kwerenda czy udostępnienie informacji publicznej?

[Eliza]

Dzień dobry,
Szanowni Państwo, proszę o rozwianie moich wątpliwości w pewnej kwestii, a mianowicie: wpływa pismo do naszego Biura odnośnie np. przesłania kopii dokumentacji która została wytworzona przez naszą jednostkę, w pisie prosi o przesłanie kopii za zgodność z oryginałem. Dokumentacji tej nasza jednostka już nie posiada ponieważ my wykonujemy prace np. na zlecenie starostwa i potem całość tej dokumentacji po zakończeniu wykonywanej pracy jest przekazywana do Starostwa. W jaki sposób w takim przypadku odpisać na takie pismo, i kto to powinien zrobić?
a) pismo trafia do archiwisty i archiwista odpisuje na podstawie znaku kwerendy ?
b) pismo trafia do osoby, która była wytwórcą dokumentacji której dotyczy pismo ? czy wtedy jest to dostęp do informacji publicznej?

Niestety u nas każdy ma inne zdanie w tej kwestii
 
W związku z tym bardzo proszę o pomoc w rozwiązaniu tegoż problemu   

[lukas_drill]

witam,
zdecydowanie wyrzuciłbym z tych propozycji opcję z archiwistą. Nie wiem dlaczego archiwista miałby być adresatem tegoż pisma, skoro dokumentacja o którą chodzi w ogóle nie została przekazana do archiwum zakładowego (chyba dobrze zrozumiałem - ktoś coś w jednostce robił, skończył i dokumenty przekazał do starostwa...?).
Skoro więc całość wnioskowanej dokumentacji znajduje się w Starostwie, to proponuję skorzystać z symbolu 1511, jako wniosek przekazany do załatwienia do Starostwa (wg. właściwości), a błędnie adresowany do Państwa. Ew. w piśmie przewodnim wytłumaczyć sytuację z przekazaniem tych dokumentów.
pozdrawiam

[Eliza]

(chyba dobrze zrozumiałem - ktoś coś w jednostce robił, skończył i dokumenty przekazał do starostwa...?).

zgadza się, tak u nas to wygląda my robimy i przekazujemy dokumentację do starostwa.

Skoro więc całość wnioskowanej dokumentacji znajduje się w Starostwie, to proponuję skorzystać z symbolu 1511, jako wniosek przekazany do załatwienia do Starostwa (wg. właściwości), a błędnie adresowany do Państwa. Ew. w piśmie przewodnim wytłumaczyć sytuację z przekazaniem tych dokumentów.
pozdrawiam

tutaj właśnie nie do końca mi pasuje przekazanie do załatwienia do Starostwa bo wnioskodawca w zasadzie dobrze się zwrócił bo nasza jednostka widnieje na piśmie jako wytwórca pisma i w zasadzie wnioskodawca nie mógł wiedzieć, że dokumentacja o którą prosi została przekazana do Starostwa.

U nas do tej pory każde takie pismo trafia do archiwisty i archiwista odpisuje, że dokumentacja została przekazana i wskazuje miejsce gdzie. Ja uważam, że to nie archiwista powinien odpisać tylko pracownik komórki merytorycznej która wytworzyła, a następnie przekazała np. do starostwa dokumentację.

[lukas_drill]

Ja uważam, że to nie archiwista powinien odpisać tylko pracownik komórki merytorycznej która wytworzyła, a następnie przekazała np. do starostwa dokumentację.[/quote]
Ot i sprawa rozwiązana:)

[Arrchiwistka]

Dzień dobry,
Szanowni Państwo, proszę o rozwianie moich wątpliwości w pewnej kwestii, a mianowicie: wpływa pismo do naszego Biura odnośnie np. przesłania kopii dokumentacji która została wytworzona przez naszą jednostkę, w pisie prosi o przesłanie kopii za zgodność z oryginałem. Dokumentacji tej nasza jednostka już nie posiada ponieważ my wykonujemy prace np. na zlecenie starostwa i potem całość tej dokumentacji po zakończeniu wykonywanej pracy jest przekazywana do Starostwa. W jaki sposób w takim przypadku odpisać na takie pismo, i kto to powinien zrobić?
a) pismo trafia do archiwisty i archiwista odpisuje na podstawie znaku kwerendy ?
b) pismo trafia do osoby, która była wytwórcą dokumentacji której dotyczy pismo ? czy wtedy jest to dostęp do informacji publicznej?

Niestety u nas każdy ma inne zdanie w tej kwestii
 
W związku z tym bardzo proszę o pomoc w rozwiązaniu tegoż problemu   

Zdecydowanie to nie jest zadanie dla archiwisty, skoro ta dokumentacja nie została nigdy u Państwa zarchiwizowana. Na jakiej podstawie archiwista miałby odpowiedzieć na taki wniosek, skoro nie ma dokumentacji w magazynie archiwalnym i nawet spisów zdawczo -odbiorczych?  Zdecydowanie powinna na to odpowiedzieć osoba merytoryczna. Jesli chodzi o kwestię informacji publicznej - to jesli wnioskodawca nie powołuje się na uoip to raczej nie jest to tego typu wniosek.

[Eliza]

Dziękuję za odpowiedzi utwierdziliście mnie Państwo w moich przekonaniach, mam nadzieję, że teraz uda mi się przekonać do tego kierownictwo.