Ile powinno być archiwów elektronicznych?

[sirsilis]

Czy ten papier który własnie leży u mnie na biurku, obok komputera?
Ten ma dusze nieskalaną chyba bo ryza jest jego cała...

Jakby nie bylo pelnej ryzy i tak ten papier mialby nieskalana dusze. Lubie gdy papier ma bialą nieskalaną duszę.

Nasze umysły postrzegają (i niestety nasi prawnicy też), że prawo musi być materialne czyli opierać się o nośniki fizyczne. Czyli jak nie papier to dyskieta... i dlatego dziękuję Ci tedy Davidzie bom olśnienia dostał.

Nie ma za co Polecam sie na przyszlosc.
Dopóki nie wytworza mechanizmy prawne (te ktore sa nie tylko na "papierze" ale sa praktycznie przestrzegane. Podpis elektroniczny, pieczatki elektronicze. Są zapisy ale tylko na "papierze

Masz rację że zapisany papier ma duszę i ciało a dyskieta nie bo to ... samo ciało.

ciało nie rowna sie innemu ciału

Otóż dokument elektroniczny samą duszą jest właśnie, którą zachować chcemy. A różne dyski, dyskiety, taśmy i inne pamięci, to właśnie ciała, do których owa dusza przenosi się czasem, by być tam zapamiętana - na chwilę, nie na zawsze, gdyż gdy owo ciało chromym się stanie, Archiwista da duszy nowe, wspanialsze...
Tak dokonywać się będzie reinkarnacja.

Coz za poezja archiwistyczna.

wszelkie prawa zastrzeżone: Kazimierz Schmidt

I bardzo dobrze Popieram przestrzeganie prawa

wszelkie prawa zastrzeżone: David

pozdrawiam

[Jarek]

Opisany przez P. Kazimierza Schmidta ERMS w wydaniu angielskim robi wrażenie! To byłoby właśnie to!!! Papierowa wersja dokumentu stałaby się tylko zbędną kopią.
Ale wróćmy na ziemię    Sądzę, że póki co dobrze byłoby oddzielić/rozróżnić dwa 'rodzaje' archiwów elektronicznych - pierwszy rozumiany jako szafa z CD w archiwum, drugi rozumiany jako infarstruktura stworzona do gromadzenia danych, przetwarzania ich w razie potrzeby, tworzenia kopii bezpieczeństwa itp., i udostępniania danych - którą  można nazwać jednym archiwum elektronicznym, czy jedną biblioteką cyfrową ... taka infrastruktura też oczywiście może opierać się na szafach  z CD, ale pewnie nie w nieskończoność ... widzę powstanie jej jako rozwiązanie docelowe, choć z założenia pewnie ulegające modyfikacjom, tyle że ze względów czysto technicznych. Natomiast obecną koniecznością jest ustawiona w archiwum tradycyjnym szafa z nośnikami elektronicznymi, traktowanymi na równi z dokumentami papierowymi tzn. powiązanymi wzajemnie (choć tylko w ewidencji, nie fizycznie) i tworzącymi jeden zespół. I inaczej nie będzie, dokąd współistnieć będą papierowe i elektroniczne dokumenty. Robienie wydruków dokumentów z założenia powstających jako elektroniczne jest mało sensowne, natomiast częste pewnie będą sytuacje, gdy trzeba będzie przechowywać ten sam dokument w takiej i w takiej postaci - bo tak będą jeszcze przez jakiś czas powstawać. I musimy się z tym pogodzić.
Jarek

ps. pozdrowienia dla Archiwum Państwowego w Częstochowie  

[Andrzej Choniawko]

Tylko nie wiem czy jest Pan skłonny przyznać, że może to zasady są przestrzałe i trzeba je po prostu zmienić? Owe "Zasady" były przygotowywane w czasach gdy nie było mowy o informatyzacji i przez ludzi, którzy o niej większego pojęcia nie mieli.

Sprawa ta to wierzchołek góry lodowej, jaką coraz bardziej się staje rozziew między licznymi elementami metodyki archiwalnej a wykorzystaniem możliwości jakie dla efektywnego -w aspekcie przedmiotowym i czasowym -  rozpoznania zawartości zasobu archiwalnego (a chyba to celem nadrzędnym pracy archiwistów) daje technika archiwalna. Wierność doktrynom podyktowana najczęściej czynnikami psychologicznymi, ale nie tylko (biblioteką na ten temat można by zapełnić mały magazyn archiwalny) nigdy nie wychodziła postępowi na dobre. Właśnie z taką sytuacją mamy w polskiej archiwstyce. Zamiast zadawać sobie pytanie co zmienić w przepisach metodycznych, aby technika komputerowa mogła jak najlepiej służyć temu o czym wyżej,  strażnicy świętego ognia podnoszą larum gdy określone rozwiązania wynikające z wymogów techniki komputerowej naruszają siegające nieraz XIX wiecznych tradycji kanony. Uderzę w samo serce. Technika komputerowa niezwykle osłabia znaczenie dogmatu o przynależności zespołowej (nota bene i tak, podobnie jak wymóg zachowania dziewictwa do ślubu, często nie przestrzeganego). Skądinąd wybitni polscy metodologowie historii kwestionowali ten dogmat już wiele lat temu, ale w imię przestrzegania archiwalnej poprawności metodologicznej zostali skutecznie uciszeni. Mam nadzieję, że los taki nie spotka dziś słabych jesze głosów podnoszących się wokół tej sprawy w niektórych ośrodkach akademickich (Lublin), choć muszą liczyć się, że determinacja obrońców starego porządku będzie wielka.

[Bogusław Kleszczyński]

Jak moja szanowna przedmówczyni raczyła zauważyć, zasada przynależności zespołowej jest dogmatem  :lol:

 A jest tak nie bez przyczyny - bo sama przynależność zespołowa jest informacją tak kapitalna dla dokumentu, że jej wymazanie podważa, jesli nie przekreśla jego wartość.
 
 Oczywiscie nie chodzi tu o samo fizyczne gromadzenie jednostek ale o informacje o nich. Pojedyńcze jednostki, sprawy czy pisma moga być rozlokowane w różnych miejscach ale zawsze pozostaną zespołem.
 Wcale nie byłoby źle z punktu widzenia "dogmatyki" gdyby taki zespół (dla fantazji powiedzmy... podzielony miedzy archiwa 23 państw) dzieki współczesnej technice mógł być udostępniany w całości w dowolnym miejscu swiata.  Ale co komu by przyszło z tego, że np. nie byłoby informacji o tym ze całą tą dokumentację wytworzył jeden urząd.

 Proszę wybaczyć ale ja najwyraźniej nie rozumiem jak mozna próbować obali dogmat przynalezności zespołowej.

[Bogusław Kleszczyński]

Bardzo przepraszam za pomylenie płci Szanownego Kolegi, więcej nie będę pisał postów w piatek popołudniu po przenumerowaniu 3000 stron

Jeszcze raz bardzo przepraszam :oops:

[Kazimierz Schmidt]

JPojedyńcze jednostki, sprawy czy pisma moga być rozlokowane w różnych miejscach ale zawsze pozostaną zespołem.
 Wcale nie byłoby źle z punktu widzenia "dogmatyki" gdyby taki zespół (dla fantazji powiedzmy... podzielony miedzy archiwa 23 państw) dzieki współczesnej technice mógł być udostępniany w całości w dowolnym miejscu swiata.

otóż to właśnie! pisząc o niepotrzebnych dogmatach miałem na mysli często spotykaną niestety wiarę w to, że materiał musi pozostać fizycznie w zespole.  Pewnie, że zespół musi być do odtworzenia w całości, ale znacznie łatwiej (i taniej!) połaczyć  informacje jak przewozić materiały. Tym bardziej że i tak wypada je połaczyć. Dlatego należy uważac pisząc że "kopia musi bezwzględnie pozostać w zespole" bo może to zostać opatrznie zrozumiane jako konieczność fizycznego przechowywania materiałów w konkretym miejscu.

[Kazimierz Schmidt]

w piatek popołudniu po przenumerowaniu 3000 stron

przepraszam, ale po co przenumerowywać 3000 stron?
Podkreślam przenumerować a nie ponumerować?
ja tu jestem jeszcze ciągle nowy, ale może mam dzięki temu nowe spojrzenie... i stąd moje zdziwienie

[Bogusław Kleszczyński]

Witam!

 Przenumerowac trzeba wtedy gdy ktoś źle ponumerował a jednostki muszą być oddane do mikrofilmowania lub udostepnione do kwerendy  :cry:
Głupio jakoś gdy w jednostce strona 286 powtarza się pieć razy
 Mam nadzieje, że to mnie nigdy więcej nie spotka

 Co do zespołu i przechowywania materiałów razem to mam tylko taka uwagę:
 Nie ulega wątplwosci, ze w erze dokumentu elektronicznego wspólne przechowywanie jednostek będzie przeszłością ale w odniesieniu do zasobu historycznego - papierowego ważna jest też forma - nie tylko treść.
 Badacze kancelariii maja jeszcze wiele do zrobienia a dla nich zgromadzenie zespołu razem jest bardzo potrzebne.

 Sam miałem taką sytuacje, gdy chcąc zapoznać się z jednostkami jednego zespołu, musiałem kursować miedzy dwiema instytucjami oddalonymi od siebie o 7 km - takie rzeczy sie zdarzają.

[Andrzej Choniawko]

Przynależność zespołowa nie jest sama w sobie czymś złym, a nawet spełnia b. użyteczne funkcje. Zespół archiwalny jest poza tym bytem obiektywnym, niezależnie od stopnia atencji, jaką jest darzony przez archiwistów. Problemem staje się wówczas, gdy czas poświęcany na ustalanie przynależności zespołowej rożnego rodzaju "wolnych elektronów" pałętających się po magazynach archiwalnych, dokonywanie różnego radzaju przesunięć w imię jej przestrzegania w obrębie tego samego archiwum itp. jest marnotrawiony w imię właśnie dogmatycznego traktowania tej zasady. Możnaby czas ten ze znacznie większym pożytkiem dla rozpoznania zawartości zasabu archiwalnego przeznaczyć na sporządzanie indeksów poniżej poziomu tytułów j.a. , inwentaryzację nieopracowanych dotąd zespołów itp., a dokumenty bez ustalonej przynależności zespołowej skazać na pożycie archiwalne w wolnych związkach koncentrując się na ich wszechstronnym opisie rzeczowym. Przecież tak właśnie postępują z przechowywanymi przez siebie dukumentami biblioteki i muzea opisując je jako pojedyńcze obiekty i nikt z tego powodu nie organizuje manifestacji ulicznych. Wesołych Świąt i broń Boże ustalania z jakiego kurzego gniazda pochodzi wielkanocne jajko.

[Bogusław Kleszczyński]

Problemem staje się wówczas, gdy czas poświęcany na ustalanie przynależności zespołowej rożnego rodzaju "wolnych elektronów" pałętających się po magazynach archiwalnych, dokonywanie różnego radzaju przesunięć w imię jej przestrzegania w obrębie tego samego archiwum itp. jest marnotrawiony w imię właśnie dogmatycznego traktowania tej zasady.

 Zgadzam się z Panem, że wiele czynności zwiazanych z ustalaniem przynależnosci zespołowej wydaje się być niepotrzebnymi. Rozumiem z Pana wywodu, że AP w Poznaniu nie ma problemów z tym, że przynależne do niego akta (z racji innej dogmatycznej zasady przynależności terytorialnej) znajduja się w kilku innych instytucjach jako "zespoły szczątków zespołów" a gdyby je pozbierać do kupy byłyby ładnymi, w miare pełnymi zespołami.
 Jest to naprawde poważny problem dla uzytkownika - i to jemu służy scalanie rozsianych tu i ówdzie jednostek w jeden zespół.
 Opracowania historyczne piszą fachowcy różnej klasy, czasem słabi, którzy nie wiedzą o tym, że akta danego urzedu mogą znajdowac się w różnych instytucjach lub po prostu nie chce im sie jeździć... szukać...
 Naszym zadaniem jest podanie im informacji na tacy - z możliwie jak najlepszym opisem i pomocami. Jesli my nie pozbieramy razem zespołów - uzytkownicy mogą temu nie podołać (odtważając akta badanej instytucji we własnej głowie i notatkach) a to bedzie ze szkodą dla nauki.

 Pozdrawiam i życzę Wesołych Świąt  

[Wojciech Woźniak]

Naszym zadaniem jest podanie im informacji na tacy - z możliwie jak najlepszym opisem i pomocami. Jesli my nie pozbieramy razem zespołów - uzytkownicy mogą temu nie podołać (odtważając akta badanej instytucji we własnej głowie i notatkach) a to bedzie ze szkodą dla nauki

Trudno się z powyższym nie zgodzić. Ale jak Pan słusznie zauważa zadaniem archiwistów jest podanie użytkownikowi INFORMACJI. Czy do zebrania owych na temat określonego rodzaju akt konieczne jest scalanie zespołów, nawet rozproszonych po róznych archiwach? Czy w momecie kiedy dyskutujemy o zintegrowanym systemie informacji obejmującym wszystkie archiwa i mającym na celu udostępnianie już nie tylko informacji o dokumentach, a również elektronicznych kopii dokumentów, nie wystarczy troska o opisanie archiwaliów na tym poziomie bez konieczności ich fizycznego przemieszczania? Skoro chodzi o informację, a tę możemy dziś przesyłać na dowolne odelgłości to chyba traci sens fizyczne przemieszczanie samego nośnika informacji, jakim są wszak akta.

[Andrzej Choniawko]

Czy w momecie kiedy dyskutujemy o zintegrowanym systemie informacji obejmującym wszystkie archiwa i mającym na celu udostępnianie już nie tylko informacji o dokumentach, a również elektronicznych kopii dokumentów, nie wystarczy troska o opisanie archiwaliów na tym poziomie bez konieczności ich fizycznego przemieszczania? Skoro chodzi o informację, a tę możemy dziś przesyłać na dowolne odelgłości to chyba traci sens fizyczne przemieszczanie samego nośnika informacji, jakim są wszak akta

c.b.d.u. (czyli: co było do udowodnienia) PS. Moje poglądy na sprawy metodyki archiwalnej nie są w żadnej mierze prostym odzwierciedleniem czy też pochodną sytuacji panującej w AP w Poznaniu, kształtowanej przecież tak jak wszędzie w duchu archiwalnej ortodoksji, choć w pewnych sprawach są z nią styczne. Wesołych Świąt.

[Bogusław Kleszczyński]

Witam po Świętach i odpowiadam :

 1. Póki co nie dysponujemy zintegrowanym systemem informacji i jeszcze długo nie będziemy takowym dysponować.

 2. Jesli do tego czasu bedziemy po prostu "robić swoje" wg. utartych zasad to być może zdołamy scalić większość rozbitych zespołów zanim powstanie  taki zintegrowany system.

 3. Wreszcie: kopie elektroniczne dokumentów nie zastąpią oryginałów w każdym wypadku (m in. gdy zachodzi potrzeba badania autentyczności, czasu powstania) - w przypadku wielu zespołów ich scalenie jest po prostu potrzebne (zasób staropolski), choć z powodów politycznych nie zawsze możliwe

[Kazimierz Schmidt]

Jak widać niedaleko jest od pytania "ile powinno być archiwów elektronicznych" do dyskusji na temat zintegrowanego systemu informacji archiwalnej (nazwijmy go roboczo ZSIA)
Nie chcę tu zaczynać dyskusji na temat czy, jak pisze Bogusław Kleszczyński,

"długo nie będziemy takowym dysponować"

ponieważ wydaje mi się że już zbyt daleko odeszliśmy od tematu.
Dyskusja na ten temat zaczęła się (i mam nadzieję że nie skończyła)
 na Forum iFAR -> System informacji o zasobie archiwów państwowych/ system zintegrowany - co to, po co, i jak...
to jest tu:
http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=103&sid=6dff5d51af1eb8798779493e115d093d
Tamże takie wątpliwości już wyrażano i tam proponuję ją kontynuować.

podobnie kwestia czy

"kopie elektroniczne dokumentów nie zastąpią oryginałów w każdym wypadku (m in. gdy zachodzi potrzeba badania autentyczności, czasu powstania) - w przypadku wielu zespołów ich scalenie jest po prostu potrzebne (zasób staropolski)"

(- podkreslenie moje ks)
to chyba też nie to miejsce i tu proponuję wykorzystać wątek:
Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych/ czy skan może (powinien móc) zastąpić papier?
jest tu:
http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=6&sid=6dff5d51af1eb8798779493e115d093d
wrzuciłem temat i nic... a tu takie zdecydowane opinie
Dlatego mam nadzieję, że tamże przeniesiemy się z tymi sprawami,
bo jak napiszę że kopie elektroniczne nie zastąpią oryginałów w niektórych wypadkach (m in. gdy zachodzi potrzeba badania autentyczności, czasu powstania) to może zupełnie zgubimy wątek
przpominam, że chodziło o ilość archiwów elektronicznych...

[Andrzej Choniawko]

Póki co nie dysponujemy zintegrowanym systemem informacji i jeszcze długo nie będziemy takowym dysponować.

Kod: [Zaznacz]



Zgadzam się. Przy nabożnym kulcie dla metodyki archiwalnej ukształtowanej w  czasach dyliżansów pocztowych i wynikającej stąd hierarchii podejmowanych w archiwach zadań, braku systemu motywującego najwydajniejszych  pracowników, lekceważącym często traktowaniu potrzeb użytkowników, nie docenianiu możliwości jakie dla zintensyfikowania wielu czynności w archiwach mogłyby dać korzystanie z prac zleconych tak się zapewne dziać będzie.
A tak na marginesie archiwalna informacja elektroniczna aby była efektywnie wykorzystywana nie musi nie musi być od razu integrowana. Wystarczą porządne wyszukiwarki. Pozdrawiam.