O wskazówek metodycznych dotyczących materialów sfragistcznych raz jeszcze

[Marcin Hlebionek]

Szanowni Państwo!
Poddany pod dyskusję projekt wskazówek metodycznych w sprawie opracowywania materiałów sfragistycznych spotkał się, również na IFARze, z krytyką. W związku z tym należy podjąć prace nad przygotowaniem nowego projektu, odpowiadającego wymogom współczesnej metodyki archiwalnej i międzynarodowym normom opisu archiwalnego. Poniżej zamieszczam założenia, wypracowane w trakcie dyskusji archiwistów z różnych ośrodków, które powinny zostać uwzględnione w pracach nad nowymi wytycznymi. Nie wyczerpują one oczywiście wszystkich problemów, związanych z przygotowywaniem wskazówek metodycznych, ukazją jednak główne kierunki, w krtórych, naszym zdaniem, powinny one zmierzać.
jednocześine zapraszam do skromnego, mam nadzieję, że tylko na razie, działu poświęconego sfragisty=ce na portalu ArchNet:http://www.archiwa.net/articles.php?id=70
Z wyrazami szacunku
Marcin Hlebionek
Wstępne założenia opracowania zasobu sfragistycznego  przechowywanego  w archiwach państwowych


Cel zadania:
1.   Sporządzenie instrukcji metodycznej opracowania zasobów sfragistycznych przechowywanych w archiwach państwowych bez względu na okres wytworzenia
2.   Opracowanie relacyjnej bazy danych pozwalającej ewidencjonować , opracowywać i udostępniać materiały sfragistyczne w Internecie wraz materiałem ilustracyjnym

Ad1.  Założenia szczegółowe instrukcji metodycznej opracowania zbiorów sfragistycznych.
1.1.   Instrukcja metodyczna musi być zgodna ze standardami ISAD(G), ISAAR(CPF) i normą ISIAH., a także w uzasadnionych przypadkach normą ISAF
1.2.   Oparcie instrukcji o standardy międzynarodowe pozwoli na adaptację do DTD/EAD, EAC.
1.3.   Instrukcja musi być oparta o osiągnięcia światowej sfragistyki, a zwłaszcza dorobek Komitetu Sfragistyki Międzynarodowej Rady Archiwów, Międzynarodowy słownik sfragistyki, Międzynarodowy słownik dyplomatyki, oraz inne opracowania, które zostaną uznane za istotne.
1.4.   Instrukcja składa się z następujących bloków:

1.4.1.Opisu twórcy- blok uniwersalny opisujący zgodnie z normą ISAAR(CPF) twórcę obiektu, raz stworzony ma służyć opisowi twórcy w odniesieniu do każdego rodzaju materiałów archiwalnych (stąd przymiotnik uniwersalny).
1.4.2.   Konieczne określenie pól ISAARu obowiązkowych do w/w opisu.
1.4.3.   Główny problem merytoryczny wymagający rozwiązania to system sygnowania i kontroli wpisów. (pewne rozwiązania są już gotowe ale wymagają przedyskutowania)
1.5.1. Opis wzorca tłoka- blok opisujący wzorzec tłoka (wzorzec nie oznacza fizycznie istniejącego typariusza) zgodnie z systematyką sfragistyczną i przyjętymi sposobami opisu..
1.5.2. Główny problem merytoryczny wymagający rozwiązania to system sygnowania i kontroli wpisów wzorców tłoka. Tak aby nie dopuścić do redundancji danych.
1.6.1. Opis odcisku lub zachowanego typariusza- opis odcisku obejmujący głównie jego fizyczne właściwości, stan zachowania (uszkodzenia), zagadnienia związane z jego fizyczną niezależnością lub związniem z dokumentem.
1.6.2. Poziom opisu odcisku:
a. jednostka archiwalna- dla pieczęci samodzielnej i typariusza
b. najmniejsza logiczna jednostka opisu (fr. Piece, ang. Item) dla odcisków związanych z dokumentami lub z pieczęciami luźnymi
1.7. Założenia ogólne instrukcji
1.7.1. Hierarchiczna budowa instrukcji zgodna z założeniami ISADu- jednemu twórcy(wzorzec) przypisane są określone wzorce tłoka, a każdemu wzorcowi tłoka konkretne odciski, fizycznie przechowywane w archiwach państwowych. Dzięki takiej budowie unikamy redundancji danych i wymuszamy wymianę informacji przy opracowaniu zasobu sfragistycznego.
1.7.2. Instrukcja nadaje się do opisu zbiorów sfragistycznych (tłoków, odcisków samodzielnych i związanych z dokumentami) a także pojedynczych obiektów znajdujących się w zasobach aktowych. Może być użyta jako wsparcie przy opracowaniu zespołów aktowych. Koniecznym jest rozstrzygnięcie w jakim zakresie będzie mogła być stosowana do zbiorów kopii pieczęci (ze względu na ich fizyczną różnorodność, to jest występowanie od klasycznych trójwymiarowych odlewów w różnych materiałach po dwuwymiarowe fotografie i odrysy (jak wcierki grafitowe czy cynkotypy).
1.7.4. Zdefiniowanie elementów wstępu do inwentarza zbiorów sfragistycznych (w oparciu o Międzynarodowy słownik sfragistyki i międzynarodowe wymogi)
1.7.5. Zdefiniowanie metod wyszukiwania informacji takich jak indeksy i raporty. Niezbędne dla założeń technicznych bazy danych Sigillum

ad. 2. Relacyjna baza danych SIGILLUM
2.1.   Baza danych umożliwiająca pracę on-line w każdym archiwum w zakresie opisu twórcy i wzorca tłoka. Pozostałe prace opcjonalnie. Docelowo on-line.
2.2.   Konieczność rozwiązania problemu bezpieczeństwa bazy zakładając dużą ilość osób upoważnionych do dokonywania wpisów.
2.3.   Konieczność określenia standardu skanów obiektów graficznych prezentowanych w Sigillum oraz systemu bezpieczeństwa dla ich umieszczania i przechowywania oraz sposobu ich prezentacji masterialnej i udostępniania.
2.4.   Zapewnienie konserwacji bazy
2.5.   Przewidzenie możliwości współpracy z innymi bazami danych w przyszłości np. ze Scrinium
Dorota Żygadło (AP Wrocław)
Marcin Hlebionek (AP Bydgoszcz)
Dariusz Bednarek (AP Wrocław)
Adam Baniecki (AP Lubań)

[Rafał Rufus Magryś]

Witam,


 Cieszę się z pomysłu zaprezentowanego przez p. Marcina, Adama i resztę kolegów. Jak mniem chodzi tu o założenia modułu dla systemu zintegrowanego - bo tworzenie kolejnej bazy poza tworzonym rozwiązaniem jest niepotrzebne. Część spraw (szczególnie wymogi bezpieczeństwa prezenacji etc.) zostaną ujęte i już są dyskutowane przy tworzeniu systemu zintegrowanego. Wydaje mi się, że problemowi może się również bliżej przyjrzeć IiA.
Problem w tym, że istnieje już projekt wskazówek metodycznych a dodatkowo chyba już przedyskutowany przez CKM a to co tutaj jest zaproponowane to tworzenie wszystkiego niejako od podstaw. No ale o tym to chyba Andrzej K. może coś napisać więcej.


Pozdrawiam

[Marcin Hlebionek]

Witam i cieszę się, że propozycja wzbudziła zainteresowanie. Spieszę rozwiać wątpliwości.
O ile się nie mylę, dyskutowana poprzednio na IFARze propozycja wskazówek metodycznych nie została zaakceptowana przez CKM. Jeżeli się mylę, to proszę o zweryfikowanie moich informacji. Zatem kwestia kształtu archiwalnego opisu pieczęci pozostaje otwarta. Stąd też próba rozpoczęcia dyskusji nad tym, w jakim kierunku powinien on pójść. Istotne jest stworzenie nowych wskazówek metodycznych, określających sposób opisu materiałów sfragistycznych, który może być wykorzystywany zarówno w samodzielnej bazie danych, jak i zintegrowanym systemie. Które możnaby stosować zarówno dla pieczęci staropolskich jak XIX a nawet XX wiecznych. Wszak tak samodzielna baza, jak i system, są tylko narzędziami, w których przeprowadza się inwentaryzację, której istotą jest przecież dostarczenie użytkownikowi oczekiwanych przezeń danych. Skoro są prowadzone prace nad zintegrowanym systemem, oczywiście warto, aby zawierał on moduł dla pieczęci [ale też ich kopii].
Nie ukrywam, że przygotowując założenia sugerowaliśmy się rozwiązaniami stosowanymi już w Europie, np. we Francji [zob. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DITN.2005.003.pdf] a także poszukiwaniami optymalnych rozwiązań które są prowadzone w innych krajach [np. http://www.aber.ac.uk/history/sealspilot.html czy http://www.wien2004.ica.org/imagesUpload/pres_336_Sedlackova_CSG01.pdf].
pozdrawiam

[Wojciech Woźniak]

Witam
Kapitalna idea! Jako IFARowicz czuję się zaszczycony, że pojawia się na forum
Niemniej podzielam wątpliwości Rafała co do celowości myślenia o nowej bazie. Baza - oczywiście jest potrzebna, ale proponuję od początku rozważać ją jako moduł systemu zintegrowanego. Nie ma chyba sensu budować teraz osobnej bazy a potem pracować nad jej włączeniem do systemu - lepiej od razu pracować nad modułem.

[andrzej klubiński]

Witam

Podzielając radość wszystkich uczestników dyskusji na IFAR z zaprezentowanej inicjatywy i gratulując zaangażowania w nasze wspólne archiwalne sprawy, jako sekretarz Centralnej Komisji Metodycznej muszę sprostować mylnie podaną informację, że Komisja nie zaakceptowała projektu wskazówek. Na posiedzeniu w dniu 14 kwietnia zostały one przedyskutowane, a Komisja zwróciła się z prośbą o ich recenzję. 1 października członkowie Komisji powrócili do dyskusji nad brzmieniem wskazówek, uwzględniając postulaty i uwagi zgłoszone w recenzji prof. Zenona Piecha. Postanowiono, że prace nad projektem wskazówek metodycznych opracowania materiałów sfragistycznych będą kontynuowane. Wszyscy jesteśmy zgodni, że projekt dr. Romana Stelmacha jest pierwszą podjętą po długim okresie, bardzo istotną próbą  stworzenia standardu opracowania pieczęci i zmierzenia się z problematyką, która od dawna domaga się opracowania i mimo upływu wielu lat jest to (jak na razie) jedyna propozycja ujęta w formę wskazówek metodycznych. Z pewnością propozycje Zespołu będą bardzo cennym wkładem w dyskusję nad standardem opracowania materiałów sfragistyczych odpowiednim dla polskiego zasobu archiwalnego. Zgadzam się, że powinny one także uwzględniać założenia zintegrowanego systemu, o którym już wspominali Wojtek i Rafał.
Ze względu na rozległość zagadnienia, które wykracza poza dyskusję nad projektem, zapraszam wszystkich forumowiczów do dalszej dyskusji na podforum Metodyka Archiwalna.
Przy tej okazji chciałbym podziękować - myślę że nie tylko w swoim imieniu - Marcinowi Hlebionkowi za wyjątkowe zaangażowanie na naszym Forum w dyskusję nad projektem opracowania materiałów sfragistycznych, i za jego gotowość dzielenia się swoją, bez wątpienia rozległą wiedzą.
Pozdrawiam wszystkich uczestników tej dyskusji, których głosy przyczyniły się do budowania nowoczesnej metodyki i mam nadzieję na dalszą współpracę

[Marcin Hlebionek]

Witam!
Przede wszystkim dzięuję za sprostowanie moich informacji. Cieszę się, że prace nad wskazowkami metodycznymi dla tego rodzaju materiałów archiwalnych nie umarły śmiercią własną i NDAP zamierza kontynuować nad nimi prace. Jak widać z poprzednich postów [a także z poprzedniego wątku], temat jest jednak znacznie szerszy, niż prezentował go projekt zgłoszony na CKM,  który w wersji opublikowanej w internecie wykraczał niewiele poza instrukcję z 1961r. Nawet recenzja prof. Piecha, który domagał się przede wszystkim większej precyzji opisu pieczęci i dopracowania terminologii a także takiego sformułowania wytycznych, by opracowany materiał mógł stanowić podstawę dla postulowanego Korpusu Pieczęci Polskich, od strony problematyki archiwalnej wnosi niewiele.
Tymczasem problem jest powazniejszy. Otóż chodzi o głebię opisu poszczególnych odcisków/tłoków pieczętnych. Czy opracowanie materiału ma odpowiadać, oczywiście w pewnym przybliżeniu, standartom edycji źródlowej, czy inwentarza archiwalnego. W wersji zaproponowanej przez dr Stelmacha, szczególnie z uzupełnieniami prof. Piecha, zmierzamy w pierwszym kierunku. Myślę, że w sytuacji, kiedy, jak zauważył p. Klubiński od lat na tym poletku się nic nie działo, jest to droga dosyć karkołomna. Możemy stworzyć idealne wytyczne, nakazujące precyzyjny opis każdego zachowanego odcisku, tylko że znów pozostaną one martwe. Bo każdy, kto podejmie się inwentaryzacji odcisków, będzie musiał spędzić nad jednym, średniej wielkości, zespołem nawet kilka lat. A to z kolei jest dla dyrekcji archiwów nieekonomiczne . Wynika to z faktu, że ilość zachowanych odcisków pieczęci przekracza kilka- a dla akt nowożytnych nawet kilkasest razy ilość zachowanych jednostek aktowych.
Druga rzecz, to stworzenie odpowiedniego "narzędzia " dla inwentaryzacji. I tu mam wątpliwość, która wynika zapewne z mojego dyletantyzmu w tej materii. Otóż nie jestem przekonany, czy to wytyczne powinny uwzględniać założenia "narzędzia", czy "narzędzie" zasady określone w wytycznych? Jeżeli przyjmiemy to drugie podejście, to odpowiednio wypracowane wskazówki powinny pasować zarówno do kart inwenatrzowych, osobnej bazy danych jak i do zintegrowanego systemu. To zaś, jakie narzędzie otrzymają archiwiści, zależy wyłącznie od Naczelnej Dyrekcji.
Na stworzeniu takich wytycznych zależałoby właśńie naszj grupie. Pojęcie zespołu jest tu chyba nieco na wyrost;).
Swoją drogą, jak wnioskuję z poprzednich postów, dotąd zintegrowany system nie zakładał modułu dla opisu pieczęci? Pytam wyłącznie z ciekawości. Choć i tu jest nieco problemów natury ogólniejszej. Bowiem opisując pieczęć, schodzimy poniżej poziomu dokumentu. Zatem opis pieczęci powinien zostać zintegorwany z opisem dokumentu. Rzecz jest jasna w przypadku dyplomów, jednak w przypadku akt chyba się komplikuje, bo nie wiem, jak głęboki zakładacie Państwo opis jednostki aktowej. Wytyczne natomiast, nawet w formie opracowanej przez dr. Stelmacha, wychodzą poza okres kancelarii wyłączności dokumentu.
Pozdrawiam

[Hanna Staszewska]

Projekt wskazówek dot. opracowania materiałów sfragistycznych ukazał się na stronie NDAP w lipcu 2006 r. Wtedy zaczęliśmy dyskusję na forum. W międzyczasie projekt był konsultowany przez poszczególne komisje metodyczne w archiwach, a w listopadzie 2006 r. przez CKM, o czym pisałam na forum: http://www.lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum2/index.php?topic=463.msg3645#new
W kwietniu 2007 r. znowu były omawiane na posiedzeniu CKM (niestety na stronie NDAP nie ma protokołu), na ostatnim posiedzeniu 1 października również.

Od ponad roku trwają konsultacje...

Trudno to nawet skomentować...
Dlatego nie dziwię się, że powstał pomysł opracowania konkurencyjnych wskazówek, bo chyba tak to należy traktować.
Może to jest jakiś sposób...

[andrzej klubiński]

Hanno uważam w dyskusji nad metodyką konkurencję powinna zastąpić wspólna dyskusja - i pewnie także się z tym zgadzasz. Wielka szkoda, że autorzy wystąpili tak późno z projektem, cieszę się jednak, że wybrali właśnie nasze Forum. Nie ukrywam, że moim zdaniem wcześniejsza prezentacja byłaby bardzo pożądana.  Nie chciałbym również żeby powstało mylne wrażenie, że konsultacje CKM trwają ponad rok bez przerwy. W tym czasie Komisja zwróciła się o recenzje projektu, a prace  zostały zawieszone (między kwietniem a październikiem).

[Marcin Hlebionek]

Jeżeli mogę raz jeszcze zabrać głos
Nie wiem dlaczego Państwo uważacie, że próbujemy uniknąć dyskusji, tworząc "po cichu" konkurencyjne wytyczne. Chcieliśmy właśnie rozpocząć szerszą, wykraczającą poza forum CKM, dyskusję nad problematyką opracowania zasobu sfragistycznego czy materiałów sfragistycznych w polskich archiwach. Chcieliśmy też, żeby nie dotyczyła ona jedynie pobożnych życzeń, ale konkretów. Temu właśnie służyć miałopracowanie i publikacja założeń na IFARze. mamyn zatem dwie propozycje podejścia do problemu, o ktorych możemy rozmawiać. Według Hegla  z tezy i antytezy powstaje synteza, będąca niekiedy lepsza od elementów wyjściowych.
Jak zrozumiałem z wcześniejszego postu p. Klubińskiego prace nad wskazówkami nie zostały jeszcze zakończone: "Postanowiono, że prace nad projektem wskazówek metodycznych opracowania materiałów sfragistycznych będą kontynuowane. ". Nie wyjaśnił on przy tym stanowiska, jakie CKM zajał wobec wskazówek opracowanych przez dr Stalmacha, ale skoro prace maja trwać, oznacza to, że wymagają one przynajmniej szlifu. Dlaczego więc tych prac nie prowadzić wspólnie? Ja nie widzę problemu.
Podrawiam

[andrzej klubiński]

 
Centralna Komisja Metodyczna uznała projekt wskazówek za ważną i pierwszą po wielu latach propozycję nadania kształtu przepisom metodycznym opracowania materiałów sfragistycznych w archiwach państwowych. Uznała równocześnie, że projekt jest dobrą podstawą i punktem odniesienia dla  dalszych prac nad tą problematyką.
Wszystkich, którzy cieliby kontynuować wspólnie dyskusję nad zagadnieniami opracowania materiałów sfragistycznych w archiwach państwowych praszam do zamieszczania swoich postów w nowo utworzonym temacie na podforum Metodyka archiwalna. http://www.lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum2/index.php?PHPSESSID=e2288e874433f74441f11e9f018404c9&topic=890.0
Mam nadzieję, że jest to właściwe miejsce dla wspólnych prac.
pozdrawiam

[Rafał Rufus Magryś]

Witam,

 Andrzej założył nowy wątek na metodyce archiwalnej i do tego wątku Was kieruję - myślę, że praca nad wskazówkami do materiałów sfragistycznych powinna się toczyć tym bardziej, że już w chwili ogłoszenia wspólnych prac za propozycją stoi silna grupa chętna do pracy.
Aby to co zrobicie można było zintegrować z systemem ZoSIA proszę o informację na temat jakie informacje należy z danego obiektu sfragistycznego przenieść do postaci elektronicznej aby zapewnić mu pełny opis, czyli potrzebny jest schemat opisu z zaznaczeniem pól obowiązkowych, zalecanych aby uzyskać podstawową informację i zalecanych aby uzyskać pełną informację. Potem trzeba będzie oczywiście sporządzić jeszcze diagramy przepływu ale o tym jak przugotujecie pierwszą część.
Reszta dyskusji w nowy wątku i innym dziale.

Pozdrawiam,

[Hanna Staszewska]

Czy do dyskusji potrzebny jest nowy wątek? Przecież już istnieje takowy w podforum "Projekty wskazówek metodycznych", teraz jest nowy wątek w "Metodyce". Może po prostu kontynuować dyskusję w starym wątku, bo obawiam się, że niedługo się pogubimy

[Rafał Rufus Magryś]

Witam,

To pytanie do moderatora ...

Pozdrawiam

[Hanna Staszewska]

Jak najbardziej

[andrzej klubiński]

Wywołany do odpowiedzi przez Administratora przypominam, że celem tego podforum jest zbieranie uwag do tekstów projektów wskazówek metodycznych nad ktorymi obraduje CKM. Na obecnym etapie prac wszyskie uwagi zgłoszone na Forum zostały przekazane Komisji. W tym momencie, zgodnie z wcześniejszymi sugestiami, możemy rozpocząc szerszą dyskusję metodyczną nad założeniami wskazówek czemu slużyć mało przeniesienie wątku. Ufam, że dwie informacje - Rafała i moja pozwolą wszystkim uczestnikom odnaleźć miejsce dalszej dyskusji, która już się toczy. Wszystkim, którzy wypowiadali się w tym miejscu i zgłaszali uwagi do projektu jeszcze raz bardzo serdecznie dziękuję za aktywność i zapraszam do dyskusji w nowym wątku zamieszczonym na podforum Metodyka archiwalna.