Rzeczowy wykaz akt w systemie dziennikowym

[krzysiekp]

witam
w jednostce organizacyjnej w związku z jej rozbudową zaczęto wytwarzać dokumenty które nie da sie dopasować do istniejącego RWA. Wiem, że wymusi to jego rozbudowę np od 2012 r. ale jak zaarchiwizować te wytworzone do tego czasu. Czy można je tylko tak prowizoryczne przechowywac a dopiero założyć od stycznia 2012 właściową juz teczkę i do niej dołożyć te wcześniejsze dokumenty?. Wiem, że to nie rozwiązuje jednak problemu ich klasyfikacji bieżącej rejestracji w Dzienniku Korespondencji.

[Jarek]

Jeśli już zaczęto wytwarzać nową dokumentację to czemu rozbudowa jrwa miałaby być dopiero od 2012 r.? Wykaz trzeba rozbudować niezwłocznie. Wykaz akt służy do oznaczania akt prowadzonych na bieżąco spraw, więc nie da się  ich "tylko tak prowizorycznie przechowywać" bez nowej pozycji w jrwa. Nie wiem też co oznacza określenie "problem ich klasyfikacji bieżącej rejestracji w Dzienniku Korespondencji" - posługiwanie się wykazem akt przy zakładaniu spraw to jedno, a rejestracja pism w dziennikach korespondencji to drugie.

[krzysiekp]

chodziło mi o podawany w odpowiedniej rubryce Dziennika Korespondencji symbol klasyfiakcyjnego teczki i numer strony do której będzie przechowywany dany dokument.

[Jarek]

Niestety dalej tego nie łapię, piszesz o czynnościach których nie potrafię sobie umiejscowić w systemie kancelaryjnym. Symbol klasyfikacyjny służy do tworzenia znaku teczki i znaku sprawy zarejestrowanej w tej teczce. Znakiem sprawy opatruje się dokumenty tworzące akta danej sprawy. To o czym piszesz to chyba jakieś czynności przy pomocniczym elektronicznym rejestrowaniu dokumentów, ale chyba powinieneś mieć na uwadze że nikt tutaj nie zna programu którym się posługujecie ... Opisz po kolei wszystkie czynności wykonywane u was przy rejestrowaniu dokumentów i spraw.

[krzysiekp]

obowiązuje dziennikowy system kancelaryjny i w kancelarii na początku roku kiedy teczki już są skompletowane za miniony rok  umieszcza sie w jednej z rubryk symbol teczki i jej stronę w której znajduje sie dany dokument tak aby go w przyszłości szybko odszukać. Wracając do sprawy RWA to czy w przypadku dodania jedynie nowego hasła oznacza wycofanie tego starego i wprowadzenie za zgodą AP nowego RWA?

[Jarek]

No, na dziennikowych systemach kancelaryjnych to ja się niestety nie znam. Dodanie czy zmodyfikowanie pojedynczych haseł nie oznacza wprowadzania całego nowego wykazu, tylko właśnie rozbudowę starego, tyle że odbywa się w każdym przypadku w uzgodnieniu z AP.

[krzysiekp]

też taką odpowiedź uxyskałemw AP.
Dzięki za pomoc