archiwizacja akt osobowych

[KasiaKatarzyna]

Witam,
Czy ktoś z was orientuje się jak archiwizować akta osobowe?

[Czarny1986]

Witam,
Czy ktoś z was orientuje się jak archiwizować akta osobowe?

Witam,
Pytanie nieco ogóle. Ale domyślam się, że chodzi o specyfikę tych akt? Jak rozumiem zna Pani podstawowe zasady archiwizowania dokumentacji na poziomie archiwum bieżącego. Jeżeli tak to w kwestii samych akt osobowych to należy je archiwizować z podziałem na poszczególnych pracowników (1 pozycja w spisie to jeden pracownik). Tak jak były prowadzone w dziale kadr z podziałem na cześć ABCD. Moje AP nie miało nic przeciwko stosowaniu spisów zdawczo-odbiorczych akt osobowych ale nie jest to warunek konieczny. Wystarczą zwykłe. Spis ułożony alfabetycznie (przy dużej ilości to znacznie ułatwi szukanie). Przyjmuje je na osobnych spisach (bez innego rodzaju dokumentacji) i dodatkowo dziele ze względu na czas zatrudnienia i wynikający z tego czas przechowywania BE-10 (osoby zatrudnione po 1 stycznia 2019) i BE-50 (dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019)
pozdrawiam

[KasiaKatarzyna]

tak znam zasady archiwizowania, ale akt osobowych nigdy nie przyjmowałam i zastanawiałam się czy traktuje się je inaczej. Bardzo dziękuje za odpowiedź.

[000paula]

Cześć !
Podepnę się trochę pod pytanie. Przejęłam dokumenty po innym pracowniku, który zakończył z nami współpracę. Na stanie składnicy akt mam akta osobowe osób zatrudnionych przed 2019 i po 2019, włożone do kartonów i "tak po prostu sobie są" - bez spisu z-o, bez spisu spraw itp. Z informacji AP wynika, że nasza jednostka ma je paginować - było kiedyś wysyłane zapytanie i taką uzyskano odpowiedź.
Teraz mam kolejne akta osobowe, pracowników, z którymi stosunek pracy zakończył się w zeszłym roku. Czy wówczas mogę te wszystkie akta osobowe (które już kilka lat są spakowane) i te, które mam do archiwizacji teraz wrzucić na jeden spis z-o ?
 

[sgt_Wichowski]

Na stanie składnicy akt mam akta osobowe osób zatrudnionych przed 2019 i po 2019 (...).
Teraz mam kolejne akta osobowe, pracowników, z którymi stosunek pracy zakończył się w zeszłym roku. Czy wówczas mogę te wszystkie akta osobowe (które już kilka lat są spakowane) i te, które mam do archiwizacji teraz wrzucić na jeden spis z-o ?

Akta osób zatrudnionych przed 2019, o ile nie złożono w ich sprawie odpowiedniego zaświadczenia i raportu do ZUS, mają inną kategorię przechowywania (BE-50), niż tych zatrudnionych po 2019 (BE-10). Lepiej jest przejmować te akta na osobnych spisach, bo sprawia to mniej problemów przy brakowaniu czy przekazywaniu do AP. Zwracam uwagę, że najważniejszym kryterium jest data ZATRUDNIENIA pracownika, a nie to, w którym roku zakończył się stosunek pracy.

Inną sprawą jest to, że żeby przyjmować na 1 czy 2 spisach wszystkich, to musisz uporządkować te, które zalegają w archiwum bez spisu. Rozumiem też, że bez skorowidza. Pytanie, jak w sytuacji Twojej i Twojego zakładu pracy jest lepiej/wygodniej, czy czekać, aż się uporasz z porządkowaniem, czy przyjąć "świeżą" partię teraz od razu, a dopiero potem te dawniejsze.

Pozdrawiam!

[Barsa]

Nic nie paginuj, póki nie potwierdzisz tego info, że akta zostały przekwalifikowane na kat. A.

[Dana2023]

Witam,
Jestem również kadrową, więc od początku:  Akta osobowe wyjmuję  z segregatorów i  archiwizuję w szarych kopertach, wszystkie dokumenty zostają w częściach ABCDE tak jak były gromadzone, jedynie przewiązuję je sznurkiem. Strony są ponumerowane w każdej części osobno, spisu spraw nie ma bo w aktach osobowych nie ma spraw. można sporządzić rejestr dokumentów ale ja nie stosuję bo jest opis do każdej części. W archiwum koperty są umieszczone w pudłach ułożone alfabetycznie Nie spotkałam się z przekwalifikowaniem akt osobowych do kat A a co za tym idzie do przekazywania do AP. Jeśli chodzi o paginację to inną dokumentację kat BE, która po ekspertyzie może zostać przekwalifikowana do kat A warto przyjmować do AZ z paginacją.
Akta osobowe wrzucone do AZ bez spisów trzeba uporządkować każde według części ABCDE i sporządzić dla nich spis z natury, który podpisuje tylko archiwista.
Pozdrawiam.

[Barsa]

Akta osobowe wrzucone do AZ bez spisów trzeba uporządkować każde według części ABCDE i sporządzić dla nich spis z natury, który podpisuje tylko archiwista.

Jak najbardziej nie trzeba tego robić... a przynajmniej "bezmyślnie" do tego podejść w taki sposób. Nie wiem kiedy wszedł układ ABC, jakoś zawsze mi to z pamięci wylatuje, ale akta sprzed tego roku nie porządkuje się do ABC, zresztą po nim też nie zawsze. Często stanowisko AP jest takie, że albo zachowuje się układ pierwotny, albo nadaje się chronologiczny, szczególnie gdy są to akta kat. A.