Porządkowanie akt w archiwum - w co zapakować akta?

[Kofi]

Witam,
Mam pytanie -może głupie ale wbrew pozorom dla mnie kłopotliwe.
Porządkuje archiwum (od niedawna zajmuję się tematem) i mam problem z zakupem okładek w które spina się dokumenty. Czy jest jakaś specjalna nazwa na takie okładki? moja poprzedniczka na początku każdego tomu akt kat. B dawała po prostu zwykłą czystą kartkę i na niej opisywała zawartość. Z uwagi na brak stabilności takich akt na półce i brak miejsca w archiwum chciałabym prosić o wskazówkę czego można używać do archiwizacji dokumentów. Dodam ze w zakładzie nie wchodzi w grę zakup zbyt drogich materiałów biurowych dlatego problemem jest dla mnie sposób mało kosztownego archiwizowania dokumentów w sposób trwały i schludny. Pozdrawiam

[Jarek]

Podstawowym "urządzeniem" do przechowywania akt jest zwykła, tekturowa teczka wiązana. Akta w nich zwykle spoczywają luzem. Takie teczki można pakować dodatkowo po kilka w tzw. fascykuły czyli tekturowe wiązane okładki. Zamiast teczek wiązanych czasem też używa się skoroszytów do których wpina się akta. Zamiast fascykuł używa się też pudeł archiwalnych (choć do kat. B nie muszą być z tektury bezkwasowej). Te "urządzenia" nie tylko stabilizują akta na półkach ale przede wszystkim zabezpieczają akta przed kurzem, światłem etc. Nie bardzo rozumiem o co chodzi z tymi czystymi kartkami i opisywaniem zawartości - teczki, fascykuły i pudła opisuje się na zewnątrz w znormalizowany sposób (określony zwykle w instrukcjach kancelaryjnych i archiwalnych), do środka akt odkłada się spisy spraw itp.

[Kofi]

Dziękuję serdecznie za pomoc, pozdrawiam

[albinka]

Witam

Artykuły biurowe przydatne do pracy w archiwum posiada w swoim asortymencie firma Beskid-Plus (wystarczy zajrzeć do internetu, ma swoją stronę). Niedrogie, a bardzo przydatne materiały począwszy od teczek, poprzez fascykuły, pudła, kleje introligatorskie itp. Przy większej ilości z dowozem.

pozdrawiam :-)

[paco1987]

Podłącze się do tematu. Powie mi ktoś jak postępować np z segregatorami dokumentów jednolitych..., czyli bez skoroszytów. Np dowody księgowe z 2014r. Określając ilość tych dokumentów powiem, że każdy m-c w danym roku to przeważnie dwa upchane po brzegi grube segregatory. . . Zawartość każdego segregatora umieścić we fastykułach? W pudła raczej zasznurowanych ich nie włożę....chyba, że w teczki i do pudeł? Proszę o poradę.

[paco1987]

Nie ma możliwości edycji własnego wątku więc pozwolę sobie dopisać:
Taką grubą zawartość segregatora przy kategorii wyższej niż b5 rozumiem, że można podzielić na teczki nieprzekraczające 5cm grubości. A wtedy takie teczki można pakować do pudeł. Ale właśnie co robić z tą b5? Nie prościej zapakować dokumentację księgową o kat. b5 w same fastykuły ?

[Asmund]

Myślę, że to jest dobry pomysł. Albo do teczek wiązanych, i wtedy podzielić na tomy (rok x, t. 1., t. 2... itp., a w spisie zd.-odb. zaznaczamy odpowiednią ilość jednostek i nadajemy im tą samą sygnaturę), albo właśnie wszystko do fascykułów. Dziurkujemy (jeśli trzeba), przewiązujemy sznurkiem i jak się trzyma - jest git 

[Jarek]

Po co je sznurować? Nie ma takiego obowiązku, chyba że uważacie że to ułatwia posługiwanie się tą dokumentacją.
A co mówi Twoja instrukcja archiwalna? Pakowanie w same fascykuły to kiepski pomysł, można zapakować to bezpośrednio w pudła (tak np. pozwala rozporządzenie z 2011 r.).

[paco1987]

Pakowanie w same fascykuły to kiepski pomysł, można zapakować to bezpośrednio w pudła (tak np. pozwala rozporządzenie z 2011 r.).

Już widzę, że rozporządzenie na to rzeczywiście pozwala, oczyścicie jeśli chodzi o dokumentację przechowywaną nie dłużej niż 10 lat. Ale jak to jest z punktu praktycznego? Włożone luzem faktury do pudła z tektury kwaśnej nie zawsze wypełnią całe pudło, zatem mogą się zdeformować... Jak to jest w praktyce?
Wiadomo, że wkładanie luzem wymaga mniej pracy, ale ciekawe jak to jest z wygodą przeglądania.

[Asmund]

Po co je sznurować? Nie ma takiego obowiązku, chyba że uważacie że to ułatwia posługiwanie się tą dokumentacją.

Jak dla mnie kwestia gustu i przyzwyczajenia. Jeżeli to kategoria wyższa niż B10, to byłby jeszcze sens podzielić całość na tomy i wrzucić luzem do wiązanych teczek - chociażby z tego względu żeby nie dziurkować całych kartek. Chociaż ja i tak wolę akta zszyte, zwłaszcza kiedy w teczce są różne formaty. Nic nie wypada, nie miesza się, no i użytkownik ma jakby mniejszą pokusę żeby coś podprowadzić

Kiedy chodzi o fascykuły, to zawsze lepiej przesznurować: nie będą wypadać kartki, będzie się toto trzymać i dobrze stać na półce. A do przeglądania wystarczy poluzować supeł i czyta się elegancko, jak książkę.

Wrzucanie luzem do pudła to raczej kiepski pomysł, chyba że mamy pudełko ściśle dopasowane rozmiarami do naszej jednostki. Inaczej w środku kartki się pogniotą, a przy przenoszeniu - pomieszają 

[MarcinP]

Nie przypominam sobie, aby przepisy rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. dopuszczały przekazywanie do archiwum dokumentacji zapakowanej w postaci fascykułów. W przepisach jest mowa o kopertach, teczkach, ale nie o fascykułach (nigdy nie byłem zwolennikiem pakowania akt w to "coś").

[paco1987]

Przejąłem archiwum...i mam akta kat A zapakowane w teczki bezkwasowe, które są umieszczone w pudłach bezkwasowych. Tylko w opisach pudeł nie ma sygnatur archiwalnych, które są zawarte na teczkach z aktami... jest tylko informacja że jest to kat A, oraz każde pudło ma swoją cyfrę rzymska. Rozumiem, że jest to nieprawidłowy opis i mam uzupełnić brakujące dane?

[EwelinaP]

Absolutnie na pudłach powinny znaleźć się sygnatury archiwalne.

[Rovan]

Na pudłach zbiorczych muszą być skrajne sygnatury teczek umieszczonych w danym pudle. Może nie być niczego innego, ale sygnatury być muszą.