Prowadzenie teczek - pozwolenia na budowę w osobnych teczkach czy nie?

szycha · Styczeń 09, 2012,

Witam
Interesuje mnie jedna rzecz, otóż wydział budowlany z mojego urzędu zakłada odrębne teczki dla każdego wydanego przez siebie pozwolenia na budowę. Są to bardzo cienkie teczki, bo zawierają 2-3 dokumenty. Tych pozwoleń jest bardzo dużo, więc i cieniutkich teczek jest bardzo dużo i zajmują dużo miejsca w archiwum.
I tu moje pytanie. Czy można te pozwolenia z jednego roku umieścić w jednej teczce i na spisie spraw umieści wszystkich występujących o te pozwolenia? Czy są jakieś przepisy odnośnie postępowania z dokumentacją techniczną/budowlaną?

MarcinP · Styczeń 09, 2012,

W przypadku akt pozwoleń na budowę kazdy obiekt tudzież pozwolenie na budowę powinno być w osobnej teczce. To, że teczki są "chude" w niczym nie przeszkadza. Opis teczki należy uzupełnić o znak sprawy, jaką teczka zawiera. Na spisach zdawczo-odbiorczych każda sprawa dot. wydania pozwolenia musi być osobno wyszczególniona. Jeśli w spisie zdawczo-odbiorczym pod jedną pozycją umieścimy 100 pozwoleń na budowę, to później akt konkretnego obiektu nigdy nie odnajdziemy posługując się tym spisem.
Reasumując: jedna teczka - jedna sprawa - jedna pozycja na spisie zdawczo-odbiorczym.
Pozdrawiam

EwelinaP · Styczeń 10, 2012,

Jedno pozwolenie to 2-3 kartki? Dziwne... A gdzie projekt i w ogóle? U mnie 1 pozwolenie ma czasem kilka tomów i wiem, że nie tylko w starostwach tak jest, bo kiedyś pracowałam w urzędzie miasta i było podobnie. Osobno były np. zawiadomienia o zakończeniu budowy, czy zgłoszenia rozpoczęcia budowy i to faktycznie są niewielkie ilości. Ale same pozwolenia na budowę to jak najbardziej, jak pisze MarcinP, stanowią osobne pozycje na spisie zd-odb.

monika85 · Styczeń 10, 2012,

Czy obowiązek zakładania osobnych teczek dla każdego pozwolenia na budowę wynika z konkretnych przepisów prawa. Czy są szczegółowe przepisy dotyczące porządkowania i archiwizowania dokumentacji budowlanej. Jeżeli tak to jakie???

szycha · Styczeń 11, 2012,

Cytat: EwelinaP w Styczeń 10, 2012,
Jedno pozwolenie to 2-3 kartki? Dziwne...

To taka przenośnia

ale te teczki są naprawdę cienkie. W sumie to nie tylko przenośnia bo mam w archiwum pozwolenia na budowę garaży gdzie są tylko 2 pisma- wniosek i pozwolenie:)
Czemu należy każdą sprawę odnośnie pozwolenia na budowę umieszczać w osobnej teczce. Przecież gdyby umieścić parę spraw w jednej teczce dołączyć do tego spis spraw to też byłoby przejrzyście, przynajmniej wg. mnie. Powiedziałbym tylko urzędnikowi aby skserował sobie spis spraw i odłożył wraz z danym spisem zdaw-odb.

Dołączam się do pytania moniki85. Czy są jakieś przepisy odnośnie tej dokumentacji?

MarcinP · Styczeń 11, 2012,

Przecież wynika to z samego wykazu akt! Okres przechowywania dokumentacji dla każdego obiektu liczy się od momentu jego rozbiórki. Obecnie jest to kat. BE 10. Co oznacza, że po dokonaniu rozbiórki obiektu i upływie 10 lat ma miejsce ekspertyza, po której teczka takiego budynku zostać może wybrakowana. "Cienkość" teczki nie ma tu nic do rzeczy. Jeśli włożymy akta dotyczące 3 obiektów, pierwszy obiekt zostanie rozebrany po 15 latach, drugi po 50, a ostatni po 200 latach, to będzie trzeba przechowywać akta wszystkich trzech obiektów przez te 200 lat. Brakować przecież nie można akt poszczególnych spraw w teczkach. Brakuje się całe teczki. A w dodatku każda teczka dotycząca jednego obiektu (pozwolenia na budowę, pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania itp.) musi być ujmowana jako osobna pozycja na spisie, gdyż tylko taki zapis spisów zdawczo-odbiorczych zapewnia ich przejrzystość i umożliwia szybkie odszukanie teczki konkretnego obiektu.

EwelinaP · Styczeń 12, 2012,

Marcinie! Otóż to! Czasami najtrudniej jest o najprostrze odpowiedzi

Ja od początku przyjęłam za pewnik to, że pozwolenia trzyma się osobno każde i nawet się nie zastanawiałam nad powodem. Po prostu, to dla mnie takie archiwalne 2+2. Każdy na pewno ma takie przypadki.
Pozdrawiam!

szycha · Styczeń 12, 2012,

Najciemniej pod latarnią

dziękuje MarcinieP za uświadomienie:)

pozdrawiam

stany · Styczeń 13, 2012,

Nie ma przeszkód aby do jednej teczki wiązanej włożyć kilka spraw - pozwoleń , jeżeli jest to fizycznie możliwe , sprawy nie są ,,grube'' , to wykorzystujemy miejsce i wkładamy kilka spraw-pozwoleń , nie pogryzą się, przecież tak robimy w innych różnych teczkach.W teczce można oddzielić kartką z opisem sprawy-pozwolenia , aby szybciej odnalezć, a na zewnątrz teczki piszemy np. sprawy od 1-5 . W spisie spraw każde pozwolenie to oddzielna sprawa. Tak ogólnie pozwolenia to,, grube'' ,a nawet bardzo grube sprawy. W spisie z-o wpisujemy ilość teczek , a nie ilość spraw jak pisze MarcinP ,,Reasumując: jedna teczka - jedna sprawa - jedna pozycja na spisie zdawczo-odbiorczym" , więc może być tak ,że gdy tylko jedna sprawa jest w jednej teczce to wtedy jest : jedna teczka - jedna sprawa , ale gdy jest jedna teczka a w niej kilka, czy kilkadziesiąt spraw, to wtedy mielibyśmy każdą sprawę wydzielić do oddzielnej teczki i wpisywać każdą sprawę w oddzielnej pozycji w spisie z-o . W takim razie po co w spisie z-o jest rubryka- ilość teczek ? , wniosek nasuwa się taki,że można pisać w spisie z-o więcej niż jedną teczkę w jednej pozycji /dot. kat B/.

W spisach z-o kat. A , każdą teczkę wpisujemy oddzielnie.

EwelinaP · Styczeń 16, 2012,

"W takim razie po co w spisie z-o jest rubryka- ilość teczek ? "
Ano po to, że czasami jedna teczka, w sensie zbiór spraw o tym samym numerze z rwa utworzonych w danym roku, jest bardzo obszerna i nie zmieściłaby się w jednej teczce fizycznie, więc rozdziela się ją na tomy. I po to właśnie jest rubryka o nazwie "ilość teczek/tomów". Poza tym MarcinP wyjasnił, że w przypadku pozwoleń na budowę chodzi o okres przechowywania. To tak samo, jakby w jednej teczce znalazło się kilka spraw dotyczących np. rejestracji pojazdu. Trzeba by potem czekać, aż wszystkie pojazdy, których akta są w teczce, zostały wyrejestrowane (skasowane), by taką teczkę przekazać do zniszczenia.

stany · Styczeń 16, 2012,

To znaczy , że w rubryce ,,ilość teczek'' nie możemy wpisać np. 5 , gdy jest 5 tomów o tym samym symbolu , a w każdym tomie jest np. po 50 spraw ? - dotyczy to tylko teczki z jedną sprawą o tym samym symbolu podzieloną na tomy z powodu obszerności spraw ?
Jeżeli chodzi o dokumentację rejestracji pojazdów , to w AZ nie powinny znajdować się teczki pojazdów nie złomowanych, bo są to sprawy niezakończone i powinny być w kom. organizacyjnej Komunikacji do chwili załatwienia sprawy , czyli do czasu złomowania pojazdu i właściwie -wszystkie sprawy w teczkach znajdujących się w AZ powinny być ostatecznie załatwione,czyli akta pojazdów skasowanych i wtedy nie czekamy na akta pojazdów które są jeszcze w użytkowaniu, aż sprawy się załatwią ,czyli pojazdy zostaną złomowane.Jeżeli dokumentacja jest prawidłowo przekazana do AZ to nie ma problemu ,który przedstawiasz.

Pozdrawiam

MarcinP · Styczeń 16, 2012,

Liczba teczek oznacza liczbę teczek. Jeśli w jednym roku dla symbolu 1234 komórka wytworzyła dokumentację, która mieści się w 4 tomach (teczkach), to wtedy wpisujemy w rubryce "liczba teczek" cyfrę "4". Jeśli akta dotyczące jednego obiektu i jednej sprawy (np. pozwolenia na budowę) łącznie z projektami budowlanymi tego obiektu mieszczą się w 5 teczkach, to wtedy wpisujemy cyfrę "5" w rubryce liczba teczek. Nie można traktować akt budowlanych jak reszty dokumentacji i wrzucać wszystko "do jednego wora". Bo jeśli tak będziemy robić, to proszę mi powiedzieć, w jaki sposób będzie Pan przeprowadzać brakowanie dokumentacji, gdzie w jednej teczce są: pozwolenia na budowę, pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania różnych obiektów o różnej wartości architektonicznej? Będzie Pan wyjmował poszczególne sprawy i brakował, czy cała teczka będzie czekać, aż ostatni obiekt zostanie poddany rozbiórce?
Idąc tym tokiem myślenia można by również akta osobowe pakować w zbiorcze teczki - w końcu to przecież też jeden symbol z wykazu akt... (na szczęście przepisy wyraźnie artykułują, że nie wolno tego robić).
Do archiwum zakładowego przekazuje się akta pojazdów wyrejestrowanych. Akta każdego pojazdu muszą być w osobnej teczce/kopercie. I numery rejestracyjne wszystkich pojazdów wyrejestrowanych muszą być ujęte na spisie zdawczo-odbiorczym (no, chyba że mamy skorowidz jakiś, bądź innego rodzaju pomoc archiwalną, gdzie numery rejestracyjne pojazdów będą wyszczególnione). Jeśli nie dysponujemy skorowidzem, to znowu każdy pojazd spisać trzeba osobno na spisie zdawczo-odbiorczym.

stany · Styczeń 17, 2012,

Cytat: monika85 w Styczeń 10, 2012,
Czy obowiązek zakładania osobnych teczek dla każdego pozwolenia na budowę wynika z konkretnych przepisów prawa. Czy są szczegółowe przepisy dotyczące porządkowania i archiwizowania dokumentacji budowlanej. Jeżeli tak to jakie???

EwelinaP · Styczeń 17, 2012,

Cytat: stany w Styczeń 16, 2012,
Jeżeli chodzi o dokumentację rejestracji pojazdów , to w AZ nie powinny znajdować się teczki pojazdów nie złomowanych, bo są to sprawy niezakończone i powinny być w kom. organizacyjnej Komunikacji do chwili załatwienia sprawy , czyli do czasu złomowania pojazdu i właściwie -wszystkie sprawy w teczkach znajdujących się w AZ powinny być ostatecznie załatwione,czyli akta pojazdów skasowanych i wtedy nie czekamy na akta pojazdów które są jeszcze w użytkowaniu, aż sprawy się załatwią ,czyli pojazdy zostaną złomowane.Jeżeli dokumentacja jest prawidłowo przekazana do AZ to nie ma problemu ,który przedstawiasz.

Oczywiście masz rację, że przekazuje się akta wyrejestrowanych pojazdów. Głupi przykład podałam. Co nie zmienia faktu, że projekty budowlane u nas i wszędzie, gdzie do tej pory miałam z takowymi do czynienia, są trzymane w osobnych teczkach, czyli jedna sprawa, to jedna pozycja na spisie zd.-odb.
Co do podstaw prawnych, to w ustawie prawo budowlane nie ma informacji o tym, jak przechowywać dokumentację budowlną, w sensie czy razem, czy osobno. Pytałam też pracowników naszego wydziału architektury i oni mówią, że nie ma przepsiów, które by to regulowały.
Co do ilości tomów/teczek tośmy się nie zrozumieli

Pozdrawiam!

MarcinP · Styczeń 17, 2012,

Cytat: MarcinP w Styczeń 11, 2012,
Przecież wynika to z samego wykazu akt! Okres przechowywania dokumentacji dla każdego obiektu liczy się od momentu jego rozbiórki. Obecnie jest to kat. BE 10.

Cytuję wykaz akt: "Okres przechowywania liczy się od daty zburzenia obiektu."
Z tego wynika, że okres przechowywania dla każdego z obiektów będzie różny.
Z tego z kolei wynika, że dokumentacja każdego z obiektów będzie brakowana w różnym czasie.
Ponawiam zatem moje pytanie: w jaki sposób zamierza Pan brakować teczki, w których będą akta różnych obiektów?

Aktualności:

Prowadzenie teczek - pozwolenia na budowę w osobnych teczkach czy nie?