Kategoria archiwalna - przekwalifikowanie całego zasobu

[MarcinP]

Otrzymałem informację, iż AP nadzorujące archiwum zakładowe, w którym pracuję, wymaga, aby w ciągu roku przekwalifikować cały zasób na kategorie wyższe zgodnie z obecnym JRWA lub poprzednim, jeśli w tym poprzednim kategoria była wyższa. Wynika to rzekomo z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 I 2011: § 6.3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.! Punktu trzeciego tego paragrafu - moim zdaniem - nie można traktować tak wybiórczo, gdyż odnosi się on bezpośrednio do punktu pierwszego:  § 6. 1., który stanowi, iż zmianę kategorii archiwalnej na wyższą dokonujemy tylko odnośnie dokumentacji spraw NIEZAKOŃCZONYCH, czyli tej dokumentacji, która została wytworzona i "zgromadzona w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia"! 
Ponadto: § 7. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.
Jaka jest Państwa opinia w tej sprawie?
Pozdrawiam!

[EwelinaP]

Cały paragraf mówi o dokumentacji spraw niezakończonych, więc ja to rozmumiem tak, że jeśli do końca 2010 r. w danej teczce nie zakończono wszystkich spraw, to cała teczka otrzymuje kategorię wyższą, jeżeli tak stanowi nowy jrwa. Jeżeli natomiast wszystkie sprawy w teczce zostały zakończone do 31.12.2010, to nie ma potrzeby zmiany kategorii. Ale oczywiście to właściwe miejscowo AP ustala zasady...

[Jarek]

Rzeczywiście, początek tego paragrafu może sugerować, że chodzi w ustępach od 1 do 9 o dokumentację spraw niezakończonych, jednak informacja NDAP rozwiewa te wątpliwości:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/08_informacja%20nr%208.pdf

[MarcinP]

Dziękuję za rozwiązanie sprawy
Niestety muszę przekwalifikować cały zasób Ponad 330 mb

[EwelinaP]

To ja czegoś jednak chyba nie rozumiem Mamy teraz przejrzeć cały zasób i sprawdzić, czy nie zmieniła się czasem kategoria archiwalna którejś z teczek? A jeśli tak, to ją przekwalifikować, w przypadku gdy nowa jest wyższa? Nie mogli chyba tego powiedzieć w bardziej zawoalowany sposób 

[marcia]

Myślę, że nie ma się czym przejmować - będą jakieś zmiany w jrwa, więc może lepiej nie robić nic, żeby za kilka miesięcy nie robić tej samej roboty drugi raz

[MarcinP]

Moje AP daje rok czasu na przekwalifikowanie całego zasobu - oczywiście istnieje możliwość negocjacji tego terminu. Z punktu widzenia archiwisty przekwalifikowanie teczek na kategorię wyższą wydaje się jak najbardziej słuszne. Z prawnego punktu widzenia taka interpretacja szóstego  paragrafu IK wydaje się... naciągana. Ale nie będzie mi do śmiechu, gdy za dziesięć lat znowu JRWA wraz z instrukcją kancelaryjną ulegną zmianie i będę musiał całość ponownie przekwalifikowywać na inne jeszcze wyższe kategorie... 

[krzysiekp]

witam
powtarzam swoje pytanie z innego wątku ale nie otrzymałem wtedy odpowiedzi jak wygląda ta procedura przekwalifikowania dokumentów (czy wykonuje to jakaś komisja czy tylko skreślam stare kategorie i nadaje nowe). Podzielcie się swoimi doświadczeniami

[MarcinP]

Porównujesz kategorię nowego JRWA z poprzednim. Jeśli w poprzednim JRWA była wyższa, to ją zostawiasz. Jeśli w nowym jest wyższa, to przekreślasz starą i piszesz nową. W spisach też to oczywiście trzeba zaznaczyć - najlepiej ołówkiem, gdyż za kilka lat ktoś może wpaść na pomysł ponownego przekwalifikowania dokumentacji...

[EwelinaP]

A co w przypadku zmiany kategorii z B na A? Wtedy chyba trzeba "przenieść" taką teczkę na nowy spis, a w starym zrobić adnotację o przeniesieniu. Taka teczka otrzymuje też nową sygnaturę. Tak przynajmniej wywnioskowałam ze słów Pani z NDAP na szkoleniu.
Tymczasem jestem w trakcie robienia zestawienia w excelu starych i nowych (wybranych) haseł wraz z numerami i kategoriami. Przyda się pracownikom przy archiwizacji, co by im się nic nie pomyliło No dobra, w najgorszym razie robię to w celu zaspokojenia mojej własnej potrzeby analizowania i zestawiania wszystkiego w tabelki...

[betinka]

A co z klasami których nie ma a były i odwrotnie.

[EwelinaP]

Z klasami, których nie było, a są, to raczej problemu nie ma. Jeśli natomiast kiedyś jakieś hasła były, a teraz ich nie ma, to trzeba poszukać jakiejś podobnej grupy rzeczowej i porównać, albo po prostu zostawić tak, jak jest i tyle. Z pewnością przyda się tu jednak konsultacja z ap odnośnie konkretnych haseł.

[betinka]

http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/11_informacja%20nr%2011.PDF

[wkurzony]

Widać, że w archiwum nie pracują prawnicy bo chyba czytać tekstu pranego ze zrozumieniem nie umieją czytać. Jeśli zdaniem AP dokumentację już kiedyś przyjętą do archiwum według wówczas obowiązującego rozporządzenia zaklasyfikowaną teraz należy przekwalifikować bo tak wynika z par. 6 ust 3 to wynika to gratuluję fantazji urzędniczej.

Jako prawnik stwierdzam, że tak tam nie jest napisane, no ale wiadomo polski urzędnik ma fantazje

[Ewa33]

I całe szczęście, że Ci prawnicy, którzy pracują w archiwach wiedzą, co jest głównym zadaniem archiwów. Gdyby tak było jak napisał "wkurzony", że raz dokonana kwalifikacja (a nie - jak pisze - klasyfikacja, to są dwa różne zagadnienia) pozostaje niezmieniona, to w sumie po co procedura brakowania dokumentacji, po co archiwiści??? Wtedy rzeczywiście wystarczyłby przysłowiowy (bo nie jest prawdą już od dawna że bezmyślny) urzędnik.
Mam nadzieję, że "wkurzony" oprócz "litery" przejmuje się też "duchem" prawa a zwłaszcza celem istnienia archiwów.