Problem z określeniem komórki merytorycznej

[peter7712]

Chodzi mi konkretnie o sprawozdania komórek organizacyjnych, które są tworzone w poszczególnych komórkach i przekazywane do działu odpowiedzialnego między innymi za opracowywanie planów  sprawozdań i raportów z działalności. Dział ten zazwyczaj pisze maila w związku z terminem proszę o przekazanie sprawozdań do dnia i wtedy komórki organizacyjne piszą sprawozdania i przekazują do tego działu.
Na podstawie tych sprawozdań komórka odpowiedzialnego między innymi za opracowywanie planów  sprawozdań i raportów z działalności tworzy sprawozdania zbiorcze.
Komórką merytoryczną będzie  komórka która napisała sprawozdanie, czy która wysyła maila o terminie,ewentualne ponaglenia, zbiera sprawozdania i na ich podstawie tworzy sprawozdania zbiorcze (czyli odpowiedzialna za opracowywanie planów  sprawozdań i raportów z działalności)

[kairos]

Witaj,

moim zdaniem komórką odpowiednią będzie ta, które zrobiła sprawozdanie, a nie ta która wysyła maila i zbiera je do kupy.

[peter7712]

Moja pierwsza myśl była taka sama. Z drugiej strony posiada komplet oryginałów, ponieważ tworzy na ich podstawie sprawozdania zbiorcze, inicjuje sprawę. Dorzucę jeszcze może definicje komórki merytorycznej jakie znalazłem.

Komórka organizacyjna zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie.

komórka merytoryczna ? właściwa komórka organizacyjna  aktotwórcy, do zadań której ? zgodnie z regulaminem organizacyjnym ? należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów (akt) w tym zakresie

Komórka merytoryczna (komórka wiodąca lub koordynująca sprawę)- przez komórkę merytoryczną należy rozumieć tę komórkę w ramach struktury organizacyjnej do zadań której należy merytoryczne prowadzenie i ostateczne załatwienie danej sprawy zgodnie z podziałem kompetencji i która jest zobowiązana w związku z tym do gromadzenia całości podstawowej dokumentacji tej sprawy.

[kairos]

Jeżeli chodzi Ci po głowie druga opcja (komórka zbierająca sprawozdania) to miałbyś sytuacje, w której wszystkie sprawozdanie byłyby sporządzone przez jedną komórkę.
Z drugiej strony, chyba nie ma aż tak wielkiego znaczenia, do jakiej komórki to przypiszesz, ważne żeby dobrze i precyzyjnie opisać teczkę.

[peter7712]

Chodzi mi po głowie druga opcja (komórka zbierająca sprawozdania) ze względów praktycznych, ponieważ zawsze posiada oryginały i od jednej komórki łatwiej wyegzekwować przekazanie kompletu dokumentacji oraz merytorycznych ponieważ w jakiś sposób koordynuje sprawę kontrolując czy są podane wszelkie potrzebne dane, konieczne do opracowań. Poza tym ma wpisane w zakres działania że odpowiada za opracowywanie planów  sprawozdań i raportów z działalności. Kompletność oryginałów  jest bardzo ważna ze względu na to że są kat.A
Ale potrzebuję dobrych argumentów za jedną i druga opcją (chyba najlepiej za prawidłową), ponieważ jak wiadomo żadna z komórek nie jest zainteresowana przygotowywaniem kategorii A. A definicja komórki merytorycznej jest na tyle niejednoznaczna że na siłę się da przyporządkować do obu opcji.

[kairos]

w Instrukcji Kancelaryjnej powinieneś znaleźć podkładkę pod rozmowę o drugiej opcji.

[peter7712]

W instrukcji kancelaryjnej nie ma podkładki pod żadną z opcji, nie ma nawet definicji komórki merytorycznej.

1)Za komórką która zbiera przemawia to co napisałem wyżej:
+ w jakiś sposób koordynuje sprawę kontrolując czy są podane wszelkie potrzebne dane, konieczne do opracowań
+ ma wpisane w zakres działania że odpowiada za opracowywanie planów  sprawozdań i raportów z działalności
oraz to że posiada komplet oryginałów i zwyczajnie może potrzebować tych danych dłużej,

2)Za pozostałymi komórkami:
+ to że fizycznie tworzą dokument
+ i w sumie to co napisał  kairos że  sprawozdania wszystkich komórek byłyby pod symbolem jednej komórki w jednej teczce.

Nie ukrywam że druga opcja jest dla mnie gorsza ze względu na problemy z przekazywaniem i nagminnym pozostawianiem kopii sprawozdania w komórce, ale muszę w końcu wyjść z problemu komórki merytorycznej i potrzebuję rozgryźć która komórka jest komórką merytoryczną i jak przekonać do tego pracowników.

[stany]

      Komórka sporządzająca całościowe sprawozdanie za całą jednostkę org., kompletuje wszystkie sprawozd. , i na podstawie zebranych  sprawozdań  z poszczególnych komórek sporządza zbiorcze sprawozdanie  i przekazuje do AZ jako kat. A., a każda z kom. org. przechowuje jako k. BC.
Kom. org. powinny przekazywać swoje sprawozd. z znakiem komórki która robi zbiorówkę.
W innej wersji , gdyby  to np. 10 komórek przekazywało po 1 teczce - łącznie 10 teczek o różnych znakach + zbiorcza, i w AZ mamy wtedy 11 zamiast jednej teczki.

[peter7712]

Niestety nie podlegam pod tzw. nową instrukcję kancelaryjną i nie mogą poszczególne komórki pisać ze znakiem innej komórki (swoją drogą to bardzo mądre rozwiązanie w nowej instrukcji) Instrukcja narzuca przy pisaniu pisma symbol własnej komórki, nawet gdy nie jesteśmy komórka merytoryczną, ale tylko komórka merytoryczna ma posiadać kat. A i w związku z tym komplet oryginałów.

[stany]

        Oryginały będą, tylko w jednej teczce z wszystkich kom. + sprawozd. zbiorcze.  To nie musi być nowa IK. , jeżeli ma to być sprawozdanie zbiorcze za całą jednostkę.
Wtedy każda kom. o.  pisze  do kom. która sporządza zbiorówkę  ze swoim znakiem. Jeżeli jest zbiorówka to wszystkie cząstkowe są zazwyczaj kat. B5 albo BC.

[peter7712]

W tym wypadku byłyby 2 teczki. Ze zbiorówek tworzą sprawozdanie ogólnozakładowe. I sprawozdania ogólnozakładowe i komórek organizacyjnych mają oddzielne numery w rzeczowym wykazie akt obydwa z kategorią A.
Ja bym tak chciał i wydaje mi się to najbardziej sensowne ze względów jak powyżej, ale komórka broni  się że dla niej to są materiały pomocnicze  do sprawozdań ogólnozakładowych i że to komórki organizacyjne wpisują merytoryczne treści.
Z kolei komórki organizacyjne że piszą to dla zakładu który robi sprawozdania ogólnozakładowe i który niejako koordynuje i żąda oryginałów (w związku z tym ma ich komplet), a im pozostają kopie (nie wszystkie, niektóre już piszą w 2 oryginałach).

Według mnie powinna to przekazywać komórka która zbiera całość (ale mają ten argument ze nie wpisują merytorycznej treści i fizycznie nie piszą sprawozdania).
Nie chodzi mi o to jak to można przyjąć, lecz jakich argumentów użyć do wyegzekwowania tego (stany podpowiedział że sprawozdania komórek organizacyjnych, są w tym wypadku sprawozdaniami cząstkowymi - już coś)

Ewentualnie jeżeli źle myślę to argumenty dla opcji przeciwnej że to powinny przekazać komórki organizacyjne. Choć wtedy mam kłopot co zrobić z kopiami.

[regalus01]

A czy możesz podać rodzaj/ nazwę sprawozdań, o których piszesz? Statystyczne, finansowe, inne? A może nie są to sprawozdania, a np. jakieś raporty sytuacyjne?
W większości przypadków kierownik komórki, która je przygotowuje przygotowuje je na podstawie otrzymanych wytycznych. Może warto z nim porozmawiać i otrzymać jakieś informacje na ten temat, a dopiero potem zastanowić się wspólnie nad obiegiem takich dokumentów. 

[peter7712]

Naukowe z realizacji tematów badawczych. Komórki realizujące tematy to wszystkie komórki. komórka robiąca zbiorówkę odpowiada za umowy dotyczące finansowania. plany i sprawozdania z realizacji. Przy czym sprawozdania  komórek organizacyjnych mają swój własny symbol w wykazie akt z kat. A.

[pmm]

Moim skromnym zdaniem....
Trzeba zacząć od tego że są to dwa różne rodzaje spraw. Każda komórka organizacyjna rejestruje sprawę dotyczącą sporządzenia sprawozdania z działalności i w tym zakresie jest komórką merytoryczną w tej sprawie. Komórka, która zbiera te sprawozdania, powinna zarejestrować sprawę dotyczącą sporządzenia sprawozdania zbiorczego. Zebranie sprawozdań cząstkowych ze wszystkich komórek jest etapem tej sprawy, a dokumentacja w ten sposób pozyskana staje się jej częścią. Komórka "zbierająca" jest komórką merytoryczną w zakresie przygotowania sprawozdania zbiorczego. Nie może jednak po sporządzeniu tegoż sprawozdania pozbywać się sprawozdań cząstkowych. Jest to przecież część dokumentująca przebieg ich sprawy.

[peter7712]

Czyli według ciebie pmm, powinny to zachować jako kategorię A wszystkie komórki tylko pod innymi symbolami. Piszące sprawozdanie jako sprawozdania komórek organizacyjnych, a robiące zbiorówki do dokumentacji sprawozdań zbiorczych. Przyznam że w ten sposób tego nie rozpatrywałem. Brałem ewentualnie pod uwagę że komórka robiące zbiorówki wrzuca to w materiały pomocnicze które mają kat. B10 - oceny, wyjaśnienia, korespondencja merytoryczna (kat A dla tych które nie znalazły odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych). W tym wariancie problem z kopiami w sprawozdaniach komórek miałbym nadal, ale jeżeli to byłaby forma prawidłowa.
Co sądzą na ten temat inni.