archiwum kontra elektroniczny obieg dokumentów

[KasiaKatarzyna]

Witam
W tym roku zaczynamy przygotowywać się do elektronicznego obiegu dokumentów będziemy sobie testować do końca roku, a od przyszłego roku wprowadzamy elektroniczny obieg. Czy ktoś coś wie na ten temat albo wie gdzie można znaleźć w tym zakresie jakieś rzetelne szkolenia. Puki co nie natrafiłam na szkolenia w tym zakresie jeśli chodzi o archiwum (jak ma to wyglądać, jak wtedy wygląda archiwizacja czy jakoś zmienia się tradycyjna czy wszystko drukujemy i archiwizujemy jak do tej pory). Bedę wdzięczna za jakakolwiek pomoc i wskazówki.

[Rovan]

Elektroniczny Obieg Dokumentów, czy Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)?
Te pojęcia są niestety często mylone, a bynajmniej nie są tożsame.

Jeśli faktycznie wprowadzicie elektroniczny obieg dokumentów, to nic się w procesie archiwizacji dokumentów i funkcjonowania archiwum zakładowego nie zmieni.
Jednostka wciąż będzie działała w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych - dokumentacja wciąż będzie powstawała w postaci papierowej i w tej postaci będzie archiwizowana.
Po prostu obieg dokumentów i czynności na nich wykonywane będą rejestrowane w systemie teleinformatycznym, jednak same dokumenty pozostaną papierowe - dokładnie tak samo jak przed wprowadzeniem EOD.

Co innego jeśli zamierzacie wprowadzić EZD.

[KasiaKatarzyna]

Czy przy elektronicznym obiegu dokumentów trzeba będzie wszystko drukować (to co zostało zaciągnięte np z e-PUAP) i wkładać do teczek?
A jak to wygląda w EZD? są gdzieś jakieś rzetelne i przystępne informację.

[Rovan]

Czy przy elektronicznym obiegu dokumentów trzeba będzie wszystko drukować (to co zostało zaciągnięte np z e-PUAP) i wkładać do teczek?

Tak.
System teleinformatyczny EOD to tylko narzędzie do rejestracji obiegu dokumentów.
Jego wprowadzenie nie zmienia systemu wykonywania czynności kancelaryjnych obowiązującego w jednostce - to wciąż system tradycyjny.
Zatem wprowadzenie EOD nie zmienia sposobu prowadzenia i archiwizacji dokumentów w jednostce.
Będą prowadzone i archiwizowane dokładnie tak samo jak przed wprowadzeniem systemu EOD.
Dokumenty elektroniczne takie jak, przekazywane przez ePUAP, doręczenia elektroniczne, czy email będą drukowane, chyba że wydruk byłby niemożliwy (np. dokumenty audio-video). Wówczas będą zapisywane, przechowywane i archiwizowane na informatycznych nośnikach danych.

A jak to wygląda w EZD? są gdzieś jakieś rzetelne i przystępne informację.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją to zupełnie inna bajka.
To nie tylko system teleinformatyczny, ale przede wszystkim odrębny system wykonywania czynności kancelaryjnych, w którym nie tylko czynności kancelaryjne wykonywane są elektronicznie, ale co najważniejsze - dokumentacja prowadzona jest w postaci elektronicznej.
Naturalne dokumenty elektroniczne zachowują swoja pierwotna postać (nie są drukowane), a przesyłki wpływajace w postaci papierowej są skanowane i procedowane dalej jako odwzorowania cyfrowe.
Archiwizacja (poza wyjątkami od EZD i informatycznymi nośnikami danych) polega na przekazaniu uprawnień dostępu do dokumentów archiwiście, a funkcje archiwum pełni system teleinformatyczny EZD.

W celu zapoznania się z procedurami obowiązującymi w systemie EZD proponuje lekturę rozporządzenia PRM z 18.01.2011 tudzież przykładowych instrukcji dla systemu EZD przygotowanych przez NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2022/02/IK-EZD-2013.docx

https://www.archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2022/02/IA-EZD-2014.docx

[KasiaKatarzyna]

bardzo dziękuję za pomoc