania stosunku pracy.
Zatem muszą ustać stosunki pracy wszystkich pracowników w tej dokumentacji ujętych aby rozpoczął się bieg okresu jej przechowywania.

czy dobrze rozumiem: mogę zacząć liczyć okres przechowywania dopiero gdy od zakończenia stosunku pracy wszystkich pracowników, którzy znajdują się w dokumentacji zbiorczej minie 50 lat ?
np: mam pracowników którzy zakończyli pracę kolejno w 1955, 1960, 1965, 1970, 1971
To kiedy mogę wybrakować akta? od której daty mam liczyć to 50 lat ?

[liteona]

Liczysz od najpóźniejszej daty - zawsze.

[Barsa]

Z praktyki sporządziłem wnioski o brakowanie dla list płac z lat 50-70, dla różnych podmiotów i że strony archiwum państwowego nie było z tym problemu, bo oni ogólnie mają wywalone na kat. B, chyba że chcą coś przekwalifikowac - jakieś ginące zawody itp.
Zawsze gdy to robiłem, pracując w firmie zewnętrznej, ostrzegałem o konsekwencjach, ale cóż jest jak jest. Albo nic nie chcą brakować, albo niektórzy ile tylko można.
Roman ma niby rację, ale w praktyce jest z tym różnie.

[Leksandra]

czy dobrze rozumiem: mogę zacząć liczyć okres przechowywania dopiero gdy od zakończenia stosunku pracy wszystkich pracowników, którzy znajdują się w dokumentacji zbiorczej minie 50 lat ?
np: mam pracowników którzy zakończyli pracę kolejno w 1955, 1960, 1965, 1970, 1971
To kiedy mogę wybrakować akta? od której daty mam liczyć to 50 lat ?

Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia teczki.

Nie mówię, żeby zaraz po 50 latach je niszczyć  , bo w tym roku brakowaniu podlegają listy płac z roku 1974, więc może się zdarzyć że osoba mająca 67-70 lat dopiero pójdzie ne emeryturę, lub będzie ubiegała się o przeliczenie emerytury. Teraz w związku z rentą wdowią zwiększyła się liczba wniosków o zaświadczenia o wynagrodzeniu zmarłych współmałżonków.

A tak ogólnie listy do roku 1980 w majestacie prawa zostały zniszczone za czasów, gdy ich okres przechowywania wynosił 12 lat, a te z 1980 nie muszą się martwić o likwidację przynajmniej przez najbliższe 5 lat 

[Eliza]

Ja mam karty wynagrodzeń i listy płac jeszcze z 1963 roku

[Leksandra]

Ja mam karty wynagrodzeń i listy płac jeszcze z 1963 roku

to gratuluję, myślę,że AP będzie zainteresowane

[Barsa]

Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia teczki.

Nie mówię, żeby zaraz po 50 latach je niszczyć  , bo w tym roku brakowaniu podlegają listy płac z roku 1974, więc może się zdarzyć że osoba mająca 67-70 lat dopiero pójdzie ne emeryturę, lub będzie ubiegała się o przeliczenie emerytury. Teraz w związku z rentą wdowią zwiększyła się liczba wniosków o zaświadczenia o wynagrodzeniu zmarłych współmałżonków.

A tak ogólnie listy do roku 1980 w majestacie prawa zostały zniszczone za czasów, gdy ich okres przechowywania wynosił 12 lat, a te z 1980 nie muszą się martwić o likwidację przynajmniej przez najbliższe 5 lat 

Różnie jest z tym "zniszczeniem", tak w szkołach, jak i w ministerstwach można znaleźć listy płac sprzed drugiej wojny światowej a co dopiero sprzed 1980.

Pamiętajcie, że zgodę na brakowanie podpisuje kierownik jednostki, ale no archiwista tworzy spis, więc w jakiś sposób jest odpowiedzialny. Gdybym był gdzieś zakładowym to jednak mocno bym przemyślał czy chce brakować zbiorcze listy płac po 50 latach od powstania takiej listy. Lepiej po prostu przeczekać te 20 lat więcej, listy płac nie zabierają raczej wiele miejsca.

[Rovan]

Ja uważam, że do brakowania należy przyjąć datę sporządzenia listy

Ustawodawca uważa inaczej
Zarówno Kodeks pracy (art. 94 pkt. 9b), jak i ustawa o emeryturach i rentach (art. 125a pkt. 4 i 4a) nakazują liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym płacowej) od ustania stosunku pracy.
W KP zapis ten pojawił się w 2019 r., w ustawie o emeryturach i rentach bodajże w 2005.

KP:

Pracodawca jest obowiązany w szczególności (...) przechowywać dokumentację pracowniczą (...) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Ustawa o emeryturach i rentach:

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a