Zapis w IK o przekazywaniu akt - jaka podstawa?

[Dory]

Witam. Stoję przed problemem, który w mojej jednostce nie był traktowany serio, mianowicie regularne przekazywanie akt do AZ. Przez to, że przez jakiś czas nie było pracownika, który by zadbał o sprawy archiwalne, niektóre komórki, zwłaszcza naukowcy, przez ileś lat nie przekazywały akt. Żeby jakoś ruszyć z miejsca, po konsultacjach z archiwum nadzorującym muszę wystosowac oficjalne pismo zmuszające niejako komórki do działania. W IK jest zapis o tym obowiązku, ale coś czuję, że to nie wystarczy. Chciałabym się powołać na konkretną podstawę prawną. Czy wiecie, gdzie jest napisane, że jest taki obowiązek, czarno na białym? Szukałam w ustawie archiwalnej i rozporządzeniu z 2006 r., ale nie znalazłam.

Tak a propos: czy mieliście taki problem, że komórki olewały obowiązek przekazywania akt? Jak sobie poradziliście? Coroczne pisma od dyrekcji spełzały na niczym.

[Rovan]

W IK jest zapis o tym obowiązku, ale coś czuję, że to nie wystarczy.

Obawiam się, że będzie musiało wystarczyć. Instrukcja kancelaryjna i archiwalna zatwierdzone przez właściwe AP, zgodnie z art. 6 ust 1-2 ustawy archiwalnej określają tryb i zasady postępowania z dokumentacja w jednostce. Koniec, kropka.

Czy dobrze zrozumiałem, że w tej sprawie interweniowała dyrekcja Twojej jednostki, a mimo to komórki nie stosują się do wydanych poleceń? Cóż u mnie kierownik takiej komórki wylądowałby na dywaniku u dyrektora i na dzień dobry mógłby pożegnać się z premią:)

[Dory]

Ok, dziękuję. Było tak, że z-ca dyrektora, któremu podlegało archiwum, przypominał corocznie o obowiązku (przynajmniej 3 razy). Administracja, finanse, sekretariat naukowy jako tak wywiązywały się z tego obowiązku, a komórki naukowe w ogóle. Sam Dyrektor natomiast wydaje się plasować sprawy archiwalne na samym końcu. Mam wrażenie, że uważa, iż naukowcom nie trzeba zawracać głowy takimi duperelami (przepraszam za wyrażenie) jak przekazywanie akt. A przecież komu jak nie naukowcom ma zależeć na zabezpieczeniu ich dorobku! Dla mnie to po prostu dziwne. Pewnie usłyszę, że po co, na co, ja nie potrafię ogarnąć akt tak, żeby je przekazać, niech Pani to zrobi itd . A ja się nie dam. Ja mogę tylko doradzać, współpracować itd.
Czuję się trochę bezradna...

[marcia]

Może dobrze byłoby zmusić ich do przekazywania jakimś zarządzeniem dyrektora? Wtedy każdy podpisze, że się z nim zapoznał. A jak się zapoznał to ma się dostosować Może coś w stylu: " Na podstawie unza i ik ..... zobowiązuje się pracowników do regularnego zdawania dokumentacji do archiwum". Może to pomoże?

[martusia1807]

U mnie pomogło rozesłanie po jednostkach organizacyjnych "wezwań do przekazania akt" podpisanych nie przez archiwistę a przez Dyrektora. Niemal na drugi dzień miałam stos teczek na biurku - nikt nie ośmielił się sprzeciwić Dyrektorowi:)

[Dory]

Tak ustaliłam z zastępcą Dyrektora. Mamy nadzieję, że to pomoże. Trzeba po prostu bata, żeby tu zaprowadzić porządek. Już sobie wyobrażać te metry i kilogramy przekazywanych akt sprzed kilkudziesięciu lat co najmniej.

[marcia]

Przygotuj się na wiszenie na telefonie - zobaczysz, ile będą mieli pytań i wątpliwości. Najczęstsze to m.in. jak numerujemy strony, co z szywkami, a jak szyjemy, a jaki znak i kategoria, a co to spisy, a co to kategoria a w ogóle to oni nie mają czasu na czytanie instrukcji

[Dory]

Marcia, wiem i trochę się tego obawiam, ale co zrobić. Sprawę komplikuje fakt, że w obecnym wykazie akt (mocno starym, bo z 2006 r.) nie ma grup rzeczowych dla komórek istniejących obecnie (jedynie można odwołać się do schematów organizacyjnych i regulaminie organizacyjnym), a w pierwszym wykazie (z 1978 r. , dobre sobie) w ogóle nie było grup  rzeczowych dla komórek naukowych. Beczka śmiechu Będzie kombinowanie jak koń pod górę.
Nie wiem, co w tej sytuacji, czy można, nie mając żadnej podstawy w postaci grup rzeczowych dla KO, oznaczać teczki. Czy po prostu brać symbole ze schematów organizacyjnych, a hasła kwalifikacyjne z obecnego wykazu (np. Dokumentacja badań naukowych). To chyba jedyne wyjście.
A co do czytania instrukcji: zapewne to usłyszę - przecież naukowcy nie będą się zajmować takimi pierdołami. Ok, w takim razie w życiu nie ruszymy z miejsca

[Rovan]

Jeśli w JRWA obowiązującym w momencie powstania dokumentacji nie było odpowiednich klas rzeczowych dla tej dokumentacji, to faktycznie nie masz innego wyjścia jak zastosować obecny wykaz akt. Jeśli zaś i w nim brakuje części klas należy jak najszybciej przystąpić do aktualizacji. Zresztą w świetle zmian w klasach 0-3 wprowadzonych przez NDAP 15.12.2011 (i planach implementacji tych zmian do przygotowywanej noweli rozp. z 2002 r.) tak czy siak należałoby pomyśleć o aktualizacji JRWA.

Odnośnie komórek organizacyjnych i ich symboli - Ponieważ struktura organizacyjna w jednostkach ulega częstym zmianom, najlepszym rozwiązaniem (wg mnie) jest nie zamieszczanie wykazu k.o. w IK a jedynie odwołanie się w instrukcji do schematu organizacyjnego. Dzięki temu unikniemy konieczności aktualizacji IK przy każdej zmianie struktury org.

[marcia]

Jeśli nie mam żadnego znaku z jrwa na starej teczce i nie mogę go w żaden sposób odtworzyć (bo np. na pismach też go nie ma) to nic nie dopisuję, tylko nadaję tytuł (który najczęściej na teczce jest). Potem, jak nie jestem pewna, co dalej robić z dokumentacją (czy zostawić, czy wybrakować), proszę ap o ekspertyzę