Niszczenie dokumentacji

[KatarzynaS]

Dzień dobry, mam kilka pytań co do przekazania dokumentacji firmie zewnętrznej zajmującej się niszczeniem dokumentów.
Czy taka firma musi otrzymać od nas zgodę z AP na brakowanie tych dokumentów?
Czy należy spisać z nimi umowę powierzenia dot. przetwarzania danych osobowych?

[Barsa]

Zgody nie musi, bo to ich nie dotyczy. Umowę powierzenia danych jak najbardziej trzeba podpisać.

[EwelinaP]

Ostatnio nasza IOD zaleciła, by z wybraną firmą podpisać też umowę na odbiór i niszczenie dokumentacji, bo sama umowa powierzenia przetwarzania to za mało. Tak też będziemy robić w tym roku.
Oczywiście zgadzam się, że ta firma nie ma nic do zgody z AP i nie musi jej widzieć.

[KatarzynaS]

Ok, bardzo dziękuję za odpowiedzi

A co do pierwszego pytania, to jeśli forma nie widzi zgody to w jaki sposób weryfikują że AP wydało nam zgodę na zniszczenie konkretnej ilości dokumentów?

[muniekdm]

Nie bardzo rozumiem dlaczego firma niszcząca miałaby weryfikować dokumentację pod kątem wydania zgody z AP. Oni wykonują usługę zniszczenia dokumentacji. Zabierają wskazaną dokumentacje, niszczą i wydają certyfikat o zniszczeniu dokumentacji. To na kierowniku jednostki organizacyjnej, też archiwiście ciąży odpowiedzialność, aby mieć zgodę AP na zniszczenie dokumentacji i przekazać firmie tylko te dokumenty, które są objęte wydaną zgodą.

[000paula]

Cześć ja pytanie trochę innego typu, ale też niszczenie dokumentacji - a raczej brakowanie (po co otwierać nowy wątek?) . Dokumenty z roku 2018, wrzucone do archiwum spisem z 2019, kategoria B5 - czy jak będę wysyłać zgodę na brakowanie w styczniu 2025r. to mogę w/w dokumenty również dołączyć do listy do brakowania ? Poprzednia osoba zajmująca się archiwum przyjęła zasadę wg której jeszcze rok należałoby poczekać, tylko nie rozumiem za bardzo po co. Podpowiedzcie

[lukas_drill]

witam,
no jak najbardziej dorzucić. Dokumenty z roku 2018, mające kategorię B5, można było wrzucić do wniosku o brakowanie już w 2024r.
Dlaczego ktoś chce czekać jeszcze rok to nie wiem. Pewnie ma za dużo pustych półek i aby było wrażenie zapełnienia - tak zgaduje
pozdrawiam

[000paula]

No ja też tego nie rozumiem, a właśnie miejsca zaczyna nam brakować.. Dziękuję za odpowiedź! miłego dnia

[Barsa]

Zależy co to za B5... np. B5 mają dowody księgowe i znam nie jedną księgową co chce te dokumenty trzymać 6 lat (nawet zrobiłem kilka "JRWA" dla firm prywatnych, gdzie zażyczyli sobie od razu B6 w dokumencie). Podchodzi do tego w skrócie w ten sposób, że to są "załączniki" do rozliczenia za poprzedni rok i przez to dodają ten jeden rok. Także zawsze jak robiłem brakowanie w nieznanym sobie urzędzie to pytanie do księgowej czy chce B5 czy de facto B6, bo można się napracować ze spisem, pościągać z półek a księgowa stanie "okoniem" i lipa.

Nie mówiąc dodatkowo o jakiś rozliczeniach strat za lata ubiegłe, czy prowadzonych sprawach skarbowych.

[000paula]

Dokumentacja, którą mam na myśli to grafiki pracowników, dzienne karty pracy, WZ, zaopatrzenia w materiały itp. Żadne rozliczenia, bo to raczej też u nas trzymamy na B6

[MOPSIAK]

Ja również dołączę się do dyskusji, bo mam podobne pytanie. Czy po uzyskaniu zgody, oddając dokumenty do niszczenia mogę dołączyć do nich inne papiery, które już nie mają dla nas wartości?

[muniekdm]

Ja również dołączę się do dyskusji, bo mam podobne pytanie. Czy po uzyskaniu zgody, oddając dokumenty do niszczenia mogę dołączyć do nich inne papiery, które już nie mają dla nas wartości?

Jakie papiery? Można dołączyć wszystko. Tylko trzeba pamiętać o odpowiedzialności za niszczenie dokumentacji bez zgody AP.