Inwentarze w Internecie

[Anna Laszuk]

W dziale Metodyka archiwalna w wątku: "Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?" (http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?PHPSESSID=ae4fbe3f402f390916137911dd0ca9b9&topic=942.0) dyskusja chwilowo zboczyła w stronę działania pliku importu danych z bazy IZA w celu ich udostępnienia w Internecie. Wyjaśnienia umieszczam tutaj - w miejscu bardziej właściwym, moim zdaniem.
Zgłoszone uwagi można podzielić na kilka grup.
1. Niemożność importu podserii - uwaga dotycząca funkcjonowania importu danych z IZA 6.01. Już zostało to poprawione i przesyłamy zainteresowanym archiwom poprawne pliki.
2. Niemożność importu danych z inwentarzy zespołów nie zewidencjonowanych w 2007 r. w bazie SEZAM. Takie było ubiegłoroczne założenie, że dodawanie opisów zespołów online będzie odbywać się już w nowym systemie zintegrowanym. Po tegorocznej aktualizacji danych w bazie SEZAM będzie można dodać kolejne inwentarze.
3. Niemożność importu danych dotyczących dokumentacji technicznej i materiałów ulotnych. Jest to również zgodne z ubiegłorocznym założeniem. Wyszukiwanie i prezentacja danych dotyczyła danych realnie istniejących wówczas w bazach. W ubiegłym roku scalano dane z bazy IZA wersja 4.0 i 5.0 (w porywach 3.0), w których nie było informacji o materiałach ulotnych. Informacje o dokumentacji technicznej nie były liczne, więc nie projektowano na razie modułu wyszukiwania w tabelach TECHNICZNA i DRUK. Wyszukiwanie dotyczy tych danych, o wszelkich rodzajach dokumentacji, które zapisane są w podstawowej tabeli INWENTARZ. W związku z tym, że nie wydaje się możliwe w tym roku udostępnienie wszystkich danych w systemie zintegrowanym, bierzemy pod uwagę kolejne kroki w rozwijaniu dotychczasowego programu, przy okazji prac związanych z aktualizacją danych. Jako postulaty traktujemy:
- wyszukiwanie i prezentacja danych z tabeli TECHNICZNA
- wyszukiwanie i prezentacja danych z tabeli DRUK.

Proszę o zgłaszanie kolejnych konstruktywnych propozycji.

[Wojciech Woźniak]

Witam,

1. Niemożność importu podserii - uwaga dotycząca funkcjonowania importu danych z IZA 6.01. Już zostało to poprawione i przesyłamy zainteresowanym archiwom poprawne pliki.

od razu zapewnię, że APO jest zainteresowanym archiwum

2. Niemożność importu danych z inwentarzy zespołów nie zewidencjonowanych w 2007 r. w bazie SEZAM. Takie było ubiegłoroczne założenie, że dodawanie opisów zespołów online będzie odbywać się już w nowym systemie zintegrowanym. Po tegorocznej aktualizacji danych w bazie SEZAM będzie można dodać kolejne inwentarze.

Domyślam się, że podobnie wygląda sprawa z zespołami opracowanymi w 2007 r., którym zmieniono nazwy. Mechanizm umożliwia ich import, ale w bazie Sezam jest nazwa przed zmianą. Chyba lepiej zaczekać z ich publikacją do aktualizacji Sezamu?
A jak obecnie wygląda mechanizm aktualizacji? Dotychczas przesyłaliśmy całe inwentarze, które zastępowały nieaktualne - czy teraz możemy je importować przez ten mechanizm?

[Maciej Zdunek]

Minął rok.

Niestety, aplikacja do importu się nie zmieniła.
Wszystkie problemy jakie się pojawiły rok temu nadal są aktualne.
Szczególnie dokuczliwa jest niemożność dodawania inwentarzy zespołów, które pojawiły się w ewidencji w 2007 r. (i później).

Czyli de facto nie można nadsyłać inwentarzy, chyba że spełnią następujące wymogi:
a) zespół przyjęty do ewidencji przed 2007 r.
b) inwentarz nie zawiera jednostek dokumentacji technicznej i materiałów ulotnych

Czy można liczyć na zmianę tego stanu rzeczy w najbliższym czasie?

[Anna Laszuk]

Uprzejmie informuję, że aplikacja do importu została zmieniona (punkt a) i może być przekazywana w trybie określonym w korespondencji skierowanej do archiwów. Można przesyłać inwentarze, których opisy są aktualnie dostępne w Internecie, tzn. scalone w 2008 r. Nie dodano do aplikacji możliwości importu danych o dokumentacji technicznej i materiałach ulotnych, jako że obecny system prezentacji i wyszukiwania danych na www.archiwa.gov.pl (opis zespołu i jednostki archiwalnej) nie jest już rozwijany. Zresztą, archiwa nie sygnalizowały, że wiele opisów dokumentacji technicznej i materiałach ulotnych mają potrzebę i ochotę udostępnić. Nie jest przewidywana modyfikacja importu. Ciągle aktualne jest bowiem sygnalizowane przed rokiem założenie, że dodawanie nowych opisów będzie odbywać się w systemie on-line. Kolejna doroczna aktualizacja danych w dotychczasowym systemie odbędzie się w drugiej połowie roku.

Przy okazji dziękuję pracownikowi Archiwum Państwowemu w Poznaniu za zainteresowanie istniejącą od dwóch lat możliwością dodawania na bieżąco inwentarzy w postaci elektronicznej, warto bowiem zauważyć, że do tej pory Archiwum to nie przesyłało nowych inwentarzy - pewnie na skutek ?szczególnie dokuczliwej niemożności?. Zainteresowanie Macieja Zdunka wynika zapewne z troski o dobro ogółu, gdyż Archiwum Państwowe w Poznaniu od stycznia 2009 r. sporządza opisy jednostek archiwalnych dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej oraz materiałów ulotnych wyłącznie przy wykorzystaniu systemu ZoSIA, nie będzie więc przesyłać inwentarzy tworzonych w bazie IZA do udostępnienia na stronach Naczelnej Dyrekcji. Ma za to szanse szybko udostępniać różne opisy, także dokumentacji technicznej i materiałów ulotnych.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
oczywiście nie tylko AP w Poznaniu i nie tylko Maciej Zdunek przejmuje się aplikacją Import. W Opolu były podobne problemy i dlatego w 2008 r. zaniechaliśmy wysłania danych z IZY. Zrobiliśmy to w tym roku, w marcu korzystając z przesłanego nam w tymże marcu pliku. Zawierał on dane z Sezamu z 2006 r. dlatego musieliśmy przeprowadzić selekcję wśród zespołów, które były opracowane i wybrać tylko te, które już były w tabeli Zespoły. Drugim krokiem tej selekcji była rezygnacja z wysłania inwentarzy zawierających opisy dokumentacji technicznej i materiałów ulotnych.

pozdrawiam
Wojtek

[Maciej Zdunek]

Można przesyłać inwentarze, których opisy są aktualnie dostępne w Internecie, tzn. scalone w 2008 r.

Stan zespołów w tabeli ZESPOLY w pliku INTERNET wskazuje ewidentnie na rok 2006. Od tej tabeli jest uzależniona liczba zespołów, które dadzą się migrować. Wobec tego mechanizm importu powinien być co roku przysyłany do archiwów, zaktualizowany o dane z baz SEZAM przysyłanych co roku do WEI. Tak byłoby najlepiej. Oczywiście istnieje możliwość doklejenia wymaganych rekordów w tej tabeli, ale instrukcja obsługi mechanizmu nic o tym nie mówi; poza tym mogłoby to spowodować zbędny bałagan.

Zresztą, archiwa nie sygnalizowały, że wiele opisów dokumentacji technicznej i materiałach ulotnych mają potrzebę i ochotę udostępnić. Nie jest przewidywana modyfikacja importu.

Skoro IZA 6 przewiduje opis jednostki dokumentacji technicznej i ulotnej to o czym tu pisać i co sygnalizować? Skoro to inwentaryzujemy, to oczywiście chcielibyśmy udostępnić.

Przy okazji dziękuję pracownikowi Archiwum Państwowemu w Poznaniu za zainteresowanie istniejącą od dwóch lat możliwością dodawania na bieżąco inwentarzy w postaci elektronicznej, warto bowiem zauważyć, że do tej pory Archiwum to nie przesyłało nowych inwentarzy - pewnie na skutek ?szczególnie dokuczliwej niemożności?. Zainteresowanie Macieja Zdunka wynika zapewne z troski o dobro ogółu, gdyż Archiwum Państwowe w Poznaniu od stycznia 2009 r. sporządza opisy jednostek archiwalnych dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej oraz materiałów ulotnych wyłącznie przy wykorzystaniu systemu ZoSIA, nie będzie więc przesyłać inwentarzy tworzonych w bazie IZA do udostępnienia na stronach Naczelnej Dyrekcji. Ma za to szanse szybko udostępniać różne opisy, także dokumentacji technicznej i materiałów ulotnych.

Gwoli informacji: Archiwum Państwowe w Poznaniu posiada Oddziały w Gnieźnie, Koninie i Pile i to nie od wczoraj. W tych oddziałach system ZOSIA nie został jeszcze wprowadzony. I to Archiwum Państwowe w Poznaniu zajmuje się scalaniem i przesyłaniem do NDAP aktualizowanych baz danych z oddziałów i centrali. Też nie od wczoraj. Ponadto w piśmie WEI/041/6/09 jest wyraźnie napisane, że przesłanie inwentarzy dotyczy również Archiwum Państwowego w Poznaniu (według stanu na koniec migracji).
A ta "szczególnie dokuczliwa niemożność" objawia się m.in. tym że od zeszłego roku próbuję bezskutecznie przesłać inwentarze 146 zespołów przesuniętych z Poznania do Oddziału w Koninie. I dlatego jak najbardziej jestem zainteresowany (i myślę że Oddział w Koninie również) przesłaniem inwentarzy za pomocą mechanizmu importu. A ZOSIA nie ma z tym nic a nic wspólnego.
Wobec powyższych uwag wspominanie faktu iż do tej pory nie skorzystaliśmy z możliwości przesłania inwentarzy za pomoca mechanizmu importu nie wydaje mi się zbyt fortunne. Tym bardziej, że była nadzieja (proszę spojrzeć choćby na pierwszy Pani post) że zostanie od poprawiony/wzbogacony o nowe funkcje.