Filia archiwum zakładowego

[Vilverin]

W świetle przepisów zawartych w instrukcji archiwalnej będącej załącznikiem dla Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. (Rozdział 2. - Organizacja i zadania AZ), archiwum zakładowe może posiadać filie.

Czy w świetle powyżej wspomnianych przepisów AZ w którym pracuję (Urząd Gminy), może zaadoptować nieczynne pomieszczenie w jednej ze szkół podstawowych znajdujących się w gminie i przenieść tam część dokumentacji której twórcą jest Urząd? Problem jest palący ze względu na poważne problemy z miejscem na wpływającą dokumentację, a przytoczone rozwiązanie wydaje się w tym momencie jedynym.

Z góry dziękuję za odpowiedź.

[Vilverin]

Kolejna kwestia - czy konieczne jest poinformowanie wcześniej Archiwum Państwowego o fakcie utworzenia filii, czy wystarczy że wspomnę o tym podczas kontroli?

[muniekdm]

Trzeba postawić pytanie, czy to faktycznie będzie filia archiwum. W moim przekonaniu będzie to raczej magazyn zlokalizowany poza jednostką organizacyjną (urzędem).

[Vilverin]

Możliwe że ma Pan rację. Tylko czy kwestia organizacji magazynu poza jednostką organizacyjną jest w jakiś sposób uregulowana przepisami? Bo powiem szczerze, że (poza kwestią dot. filii) nie mam pojęcia, czy mogę zorganizować taki magazyn poza terenem urzędu.

[anka5]

To raczej nie będzie filia. Myślę, że można zorganizować tam archiwum zgodne z przepisami tzn. wymogami jakie mają spełniać archiwa i dostęp do tych pomieszczeń może mieć tylko archiwista gminy.

[Vilverin]

No to kamień z serca W takim razie sądzę, że nie będzie problemów. Dziękuję za rozjaśnienie

[paco1987]

Mój Urząd Gminy pół roku temu w jednostce organizacyjnej wydzielił pomieszczenie na magazyn archiwum. Zaleta, że jest to to duże pomieszczenie, ale wada, że 2 km odległe od budynku UG. Pracownik chce wypożyczyć coś z archiwum... to lecisz do magazynu.

[Vilverin]

Jeśli to jakieś nagłe wyszukiwanie - to mus. Natomiast jeśli nie, myślę że można wygospodarować czas na wizytę w magazynie powiedzmy dwa razy w tygodniu (np. dać znać że wyszukiwania dokumentów znajdujących się w oddalonym magazynie będą odbywały się we wtorki i czwartki).

U nas do magazynu poza budynkiem urzędu zostanie przeniesiona dokumentacja jednego z referatów, którego pracownicy niezbyt często chcą coś wypożyczać.

[Bolek]

Na moim terenie lokowanie części materiałów w innym budynku nawet w innej miejscowości to już normalka. Budynku urzędów nie są z gumy. Czasami nawet ewentualny remont niewiele daje i trzeba szukać innych rozwiązań. Dobrze, że czasami istnieje taka możliwość. Utrudnienie to niedogodność z korzystania z akt. Reguły eksmituje się tam akta, które muszą długo leżeć ale się z nich praktycznie nie korzysta.