Przekazywanie nośników ze składu do archiwum

Grzesiek · Wrzesień 25, 2013,

Mam pytania dotyczące spisu zdawczo-odbiorczego nośników przekazywanych ze składów chronologicznych nośników do archiwum zakładowego. W instrukcji archiwalnej dla JST w par. 12 jest mowa o tym co taki spis ma zawierać. I tak: lp - jasne, oznaczenie nośnika - hm...
Czy ktoś mógłby napisać jak to wygląda w praktyce? A najlepiej przesłać na priva stosowany formularz?? Jak oznaczacie nośniki?

Ponadto kilka pytań dodatkowych

:
Jak fizycznie przechowujecie nośniki w AZ? opakowania? pudełka? jak je opisujecie? czym? W jakim miejscu? bezpośrednio na nośniku, na kopercie? opakowaniu??
Mam pomysły ale wolałbym nie wywarzać otwartych drzwi

Dlatego proszę o pomoc i z góry za nią dziękuję!!

EwelinaP · Wrzesień 25, 2013,

No to pojawił się problem, z wyjasnieniem którego też się chętnie zaznajomię. U mnie w urzędzie co prawda jeszcze nie trafiły do mnie nośniki, ale z braku miejsca mam przestój z przejmowaniem dokumentacji. Przyjęliśmy jednak, że jak już coś trafi, to nie będę tego trzymać w archiwum, tylko będę miała regał w serwerowni, bo tam są spełnione warunki do przechowywania tego rodzaju rzeczy. Co do oznaczeń, to ja chyba bym przyklejała jakąś małą naklejkę z sygnaturą bezpośrednio na nośniku, oprócz tego na kopercie oczywiście też. Co do pudełek do przechowywania, to są specjalne o takim przeznaczeniu, więc można się zaopatrzyć.

Co do spisu, to pasowało by wreszcie opracować coś konkretnego. Jak już coś wymyślę, to dam znać. Fajnie by było, gdybyśmy mogli tu skonfrontować kilka wersji i wybrać najbardziej odpowiednią.
Pozdrawiam!

Jarek · Wrzesień 25, 2013,

Kiedy nośnik trafia do składu to dostaje chyba jakiś numer ewidencyjny składu? To jest właśnie oznaczenie nośnika ...

MarcinP · Wrzesień 25, 2013,

Przesyłam propozycję spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych.

evje · Wrzesień 25, 2013,

Nośnik, poza metadanymi w systemie EZD, dostaje kod paskowy, który po zeskanowaniu pozwala na podgląd tychże metadanych (go opisujących).

Grzesiek · Wrzesień 26, 2013,

Cytat: MarcinP w Wrzesień 25, 2013,Przesyłam propozycję spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych.

Dziękuję! Widzę, że jest zainteresowanie i spisem i wątkiem to cieszy. Mam jednak pewną wątpliwość co do samego spisu. Wg. instrukcji spis ma zawierać:
LP; oznaczenie nośnika o którym mowa w ust. 1 par 12 tj. trwałe oznaczenie pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację; określenie typu nośnika; znak sprawy lub symbol; numer seryjny jeśli występuje

jak rozumiem trwałym oznaczeniem w tym konkretnym przypadku będzie sygnatura analogiczna jak przy aktach?? Numer spisu łamany przez pozycję??

Jarek · Wrzesień 26, 2013,

Nie. Przecież nośnik powinien zyskać oznaczenie w momencie kiedy trafia do składu - inaczej nie dałoby się wskazać nośnika na którym znajdują się dane nie włączone do EZD (paragraf 20 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej).

Grzesiek · Wrzesień 26, 2013,

To gdzie mamy to oznaczenie na proponowanym spisie??

MarcinP · Wrzesień 26, 2013,

A w jaki sposób przekazywać do archiwum zakładowego informatyczne nośniki danych do archiwum zakładowego, jeśli w jednostce obowiązuje system tradycyjny i nie prowadzone są składy informatycznych nośników danych? Jak po prostu przekazać do archiwum nośniki z komórek organizacyjnych?

Grzesiek · Wrzesień 26, 2013,

System tradycyjny nie kłóci się z nośnikami. Ba powoduje tylko więcej z nimi kłopotów. Bo przechowywanie nośników z aktami spraw jest kłopotliwe (jak robić przeglądy? jak je okresowo kontrolować? jak zabezpieczać). Dlatego nawet przy systemie tradycyjnym wprowadziłbym skład nośników żeby ułatwić sobie życie. To się w moim przekonaniu mieści w ramach obowiązujących przepisów. Kłopot tylko z praktyką bo z kim rozmawiam to ma inne pomysły na realizacje

.

pozdrawiam!

MarcinP · Wrzesień 26, 2013,

W systemie tradycyjnym przekazywanie nośników danych do archiwum zakładowego moim zdaniem odbywać się może na takim spisie, jaki przedstawiłem. Nośniki nie otrzymują w tym wypadku kodów paskowych, więc pozostaje numerowanie ich tak, jak numeruje się teczki aktowe.

EwelinaP · Wrzesień 27, 2013,

Jestem w trakcie tworzenia takiego spisu i może mam jakąś zaćmę, ale proszę o pomoc w rozszyfrowaniu nazw dwóch kolumn - oznaczenie nośnika oraz numer seryjny nośnika. Rozumiem, że numer seryjny dotyczyć może np. dysku, ale czy płyty też mają swoje numerki seryjne? Ale przecież, jak się po 5 latach taką płytke przegra, to już jest inny numer seryjny przecież... Czy to może kwestia metadanych? Chyba ja na to za głupia jestem...

No i czy potrzebna jest rubryka na datę przekazania do ap, albo datę zniszczenia?

Jarek · Wrzesień 27, 2013,

Wracamy zatem do punktu wyjścia tej dyskusji czyli pytania o kształt spisu nośników przekazywanych ze składu do az. Powtórzę com napisał: stałe oznaczenie to oznaczenie z ewidencji nośników nadawane w momencie przyjmowania nośnika do składu.

MarcinP · Wrzesień 27, 2013,

Cytat: Jarek w Wrzesień 27, 2013,
Wracamy zatem do punktu wyjścia tej dyskusji czyli pytania o kształt spisu nośników przekazywanych ze składu do az. Powtórzę com napisał: stałe oznaczenie to oznaczenie z ewidencji nośników nadawane w momencie przyjmowania nośnika do składu.

U mnie nie prowadzi się takich składów - obowiązuje system papierowy, więc nie mogą być nadawane takie oznaczenia w składach.

EwelinaP · Wrzesień 27, 2013,

No ja właśnie też mam system tradycyjny... Czyli chyba w takim przypadku najlepiej pominąć rubrykę z oznaczeniem i po kłopocie...

Aktualności:

Przekazywanie nośników ze składu do archiwum

evje