Treść rewersu / karty udostępnienia akt

Danuta J. Samek · Październik 21, 2017,

Szanowni Państwo,
temat karty udostępniania akt był już na forum poruszany, ale w nieco innym kontekście. Powiem wprost - nie rozumiem różnicy między udostępnieniem i wypożyczeniem dokumentu. Jestem z wykształcenia filologiem, więc do znaczenia użytego słowa przywiązuję sporo uwagi. W rzeczywistości należy tu mówić o dwóch czynnościach wykonywanych przez archiwistę: wyszukania (odnalezienia) i udostępnienia czyli wypożyczenia dokumentu. Mamy bowiem kwerendę lub wypożyczenie (JRWA: 1633, 1634). Czyż nie tak?
Pobocznym wątkiem jest tutaj liczba wypełnianych przez pracownika rewersów/kart. Jeśli szukamy dokumentu, o którym niezbyt wiele wiemy - trzeba go najpierw odnaleźć w archiwum (kwerenda), a potem dopiero wypożyczyć. Czy pracownik ma wypełniać dwa rewersy? A co, jeśli dokument nie zostanie odnaleziony? Czy wypisywanie "wypożyczenia" ma wtedy sens? Wbrew pozorom to problem, tym bardziej, że przecież wszystkim się spieszy, a ewidencji należy pilnować!
Uprzejmie proszę o komentarz!

Jarek · Październik 21, 2017,

Ale czy chodzi o różnicę między wypożyczeniem i udostępnieniem, czy też o różnicę między kwerendą a udostępnieniem?
W tym pierwszym wypadku chodzi o peerelowski druk akcydensowy Pu A-32 i używane tam sformułowania. Korzystanie z akt z zasobu archiwum przez pracowników jednostki odbywało się (i odbywa się nadal) najczęściej przez fizyczny dostęp. "Udostępnienie" oznacza w tym wypadku najprawdopodobniej przeglądnięcie akt przez pracownika w lokalu archiwum, natomiast "wypożyczenie" to wypożyczenie.
Natomiast jeśli porównujemy udostępnianie i kwerendy, to przez "udostępnianie" archiwiści rozumieją wówczas wszelkie formy korzystania z zawartości akt, albo przynajmniej wszelkie sposoby fizycznego dostępu do dokumentacji.
Kwerenda nie dotyczy wyszukiwania akt, tylko wyszukiwania informacji, choć ten podział bywa nieostry. "Kwerenda" oznacza jednak generalnie samą czynność poszukiwania, bez względu na efekt, to istotny element pracy archiwisty.
Archiwistyka z pewnością może dostarczyć wielu rozterek językoznawcom.

Danuta J. Samek · Październik 22, 2017,

Sorry,
zupełnie mnie Pan nie przekonał. Co pisze pracownik na rewersie / na odwrocie rewersu? "Proszę o odnalezienie/wyszukanie" czy też "proszę o wypożyczenie/udostępnienie"? Udostępnić to znaczy dokładnie to samo co wypożyczyć - dać do ręki PO odnalezieniu. Jak Pan ewidencjonuje swoje działania? Notuje Pan wyszukanie/odnalezienie czy wypożyczenie/udostępnienie, a może jedno i drugie? To jakiś koszmar...

Marcin Kapała · Październik 22, 2017,

Cytat: Danuta J. Samek w Październik 22, 2017,
Sorry,
zupełnie mnie Pan nie przekonał. Co pisze pracownik na rewersie / na odwrocie rewersu? "Proszę o odnalezienie/wyszukanie" czy też "proszę o wypożyczenie/udostępnienie"? Udostępnić to znaczy dokładnie to samo co wypożyczyć - dać do ręki PO odnalezieniu. Jak Pan ewidencjonuje swoje działania? Notuje Pan wyszukanie/odnalezienie czy wypożyczenie/udostępnienie, a może jedno i drugie? To jakiś koszmar...

Spróbuję wytłumaczyć to trochę inaczej. Każde wypożyczenie jest udostępnieniem ale nie każde udostępnienie będzie wypożyczeniem. Tak, jak w bibliotece. Czym innym jest wypożyczyć czytelnikowi książkę do domu, a czym innym udostępnić użytkownikowi książkę w czytelni. Trochę to samo, ale trochę robi dużą różnicę

MarcinP · Październik 22, 2017,

Pod symbolem 1633 rejestruję sprawy dot. udostępnienia dokumentacji (na miejscu w archiwum) lub wypożyczenia dokumentacji (poza archiwum), ponieważ, jak przedmówcy zauważyli, wypożyczenie jest formą udostępnienia. Natomiast pod symbolem 1634 rejestruję kwerendy.

Marek Gieroń · Październik 22, 2017,

Cytat: Marcin Kapała w Październik 22, 2017,
Spróbuję wytłumaczyć to trochę inaczej. Każde wypożyczenie jest udostępnieniem ale nie każde udostępnienie będzie wypożyczeniem. Tak, jak w bibliotece. Czym innym jest wypożyczyć czytelnikowi książkę do domu, a czym innym udostępnić użytkownikowi książkę w czytelni. Trochę to samo, ale trochę robi dużą różnicę

A kwerenda to odpowiedź na pytanie "Jak miał na imię Wojski z "Pana Tadeusza"?"

Jarek · Październik 22, 2017,

Cytat: Danuta J. Samek w Październik 22, 2017,
Sorry,
zupełnie mnie Pan nie przekonał. Co pisze pracownik na rewersie / na odwrocie rewersu? "Proszę o odnalezienie/wyszukanie" czy też "proszę o wypożyczenie/udostępnienie"? Udostępnić to znaczy dokładnie to samo co wypożyczyć - dać do ręki PO odnalezieniu. Jak Pan ewidencjonuje swoje działania? Notuje Pan wyszukanie/odnalezienie czy wypożyczenie/udostępnienie, a może jedno i drugie? To jakiś koszmar...

Uzupełnię może to co koledzy już zaczęli wyjaśniać. Rewers zamówienia akt nie oznacza że archiwista ma czegokolwiek "poszukiwać" - w podobnym znaczeniu, jak bibliotekarz nie poszukuje książki zamówionej rewersem bibliotecznym, tylko ją przynosi. To oczywiście pewne uproszczenie, bo niekiedy z rewersem w archiwum wiążą się jednak poszukiwania. Generalnie ten rewers (karta udostępnienia akt) ma jednak służyć archiwiście do tego by przyniósł zamawiającemu teczkę, co do której wiadomo że jest w archiwum i da się ją zidentyfikować w ewidencji tegoż archiwum. Archiwisty zasadniczo nie interesuje w tym przypadku jakich właściwie informacji potrzebuje pracownik zamawiający akta, jak również do czego są one potrzebne.

Jak ewidencjonuję swoje działania? W sposób przewidziany przepisami - dla urzędu w którym pracuję określa to rozporządzenie PRM z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Przywołała Pani klasy 1633 i 1634 z jrwa - zakładam że mowa o jrwa dla gmin, czyli załączniku nr 2 do tego rozporządzenia. Obowiązuje nas ta sama instrukcja archiwalna (załącznik nr 6 do rozporządzenia). Wszystko co się tyczy udostępniania opisano tam w rozdziale 7. Nie ma tam odwołania do wzoru rewersu o którym dyskutujemy. W moim urzędzie nie jest on stosowany, opracowaliśmy własne wzory - wniosków, rewersów, książek udostępnienia - zgodnie z rozporządzeniem.

W zasadzie odpowiedź na Pani pytania zawiera jrwa - wskazano tam przecież osobne klasy dla kwerend i dla udostępniania. My przyjęliśmy że pod "udostępnianiem" jest ewidencjonowany fizyczny dostęp do akt, zarówno dla pracowników jak i innych osób/podmiotów, natomiast jako "kwerendy" są traktowane wszelkie wnioski innych osób i podmiotów. Jeśli na podstawie takiego wniosku odszukamy potrzebne informacje w aktach, to na żądanie wnioskodawcy jest niekiedy "udostępnienie" (fizyczne udostępnienie). Zgodnie z jrwa jeśli na podstawie wniosku jest tylko np wysłanie kopii to mieści się to tylko w "kwerendach". Jeśli niczego nie znajdziemy, zawsze na "kwerendzie" się kończy. Zwracam uwagę, że kwerenda w sensie słownikowym (Polski Słownik Archiwalny) oznacza poszukiwanie a nie odnalezienie. Jeśli jest karta udostępnienia od pracownika, to nie ma żadnej "kwerendy", jest tylko "udostępnienie".

Danuta J. Samek · Październik 24, 2017,

Dziękuję! To mnie przekonało. Bardzo mnie ciekawią wzory państwa rewersów/kart. Czy można z nich skorzystać?

Jarek · Październik 25, 2017,

Sam wzór jest wtórny, liczy się zakres danych, to są dane określone w paragrafie 31 pkt 1do 5 Instrukcji archiwalnej. Używamy wyłącznie elektronicznych kart udostępnienia w ramach EZD, więc np. data pojawia się automatycznie. Taka karta udostępnienia jest elektronicznie akceptowana w EZD, tam udostępnienie/wypożyczenie jest odnotowywane przez archiwistę, natomiast korzystający potwierdza udostępnienie/wypożyczenie w tradycyjnej książce udostępnień.

Forumowicz · Marzec 01, 2023,

Cytat: Jarek w Październik 22, 2017,
My przyjęliśmy że pod "udostępnianiem" jest ewidencjonowany fizyczny dostęp do akt, zarówno dla pracowników jak i innych osób/podmiotów, natomiast jako "kwerendy" są traktowane wszelkie wnioski innych osób i podmiotów. Jeśli na podstawie takiego wniosku odszukamy potrzebne informacje w aktach, to na żądanie wnioskodawcy jest niekiedy "udostępnienie" (fizyczne udostępnienie). Zgodnie z jrwa jeśli na podstawie wniosku jest tylko np wysłanie kopii to mieści się to tylko w "kwerendach". Jeśli niczego nie znajdziemy, zawsze na "kwerendzie" się kończy. Zwracam uwagę, że kwerenda w sensie słownikowym (Polski Słownik Archiwalny) oznacza poszukiwanie a nie odnalezienie. Jeśli jest karta udostępnienia od pracownika, to nie ma żadnej "kwerendy", jest tylko "udostępnienie".

Czy jeśli na wniosek instytucji wysyła się jej kserokopie części dokumentacji z teczki zbiorczej klienta, należy wypełnić dla niej kartę udostępnienia?

Danutka · Marzec 02, 2023,

W JRWA przy haśle "Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym" w uwagach jest dopisane: "w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii".

Forumowicz · Marzec 02, 2023,

Czyli klasyfikuję tę dokumentację do kwerend. Ale czy wypełniam kartę udostępnienia?
I mam też wątpliwości czy można wysłać oryginały dokumentacji znajdującej się w teczce klienta jeśli wnioskuje sąd? Tzn. czy RODO w tym przypadku nie obowiązuje i można takie dokumenty wysłać na podstawie wniosku sądu i zgody kierownika jednostki?

Rovan · Marzec 02, 2023,

Moim zdaniem w tym przypadku wniosek o udostępnienie dokumentacji zastępuje kartę.
W kwestii ochrony danych osobowych zawartych w udostępnianej z zasobu AZ dokumentacji zastosowanie ma art. 22c ust. 1 i 3 UNZA - czyli anonimizacja, pseudonimizacja albo umowa wyłączająca dalsze przetwarzanie. Jeśli wysyłamy papierowe oryginały w grę wchodzi tylko ta ostatnia opcja.
Nie znam żadnych przepisów, które czyniłyby wyjątek dla sądów.

Forumowicz · Marzec 02, 2023,

Dziękuję za odpowiedź. Jest to mój pierwszy przypadek, że instytucja wnioskuje o przesłanie dokumentacji. Czyli umowę wyłączającą dalsze przetwarzanie danych wysyłamy najpierw, a kiedy dostaniemy ją podpisaną wtedy wysyłamy dokumentację?

Rovan · Marzec 02, 2023,

Tak. Chyba że wyślecie zanonimizowaną kopię dokumentów.

Aktualności:

Treść rewersu / karty udostępnienia akt