Klasa instrukcji i regulaminów

[sgt_Wichowski]

Dzień dobry wszystkim (mój drugi post, więc dzień dobry wszystkim)!
Mam zagwozdkę jeśli chodzi o nadawanie klasy instrukcjom, które wprowadzała swego czasu dyrekcja (porządkuję dokumentację, która magicznie znalazła się w Archiwum podczas kilkuletniej przerwy bez archiwisty). Wiecie, Regulamin pracy, Regulamin udzielania zamówień publicznych, Instrukcja kasowa - tego typu rzeczy. Żeby nie było za prosto muszę dodać, że 1) JRWA mamy przedpotopowe i upośledzone, jestem w trakcie pisania nowego, no, ale chyba powinienem na razie trzymać się starego, czyż nie? 2) Dotychczas praktyką było klasyfikowanie takich instrukcji i regulaminów jako "Zarządzenia Dyrektora" i tworzenie osobnej teczki z podtytułem "Regulamin X". Ale też nie zawsze, na jednym spisie zdawczo-odbiorczym część instrukcji jest jako "Zarządzenia Dyrektora", a część w osobnych klasach. Prawdopodobnie dlatego, że niektóre instrukcje trudno zaklasyfikować w naszym wykazie akt, a jeśli już jakaś klasa dobrze brzmi ("Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej"), to ma kategorię B-10, czyli chyba za mało?
Teraz pytanie: czy lepiej będzie wszystko wrzucić do "zarządzeń dyrektora" (z automatu klasa A, no, i wszystkie takie instrukcje będą na spisie obok siebie), czy jednak na siłę szukać klas w niedoskonałym wykazie akt i czasem samowolnie podnosić kategorię do A? Co będzie mniejszym grzechem? 

[Rovan]

W teczce rzeczowej "Zarządzenia Dyrektora" znajda się wszystkie zarządzenia, niezależnie od tego czego dotyczą. Znajdą się tam również zarządzenia wprowadzające instrukcje, ale instrukcja w tej teczce rzeczowej jest tylko załącznikiem do zarządzenia - teczka jako taka dotyczy zarządzeń, a nie instrukcji.
Dlatego też drugi egzemplarz każdej instrukcji powinien trafić do teczki właściwej tematycznie dla danego rodzaju instrukcji, czy regulaminu, np:
- regulamin organizacyjny w klasie dla organizacji własnej jednostki
- regulamin pracy w klasie dot. regulacji własnych w zakresie spraw kadrowych
- instrukcja kancelaryjna w klasie właściwej dla przepisów kancelaryjno-archiwalnych
itd., itp.

Kwalifikacja archiwalna egzemplarzy w tych klasach nie musi być taka sama jak egzemplarza stanowiącego załącznik do zarządzenia

[sgt_Wichowski]

Dziękuję. Nie do końca o to pytałem, chociaż nie miałem jasności, czy w Zarządzeniach Dyrektora muszą być teksty załączników-instrukcji. Myślałem, że do takich instrukcji zakłada się osobne teczki kategorii A, żeby ewentualnie w dalszej przyszłości móc łatwiej je znaleźć, a nie grzebać po Zarządzeniach. Szczególnie, jak dochodzą jakieś późniejsze aneksy, zmiany wewnątrz regulaminów - wtedy w jednej teczce mamy cały tekst.

[Rovan]

Zarządzenie musi być kompletne, a więc wraz z załącznikami.
Natomiast drugi egzemplarz takiego załącznika (w sytuacji gdy jest nim regulamin czy instrukcja) powinien trafić do teczki właściwej tematycznie z uwagi na rodzaj instrukcji/regulaminu itp.
O tym właśnie pisałem w poprzednim poście.

[sgt_Wichowski]

Tak, tak, wszystko jasne, tylko dziwię się, że czasem dość istotne dokumenty mogą dostać stosunkowo niską klasę, kiedy trafiają (jako 2-gi egzemplarz) do tej osobnej teczki. Mam "Regulamin udzielania zamówień publicznych" w mojej jednostce i wg wykazu akt powinien mieć kategorię B10.

Mam kilka innych regulaminów czy instrukcji i jakbym nie kombinował dostają klasę A

[Rovan]

Pamiętaj że okres przechowywania tego typu dokumentacji liczymy nie od jej wytworzenia, tylko od uchylenia regulaminu, czy instrukcji.
Poza tym jeden egzemplarz i tak będzie kat. A jako załącznik do zarządzenia, którym został wprowadzony w życie.

[sgt_Wichowski]

Pamiętaj że okres przechowywania tego typu dokumentacji liczymy nie od jej wytworzenia, tylko od uchylenia regulaminu, czy instrukcji.
Poza tym jeden egzemplarz i tak będzie kat. A jako załącznik do zarządzenia, którym został wprowadzony w życie.

Dziękuję, pamiętam (zresztą, o mało co nie zarchiwizowałem paru obowiązujących rzeczy, więc teraz uważam  )

Co do tej drugiej uwagi, to ok, tylko zastanawiam się, czy to sensowne z punktu widzenia użytkownika - wprowadzamy regulamin, on sobie obowiązuje przez, powiedzmy, 10 lat, a w międzyczasie dokładane są aneksy i korekty. Mając regulamin w jednej teczce mamy od razu przegląd, które zapisy obowiązywały w jakich latach, a po zniszczeniu teczki - szukaj człowieku w 10 rocznikach zarządzeń i zastanawiaj się, czy aby na pewno wszystko w tych zarządzeniach jest (piszę z autopsji )...

Dlatego pomyślałem, że może lepiej nieco nagiąć przepisy i wrzucić w kat. A więcej niż mniej. Przy tym, obawiam się, czy kategoria B-10 tego nieszczęsnego "Regulaminu zamówień publicznych" nie wynika po prostu z tego, że mam u siebie JRWA z 2002 r. i przepisy mogły się zmienić, a ja ich nie zauważyłem...

[Rovan]

Dlatego pomyślałem, że może lepiej nieco nagiąć przepisy i wrzucić w kat. A więcej niż mniej. Przy tym, obawiam się, czy kategoria B-10 tego nieszczęsnego "Regulaminu zamówień publicznych" nie wynika po prostu z tego, że mam u siebie JRWA z 2002 r. i przepisy mogły się zmienić, a ja ich nie zauważyłem...

Jeśli uzyskasz zgodę AP na wyższą kategorię (albo wynikała by ona ze zmian w przepisach) to oczywiście tak, ale samowolnie nie możesz zmieniać kwalifikacji archiwalnej.
Co do regulaminu zamówień publicznych to i tak masz wysoką kategorię - współcześnie tego typu dokumentacja otrzymuje w JRWA zazwyczaj kat. B5
Sprawdź np w najnowszej wersji przykładowego wykazu akt typowych NDAP (klasa 20). Link poniżej:
https://archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2023/01/Przykladowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-zagadnien-ujetych-w-klasach-od-0-do-3-stan-na-dzien-02-01-2023-r-propozycja.doc

Jeszcze kilka lat temu normą była kat. A, jednak NDAP zaproponowała drastyczne obniżenie kwalifikacji archiwalnej dla tego typu dokumentów.

[sgt_Wichowski]

Jedna rzecz jest dla mnie wciąż niejasna. W klasie 021 (Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki, kat. A), w uwagach mowa jest o "instrukcjach" (zresztą, do jakiego JRWA nie zajrzę, w tym naszego, jest podobnie). I co się pod tymi "instrukcjami" kryje? Skoro regulaminy i instrukcje dotyczące polityki kadrowej, finansowej lądują w osobnych klasach o niższych kategoriach? Przepraszam, może to głupie pytanie, ale pracuję jako archiwista od roku, w małej instytucji kultury, która produkuje dużo mniej papieru od dużego, centralnego urzędu...

[Rovan]

Jeden egzemplarz w klasie 021 jako akt normatywny, drugi w klasie właściwej tematycznie dla danego rodzaju instrukcji, czy regulaminu. Pisałem już o tym kilka postów wcześniej.
Jest to zupełnie normalna praktyka i dotyczy nie tylko aktów normatywnych - ten sam dokument może się znaleźć w różnych zbiorach o różnej kwalifikacji archiwalnej.
Podobnie jest np. ze zbiorem umów, czy fakturami - jeden egzemplarz w aktach sprawy, drugi w zbiorze umów/faktur.

[sgt_Wichowski]

Tępa dzida ze mnie. Faktycznie, teraz rozumiem.
To zadziała, jeśli Dyrektor będzie składała mi faktycznie "komplet zarządzeń, instrukcje, komunikaty", a poszczególne komórki swoje egzemplarze instrukcji.

Dziękuję za cierpliwość.