Dokumentacja Oddziału Administracyjnego

[paniarchiwistka91]

Witam wszystkich

Obecnie pracuję w Sądzie, dostałam zadanie, jako że zbliża się koniec roku uporządkować szafę w Oddziale Administracyjnym, aby była miejsce na kolejny rok. Dodam jeszcze, że pół roku temu odeszła na emeryturę p. Kierownik OA po 40 latach pracy ... zostawiając szafę w "lekkim" nieładzie. Teraz jest z tym ogromny problem, ponieważ w szafie znajduje się dosłownie wszystko, są pisma luzem, bez żadnych numerów, mam wrażenie, że w ogóle nie był stosowany JRWA, dokumentacja budynku, BHP, sprawy pożarnicze, no dosłownie wszystko.

Bardzo proszę o pomoc, gdyż całkowicie nie wiem od czego mam się zabrać. Na pomoc archiwisty nie mogę liczyć, ponieważ jest on na pół etatu rzemieślnikiem, a na pół etatu zajmuje się aktami.

Czekam na wskazówki, pozdrawiam

[Bolek]

Na początku postaraj się o JRWA jakie obowiązywały w sądzie w okresie powstawania tych akt.

[paniarchiwistka91]

Szukałam nie ma jest tylko obowiązujący od 2013 r.

[muniekdm]

Tak niestety jest w sądach  Powinny być wcześniejsze RWA. Jak w ogóle są prowadzone teczki sprzed 2013 roku? Trzeba to wszystko posegregować według rodzajów spraw. Dobrze byłoby skontaktować się w Archiwum Państwowym. Pewnie większość tej dokumentacji będzie już podlegała brakowaniu.

[paniarchiwistka91]

Wcześniejsze teczki były prowadzone w miarę według rodzajów spraw, jeśli chodzi o korespondencję, był prowadzony spis sprawa, jednak nie korzystano z wykazu akt tylko powielano numery np. z Sądu Okręgowego. Pozostała dokumentacje typu właśnie BHP, dokumentacja obiektu, remonty w ogóle nie mają swojej ewidencji tylko były odkładane na jedną półkę. 

[muniekdm]

Generalnie o sprawach związanych z archiwum sądu dyskutujemy tutaj http://www.ifar.pl/index.php/topic,826.0.html

No to będzie ciężko, ponieważ trzeba ustalić kategorie archiwalną dla poszczególnych rodzajów spraw. Czy jakaś dokumentacja jest już w archiwum. Jeśli tak to ciekawe skąd brano kategorię skoro nie posługiwano się JRWA.

[paniarchiwistka91]

W 2006 r. była firma archiwistyczna, która uporządkowała dokumentację z lat 80-tych. W archiwum jest dokumentacja, zdawana na zasadzie "nie mieści mi się w szafie trzeba to oddać do archiwum", teraz Pani odeszła na emeryturę i nie ma nic! Tylko sterty akt.

[metricisRegninotarii]

O ile jeszcze do końca nie przejrzałaś owej magicznej szafy to poczekaj, może gdzieś pod stertą dawno zapomnianych "papiórów" będzie wykaz akt wraz z instrukcją. Jak nie to pozostanie się jedynie zwrócić do AP o kopie wykazu, w teczce dotyczącej Twojego Sądu powinien rzeczony być.

[paniarchiwistka91]

Otóż wywołaliście chyba wilka z lasu! Przed momentem znalazłam wykazy akt, z 1987 r. i 2007 r.
Co teraz ?

[muniekdm]

Teraz trzeba uporządkować dokumentację, która była wytworzona w latach obowiązywania tych wykazów zgodnie z nimi, według odpowiednich haseł.

Swoją drogą ciekawi mnie, że Archiwum Państwowe nigdy nie przyczepiło się się do tego, że dokumentacja administracyjna nie jest prowadzona prawidłowo.

[Bolek]

Jak była w komórce organizacyjnej, to nic do tego nie miało. Mogli tylko monitować o przekazanie zaległych roczników akt do archiwum zakładowego. Ale jeśli w sądzie nie miał kto tego wyegzekwować to mogli sobie pisać w zaleceniach i pisać i pisać ...

[paniarchiwistka91]

Dokładnie. A ja jestem teraz w takiej sytuacji, że nikt nic nie wie i muszę sobie radzić sama ze wszystkim. Nawet sam archiwista nie wie co ma poupychane po kątach, bo przecież jest brak jakiejkolwiek ewidencji, wykazu spisów itd.

Ok. To potworzyć teczki wg. wykazów akt, zrobić spis i zdać do archiwum zakładowego ? Tylko jaki nadać teraz numer spisu, skoro nigdy nie było nic przekazywane ?

[Bolek]

Nr spisu to nie twój interes, tylko archiwisty zakładowego i powinien Ci go podać według swojego wykazu spisów, który powinien mieć założony w archiwum zakładowym. Jeśli go nie ma to niech w końcu założy.

[Dory]

Dokładnie. A ja jestem teraz w takiej sytuacji, że nikt nic nie wie i muszę sobie radzić sama ze wszystkim. Nawet sam archiwista nie wie co ma poupychane po kątach, bo przecież jest brak jakiejkolwiek ewidencji, wykazu spisów itd.

Ok. To potworzyć teczki wg. wykazów akt, zrobić spis i zdać do archiwum zakładowego ? Tylko jaki nadać teraz numer spisu, skoro nigdy nie było nic przekazywane ?

Wcześniej napisałaś, że ileś lat temu aktami zajęła się firma archiwistyczna, więc zakładam, że coś było przekazywane do archiwum. I nie ma żadnych spisów zdawczo-odbiorczych?

[paniarchiwistka91]

Nie ma żadnego wykazu spisów. Nawet w zaleceniach pokontrolnych AP jest, aby go stworzyć. Firma archiwistyczna stworzyła dwa spisy nr 1 i nr 2, ale te spisy nie są wciągnięte na wykaz spisów (bo takowego nie ma).