Kategoria archiwalna - stypendia unijne w szkole

[kolo]

Mam dwa pytania.
Mamy dokumentację - stypendia unijne: wnioski, umowy, oświadczenia oraz dowody księgowe. Na umowy ma być wpisana kategoria B-12 na dowody B-5. Przejrzałem forum i wykazy innych instytucji i tam stypendia mają kat.arch. B-5 lub B-10. Na razie nie miałem wykazu akt szkoły. Skoro kategoria dot. UE ma być po prostu wyższa, nie wystarczy kat. BE?

Druga sprawa. Jest tworzony nowy spis zdawczo-odbiorczy i kilku pozycjach ma być wpisane "brak". Akt nie ma na półkach a mają być ujęte na spisie. Czy jest to dopuszczalne?

[Sebastian G.]

Witam... WIĘC ZACZNIJ PRZYKŁADOWO OD TEGO....(!!!)
http://www.bip.krakow.pl/zalacznik.php?zid=4956&wer=0&new=n&mode=shw
może znajdziesz tu coś ciekawego.
Jest to "pierwszy - lepszy" wykaz akt dla szkoły znaleziony w internecie.
Moja branża to "służba zdrowia", a nie "edukacja" i podaję to tylko przykładowo.
A co na powyzsze pytanie odpowiedzą specjaliści?

[kolo]

spakajna tawarisz
Takie przykładowe wykazy to sobie poprzeglądałem, rzecz w tym, że każdy tworzy pod siebie. Co z tego, że w wykazie dzienniki lekcyjne są B-5 jak dyrekcja życzy sobie trzymać dzienniki od 1946? Ich sprawa. O to chodzi. To samo z tą kategorią na stypendia unijne B-12.
Dlatego prosiłbym o odpowiedź na moje pytania tutejszych guru.

[Jarek]

Ze mnie nie guru, specjalista też taki sobie, ale spróbuj proszę jaśniej sformułować pierwsze pytanie - piszesz wykaz, brakujesz akta czy jeszcze coś innego i co jest nie tak?

Co do drugiego - jeśli to spis akt które przejmujesz do archiwum to jest to niedopuszczalne.

[kolo]

Brakowanie i porządkowanie akt archiwum zakładowego. Będzie to zespół złożony, do archiwum przeniesione zostaną akta nieistniejących już szkół. Ale interesują mnie dwa wspomniane szczegóły.
Z tymi stypendiami unijnymi chodzi o to, że nie miałem w ręku wykazu akt szkoły (nie wiem czy nie mogą go znaleźć czy jak?) a mając wykazy z innych szkół próbuję jakoś to ujednolicić. Z ustnych ustaleń padła kategoria najpierw B-15 potem B-12 co mnie lekko zdziwiło skąd takie pomysły, a nie lubię jak nie ma konkretów (jak słyszę B-12 to od razu mam przed oczyma listy płac i lata 80te a to kojarzy mi się z czymś złym ). No ale co, jak karzą to trzeba tak robić.
Druga sprawa, w serii aktowej są braki - nie ma akt na półce, nie mogą znaleźć, luka w latach, brak 2-3 teczek, a zasugerowano mi ująć to na nowo tworzonym spisie i wpisać słowo "brak" - bez sensu.
No i kolejny pomysł. Akta osobowe ze szkoły A, B i C ująć na jednym skorowidzu. Bo "tak będzie łatwiej" dla przysłowiowej Pani Krysi. O ile szkoła B przekształciła się w C i jako następca obsługiwała choćby wydawanie Rp7 to rozumiem, tu problemu nie ma - w protokołach przekazania dokumentacji ze szkoły B do C jest ładnie wszystko ujęte. Natomiast szkoła A nie ma żadnego związku z pozostałymi a padł pomysł połączenia akt osobowych A+(B+C) "dla wygody" co imho jest totalną bzdurą.
No ale chodzi mi o kat.arch. stypendia unijne - jaka winna być.

[Jarek]

Z ustnych ustaleń padła kategoria najpierw B-15 potem B-12 co mnie lekko zdziwiło skąd takie pomysły, (...) No ale co, jak karzą to trzeba tak robić.

Oj, tak to na pewno nie powinno być. Powinien się odnaleźć ten wykaz akt, a jeśli się nie odnajdzie to znaczy że nigdy go nie było.  Wtedy wg mnie trzeba określić ten minimalny okres przechowywania na podstawie podobnych wykazów, ale wszystko komisyjnie i protokolarnie (na piśmie znaczy się, a nie na gębę), a najlepiej gdyby był unijny przepis określajacy minimalny okres przechowywania takiej dokumentacji, wtedy tak naprawdę wykaz akt jest nieważny. Może jeszcze ktoś coś podpowie.
Co do drugiej rzeczy - tak jak napisałem wcześniej. Taki "brak" mógłby chyba zaistnieć co najwyżej wtedy, gdyby w miejscu zgubionych/zniszczonych akt znalazł się protokół zaginięcia/zniszczenia akt, ale moim zdaniem nikt przy zdrowych zmysłach nie powinien teraz firmować czyjegoś niegdysiejszego niedbalstwa. Spis zdawczo odbiorczy to odzwierciedlenie stanu faktycznego i tu nie może być tak, że ktoś Ci coś każe, i jeśli się nie zgodzisz, to Cię za to karze   Nie możesz poświadczać nieprawdy, a nakłanianie do przestępstwa też jest karalne.
Osobny spis dla każdej szkoły, wspólny tylko dodatkowy skorowidz alfabetyczny.

[Sebastian G.]

Witam ponownie.
Moim zdaniem, pewnie ten wykaz akt nie istnieje... (popatrz sobie w zarządzenia Dyrektora szkoły - to chyba najszybsza droga aby coś się dowiedzieć w tym temacie).
Co do tej dokumentacji unijnej- to też jestem ciekaw czy u mnie w szpitalu też nie powinna być ona
jakieś "specjalnej troski"... Ostatnio dość często natrafiam (niestety tylko w internecie) na zainteresowanie sposobem traktowania spraw związanych z UE. Przeważnie chodzi tu o dotacje.
Powiedzcie mi proszę, czy Waszym zdaniem taki od sobie np. przetarg  (Teoretycznie B5), ale już taki przetarg
z dotacją gdzieś tam w tle np. ze ZPORR (lub coś podobnego) - to już teraz (od 2004 toku) powinien być jakiś BE5, B10 lub B50...?

Co do tematu nr 2... Spisuj to co faktycznie masz na półkach i nie daj się robić w konia...
Co do akt osobowych- to każda szkoła- każdy zespół...., a nie wszystkich do jednego wora. Takie "ulepszanie" tylko utrudnia.

Pozdrawiam serdecznie wszystkich zainteresowanych.
Sebastian G.

[kolo]

Wtedy wg mnie trzeba określić ten minimalny okres przechowywania na podstawie podobnych wykazów.

Wtedy mamy do wyboru B-5, B-10.

[Jarek]

Wiesz, ja generalnie uważam że brakowanie to zło  więc jak dla mnie każda kat. B nie będzie za wysoka. Lepiej przedobrzyć niż nie doszacować. Tak myślę jednak, że bez analizy przepisów unijnych nie oszacujecie rzetelnie minimalnego czasu przechowywania.