numerowanie spraw

[Kinia]

Piszę pisma do mieszkańców. Pisma będą przechowywane w teczce zbiorczej natomiast rejestrowane w innym spisie spraw. Mieszkańców jest około 100. Czy każda osoba powinna mieć ten sam nr spraw np. 455.1.2022? Czy spraw powinno być tyle samo co ludzi? (każdy powinien mieć inny nr spraw, analogicznie 455.2.2022, 455.3.2022.itd). Dodam tylko że jest to pierwsza sprawa. Bardzo proszę o szybką odpowiedź.

[Danuta J. Samek]

Pytanie: kto zakłada te sprawy? Z jakiej komórki merytorycznej?

[Kinia]

Dział techniczny, chodzi mi o to czy w spisie spraw teczki macierzystej byłoby tyle spraw ile mieszkańców? Każda osoba miałaby po kolei nr spraw. Czy dobrze myślę?

[Danuta J. Samek]

Według mnie, sprawa jest jedna. A jeśli tak, to i numer jest jeden. W numerze sprawy nie uwzględnia się numeru odbiorcy korespondencji. Proszę się zastanowić nad sytuacją, w której odbiorcami jest 1200 osób lub więcej. No na miłość boską... Zwrotki zawierają adresy odbiorców, pismo przewodnie zawiera wykaz adresów (nie wiem, ostatecznie, jak to u was wygląda). I jeszcze jedno: archiwista zajmuje się archiwum, a nie sprawdzaniem znajomości instrukcji kancelaryjno-archiwalnej pracowników. Mnóstwo problemów bierze się stąd, że zajmujemy się nie swoimi zadaniami. Pozdrawiam.   

[Kinia]

dziękuję za odpowiedź