Pytania nowicjusza

[Luk]

Dzień dobry, jestem studentem biorącym udział w projekcie informatycznym związanym z archiwami. Ponieważ nie miałem nigdy do czynienia z tą tematyką, chciałbym zadać kilka pytań, które zapewne wydadzą się Państwu banalne, a posiadane przeze mnie źródła niewiele na ten temat mówią. Bardzo dziękuję za każdą odpowiedź.

1. Czy jednostka archiwalna może w trakcie okresu przechowywania zmieniać miejsce (regał)? Jeżeli tak, w jaki sposób jest to oznaczane w spisach/wykazach?
2. Jakie formy może przyjmować oznaczenie miejsca przechowywania jednostki archiwalnej?
3. Czy liczba lat w oznaczeniu kategorii (np. B5) należy do jakiegoś określonego przedziału/zbioru, czy też jest to dowolna liczba naturalna?

Jeszcze raz dziękuję za wszelką pomoc, i życzę wszystkim forumowiczom spokojnych świąt Bożego Narodzenia i pomyślnego Nowego Roku (no i przeczytania tych życzeń dopiero w 2006 ;))[/b]

[Wojciech Woźniak]

Witam
Ileż świeżości do zrutynizowanego umysłu wnieśc może pytanie nowicjusza! Dzięki  
Odpowiem na podstawie własnych doswiadczeń:

1. Czy jednostka archiwalna może w trakcie okresu przechowywania zmieniać miejsce (regał)? Jeżeli tak, w jaki sposób jest to oznaczane w spisach/wykazach?

Nigdy nie zastanawiałem się czy jednostka może, było oczywistym, że zmienia z mnóstwa różnych  powodów (odrzucam tu oczywiste konieczności jak przeprowadzka archiwum). Ale postawienie sprawy w ten sposób uświadamia mi, że chyba tak nie powinno być! Niestety w obecnie stosowanych bazach danych nie ma miejsca na informacje o peregrynacji jednostek, choć były już projekty baz przechowujących informacje o miejscu złożenia jednostki.

2. Jakie formy może przyjmować oznaczenie miejsca przechowywania jednostki archiwalnej?

Nie bardzo rozumiem... Może tak: Najłatwiej miejsce przechowywania jednostki opisać numerem magazynu, numerem regału i numerem półki. O to chodziło?

3. Czy liczba lat w oznaczeniu kategorii (np. B5) należy do jakiegoś określonego przedziału/zbioru, czy też jest to dowolna liczba naturalna?

Najczęściej spotykane liczby w kategorii B to 5, 10, 25, 50. Większych niż 50 nie ma, a inne niż wielokrotność 5 to też rzadkość.

[Anonymous]

2. Jakie formy może przyjmować oznaczenie miejsca przechowywania jednostki archiwalnej?

Na starszych aktach spotykałem sie ze sposobem oznaczenia na teczce miejsca na regale, i półce. Niestety nie widziałem tego w rzeczywistosci. Tutaj to pewnie chłopaki z nadzoru by cos ciekawego powiedzieli. Łażą po różnych strychach i piwnicach to pewnie niejedno widzieli.

[Henryk Niestrój]

Na starszych aktach spotykałem sie ze sposobem oznaczenia na teczce miejsca na regale, i półce

W registraturze niemieckiej (a więc materiały do 1945 r.) dosyć dokładnie określano położenie danych akt (dział sekcja, półka itp.). Oznaczenia te znajdziemy na większości teczek XIX-XX w. ówczesnej administracji.
Obecnie kryterium jest pojemność magazynu, koncepcja układu zespołów w archiwum itd. Stąd nie tylko poszczególne jednostki, ale i całe zespoły mogą wędrować po archiwum. Niemniej ideałem byłby ich wieczny spoczynek w tym samym miejscu

[Andrzej Choniawko]

W najmarnieszym magazynie gwoździ sprawy są rozwiązywane za pomocą kodów kreskowych. Czas by w archiwistyce zaczęto nad tym myśleć. Tylko, że wcześniej po drodze musi polec ZSRR (Zwolennicy Sygnatury Rozkosznie Rozbudowanej) a zatriumfować USA (Unia Sygnatury Arabskiej).

[Anonymous]

ad.1 "zwykłe" przemieszczenia nie są chyba nigdzie specjalnie odnotowywane tzn. po prostu stare oznaczenie jest zastępowane przez nowe. Analogicznie również jest przy brakowaniu akt i ich przekazywaniu. W archiwach państwowych jest też coś takiego jak przemieszczanie akt między zespołami i do tego jest osobna ewidencja. Bazy powinny odnotowywać wszelki ruch dokumentacji. Przemieszczenia akt w az są koniecznością, ale przecież nawet w ap miejsce przechowywania nie jest przywiązane do akt i nie służy ich identyfikowaniu.
ad. 2 Lukowi chodziło zapewne o format zapisu - tu już może być różnie, chyba zawsze tylko nr półki jest wyrażony cyframi arabskimi, regały czasem oznacza się cyframi rzymskimi, a magazyny literami - czyli wyglądałoby to np. tak: A.III.5 - i wiadomo co jest czym w takim oznaczeniu miejsca przechowywania.
ad. 3 jest jeszcze B-2 i B-3; nalezy też pamiętać o Bc i BE-...

J.

[Wojciech Woźniak]

Witam

...ZSRR (Zwolennicy Sygnatury Rozkosznie Rozbudowanej) (...) USA (Unia Sygnatury Arabskiej)

   

ad. 3 jest jeszcze B-2 i B-3; nalezy też pamiętać o Bc i BE-...

oczywiście! zaślepiło mnie myślenie w kategoriach wieczystego przechowywania