Dlaczego archiwiści nie lubią normy ISO-639?

[Wojciech Woźniak]

Witam,
skąd takie pytanie? Stąd, że we wszystkich używanych w archiwach bazach zobligowani jesteśmy do opisu języka za pomocą skrótów zaczerpniętych ze Słownika skrótów J. Parucha. Co w tym złego? Niby nic, ale przecież nie od dziś mówi się o transgranicznej wymianie danych, a umieszczenie danych w internecie jest przecież ich wystawieniem na widok całego świata. Odwołanie do słownika jest ograniczeniem zasięgu zrozumienia pewnych danych do terytorium Polski, bo skąd Anglik ma wziąć ów słownik, żeby zrozumieć zastosowane skróty?
Nie sądzicie, że odwołanie się do normy ISO w tym miejscu byłoby najlepszym rozwiązaniem?

[Hanna Staszewska]

Nie tyle nie lubią, co raczej nie znają...
A nie znają, bo nikt od nich tego na razie nie wymagał; w przepisach o ewidencji i w podręczniku do IZY plącze się ten nieszczęsny Paruch (skądinąd bardzo dobry słownik, przydatny do rozwiązywania skrótów w tytułach j.a. .
Oczywiście zgadzam się całkowicie z Wojtkiem co do potrzeby wprowadzenia normy ISO-639. Mam nadzieje, że w Systemie Zintegrowanym będziemy ją stosować.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
właściwie nie chodzi o to by znać normę ISO-639. Wystarczy pobieżny nawet kontakt z ISAD(G), w którym wspomniana jest owa norma jako źródło dla skrótów stosowanych w opisach archiwaliów. Spójrzmy:

3.4.3 Language/scripts of material
Purpose:
To identify the language(s), script(s) and symbol systems employed in the unit of
description.
Rule:
Record the language(s) and/or script(s) of the materials comprising the unit of description.
Note any distinctive alphabets, scripts, symbol systems or abbreviations employed.
Optionally, also include the appropriate ISO codes for language(s) (ISO 639-1 and ISO 639-
2: International Standards for Language Codes) or script(s), (ISO 15924: International Standard for
Names of Scripts).

3.4.3 Język / pismo dokumentów - Language/scripts of material
Cel: Określenie języka (języków), pisma (pism) i systemu zapisu zastosowanego w opisywanym obiekcie.
Reguła: Należy podać język (języki) i/lub pismo (pisma) występujące w materiałach wchodzących w skład opisywanego obiektu. Należy odnotowywać odrębne alfabety, pisma, systemy zapisu i stosowane skróty.
Alternatywnie, także zastosowanie właściwego kodu ISO dla języka narodowego (języków narodowych) (ISO 639-1 i ISO 639-2: International Standards for Language Codes) lub pisma (pism) (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts).

Norma - moim zdaniem - zaleca więc opisanie języka za pomocą jego nazwy lub zastosowanie skrótu z normy ISO. Czyli jeśli skrót to tylko z ISO, jeśli zaś nie chcemy korzystać z ISO pozostaje pełna nazwa języka bo bezzasadne wydaje się stosowanie innego, niż zalecany w ISO, systemu skrótów.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
kolejna myśl w temacie:
Wydaje się, że podobną interpretacją jak moja powyżej posługiwali się twórcy EAD. W opisie elementu/znacznika <langmaterial>, który ma nieść informację o języku opisywanych materiałów należy umieszczać nazwę języka (patrz przykłady na stronach EAD). Aby umiędzynarodowić ten rodzaj opisu standard EAD pozwala używać również skrótów. Mają one znajdować się jako atrybuty (pod nazwą "langcode" znacznika <language>) i przyjmują postać kodów z normy ISO-6392b.
Jakie to ma znaczenie dla polskiej metodyki? Po pierwsze takie, że dziś dysponując opisami w bazach danych z użyciem skrótów ze słownika Parucha nie możemy dokonać automatycznego eksportu tych danych do pliku xml zgodnego z EAD. Musimy zrobić dwie rzeczy:
1. podczas eksportu zamienić skróty słownikowe na pełne nazwy języków
2. dodać do atrybutów kody nazw z normy ISO
Oczywiście obie te czynności wykona za nas komputer, ale... po napisaniu odpowiedniego skryptu (który de facto będzie digitalizacją naszego ulubionego słownika  ). Stosując już dziś normę ISO ograniczmy liczbę koniecznych prac przy eksporcie danych do EAD o połowę.
Oczywiście ani standard ISAD(G) ani EAD nie mówią, że trzeba używać normy ISO, ale oba są zgodne, że jeśli używać skrótów to tych zrozumiałych w środowisku międzynarodowym. Oczywiście polska archiwistyka może pozostać polską i kazać Amerykanom zastanawiać się jakiż to język opisany jest skrótem "niem."...

[Wojciech Woźniak]

...i jeszcze słówko
Spójrzmy na sprawę z innej strony.
Już wkrótce zaczną trafiać do archiwów dokumenty elektroniczne. Zajrzyjmy do rozporządzenia MSWiA z dnia 30 X 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. W par. 2.2 ppkt 12 wymieniona jest metadana "język", która ma być kodowana w postaci normy ISO (a nie skrótu ze słownika Parucha). Co to oznacza dla systemu informacji archiwalnej? Zdaje się, że jeśli obowiązywać nadal będą uregulowania odnoszące opis języka do słynnego słownika, to w przypadku gdy dokument elektroniczny będzie zaopatrzony w metadną "język" nie da się jej zaimportować do systemu, bo trzeba będzie ją wpierw przetłumaczyć na skrót ze słownika Parucha...

[Rafał Rufus Magryś]

Witam,

 Powiem krótko - zgadzam się z Wojtkiem - już teraz podczas implementacji Systemów mamy zagwostkę... jasne  że to proste do implementacji jest ale po co, skoro jest ISO?


pozdrawiam,

[Wojciech Woźniak]

Witam,
Dzięki Rafale, ale... szczerze mówiąc chciałbym, żeby ktoś się nie zgodził...

[Hanna Staszewska]

Na mnie nie licz, Wojtku, ja się zgadzam 

Ale do rzeczy.
Wprowadzenie obowiązku stosowania normy ISO-639 wprowadzi porządek i ład do opisu zasobu archiwalnego. Obecnie bowiem w tej materii panuje bałagan i brak jednolitych zaleceń. Przepisy o ewidencji z 2004 r., w paragrafie 4 (Sposób wypełniania karty zespołu lub zbioru) nakazują w rubryce 17 (Język materiałów archiwalnych) (cyt): Podać w formie przymiotnikowej informacje o językach najczęściej używanych w aktach. Natomiast podręcznik do bazy SEZAM, będący załącznikiem do tej samej decyzji NDAP zaleca wpisać w tę rubrykę język w formie skrótu z Parucha 
Mamy więc taką sytuację: w tym samym normatywie NDAP zalecenia w tej kwestii są różne!!!
Rezultat jest łatwy oczywiście do przewidzenia (wystarczy obejrzeć wpisy w bazie SEZAM na stronie internetowej): każdy wpisuje co chce i jak chce, co jest zresztą zrozumiałe w świetle braku jednolitych zaleceń.

[Ewa Piórkowska]

Witam,

Chciałabym tylko zaznaczyć, iż paragraf 4 dec. Naczelnego Dyrektora z dn. 30.01.2004 r. o ewidencji, który nakazywał używanie formy przymiotnikowej został zmieniony decyzją Naczelnego Dyrektora z dn. 30.09.2005, gdzie ust. 18 otrzymał brzmienie:

„Rubryka 17: „Język materiałów archiwalnych”. Podać w formie skrótów tzn.: pol., ang., czes., fr., hebr., łac., niem., ros., rus., słowac., ukr., wł. [zgodnie z J. Paruch, Słownik skrótów, wyd. II, Warszawa 1992] informacje o językach najczęściej używanych w aktach oraz w kolejności uwzględniającej częstotliwość występowania, zaczynając od języka przeważającego w aktach zespołu/zbioru.”

i jest to zgodne z Podręcznikiem do bazy danych SEZAM.

Ideałem byłoby, gdyby archiwa wpisując zespoły do bazy SEZAM przestrzegały tego zapisu...

[Hanna Staszewska]

Bardzo dziękuję za informację, niestety, tej decyzji nie ma na stronie internetowej NDAP.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Cieszę się, że jest kolejna osoba zainteresowana tematem!
Pani Ewo, czy mógłbym liczyć na wypowiedź w kwestii ISO vs. Paruch?

Inną sprawą jest, że zarzucono - niestety! - w NDAP publikowanie zarządzeń i decyzji na stronach internetowych... Szkoda to było bardzo pomocne.

[Ewa Piórkowska]

Witam,

O ile mi wiadomo wszystkie decyzje i zarządzenia wydawane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych odnoszące się do archiwów państwowych są do nich wysyłane. W archiwum, które znam z bliska, należało się z nimi zapoznać i zapoznanie to potwierdzić własnoręcznym podpisem

Decyzja z dn. 30.09.2005 wprowadziła jedynie nieliczne zmiany do tekstu z dn. 30.01.2004. i zapewne z tego powodu nie została umieszczona na stronie internetowej NDAP.

W kwestii ISO vs Paruch niech wypowiedzą się osoby bardziej kompetentne 

[L_Franciszkiewicz]

W archiwum, które znam z bliska, należało się z nimi zapoznać i zapoznanie to potwierdzić własnoręcznym podpisem

Miło dowiedzieć się, że metoda sprawdza się w praktyce, a przeczytane decyzje zapadają w pamięć

[Hanna Staszewska]

W zeszłym roku bibliotekarze z bibliotek cyfrowych też dyskutowali: http://forum.biblioteka20.pl/printview.php?t=93&start=0&sid=34799f8b78f8f79088a67eeac2f1d549
I w swoim e-poradniku rekomendują normę ISO, a o słowniku Parucha ani słowa...
http://docs.google.com/View?docid=dc74rf44_12zbw5z9#dcJezyk

[andrzej klubiński]

Witam

Inną sprawą jest, że zarzucono - niestety! - w NDAP publikowanie zarządzeń i decyzji na stronach internetowych... Szkoda to było bardzo pomocne.

Jak zawsze cieszą wyrazy uznania dla inicjatywy budowania strony zawierającej przepisy metodyczne i głos o jej przydatności, za który bardzo dziękuję. Prostując przy okazji błędną, i chyba zbyt pochopnie sformułowaną informację o  zarzuceniu przez Naczelną Dyrekcję Archiwów państwowych publikowania zarządzeń i decyzji Naczelnego Dyrektora, chciałem zwrócić uwagę na zamieszczone Zarządzenie nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 listopada 2007 r. w sprawie zasad opracowania i terminu składania rocznego sprawozdania opisowego z działalności archiwum. Decyzje i zarządzenia Naczelnego Dyrektora nadal są publikowane.
Prostując informację, chciałbym jednak w tym miejscu przede wszystkim podziękować Wojciechowi Woźniakowi za zasygnalizowanie bardzo ważnego problemu jakim jest obieg informacji o przepisach metodycznych w środowisku archiwistów archiwów państwowych.
Jak wskazuje wypowiedź Hanny Staszewskiej-Katolik dotycząca stosowania skrótów językowych, przepisy metodyczne wydawane decyzjami Naczelnego Dyrektora i rozsyłane do archiwów nie zawsze są  znane lub dostępne nawet tak aktywnym i dbającym o metodykę archiwistom. Jak widać istnieje wśród archiwistów potrzeba, aby przepisy były dostępne nie tylko w postaci wydruku, ale także on-line,  tak by można było je sprawdzić  choćby przed rozpoczęciem dyskusji na IFARze.
W tak pozytywnej ocenie przydatności strony zawierającej decyzje i zarządzenia Naczelnego Dyrektora widoczne jest intuicyjne myślenie nas wielu o dokumencie elektronicznym jako najłatwiej dostępnej formie informacji. Dostęp archiwistów w archiwach państwowych do informacji w formie elektronicznej jest jednak jeszcze ciągle zróżnicowany, a bezpośredni, nieograniczony dostęp każdego z archiwistów do strony  Naczelnej Dyrekcji nie zawsze jest możliwy. Korzystając z tego, że rozbudowa informacji o aktach prawnych  trwa, właśnie teraz należałoby zadbać o stan informatyzacji archiwów państwowych,  oraz o bezpośrednią i nieograniczoną dostępność strony Naczelnej Dyrekcji w archiwach. Należy zadbać o dostępność informacji dla tych, którzy są potencjalnymi jej odbiorcami, a przy tej okazji także przedyskutować dlaczego przepisy metodyczne wprowadzane decyzjami lub zarządzeniami Naczelnego Dyrektora nie zawsze są znane,  lub (tak jak w Archiwum poznańskim) nie zawsze są stosowane.
Zapewnienie archiwistom archiwów państwowych pełnego i nieograniczonego dostępu do przepisów, standardów i norm publikowanych on-line jest zresztą równie ważne dla jakości toczącej się właśnie na IFARze dyskusji  nad  znaczeniem i zastosowaniem normy ISO w polskiej metodyce archiwalnej  oraz  nad proponowanymi przez nią rozwiązaniami. Niestety ciągle jeszcze uczestnicy dyskusji toczącej się na IFARze stanowią mniejszość spośród archiwistów archiwów państwowych. Mimo, że na  IFARze  spór o najlepsze rozwiązania prowadzą  najaktywniejsi i najbardziej zaangażowani w realizację obecnie projektowanych i powstających ogólnopolskich inicjatyw, które kształtują metodykę archiwalną, krąg dyskutantów tych zagadnień na IFARze jest bardzo zamknięty. Być może drogą do rozwinięcia dyskusji tak, aby osiągnęła ona swój cel i mogła objąć swoim zasięgiem całe środowisko archiwalne, byłoby zapewnienie wszystkim archiwistom bezpośredniego i nieograniczonego dostępu do stron potrzebnych w pracy i dyskusji archiwalnej, tak aby informacja dotycząca metodyki przekazywana drogą elektroniczną stanowiła normę.