Błędny znak sprawy

[Paulina]

Dzień dobry,
problem jest następujący- pracownik błędnie nadaje znaki spraw, zdarzyło się to już co najmniej parę razy..
Czy należałoby w takiej sytuacji zmienić znak sprawy z adnotacją na spisie spraw o takim zdarzeniu oraz zarejestrować w już poprawnym spisie spraw i kontynuować korespondencje już pod nowym znakiem? Mam jednak wątpliwości, że to mogłoby zaburzyć chronologie spisu spraw..
Czy jednak poczekać z tym, aż sprawa się zakończy?
Proszę o porady

[Danuta J. Samek]

Pani Paulino, pracownik błędnie nadaje znaki spraw? Jak to argumentuje? Czy koordynator czynności kancelaryjnych może się na ten temat wypowiedzieć? Zły znak, to złe rozpoznanie rzeczowości sprawy. Błąd merytoryczny urzędnika. Czy przełożony tego kogoś o tym wie? Po co się pani tym denerwuje? Nie przyjmie pani do archiwum źle przygotowanej dokumentacji. I koniec. Pozdrawiam.

[Paulina]

Dziękuje za odpowiedź
Pracownika aktualnie nie ma, więc nie znam jego stanowiska, ale zauważyli to inni, którzy również rejestrują sprawy w tych samych spisach spraw. Wychodzi na to, że sytuacja może się powtórzyć w przyszłości, wiadome jest więc dodatkowe przeszkolenie tego pracownika.. Koordynatora jako takiego u nas nie ma.
Przyjąć nie mogę, wiem o tym, ale skoro będzie musiał to poprawić, to w jaki sposób?

[Danuta J. Samek]

Czy może mi pani podać konkret? Czy macie państwo JRWA? Jaka jest prawdziwa rzeczowość spraw (jaki znak) i co robi ten pracownik? To ból głowy przede wszystkim dla kierownika tej komórki, bo jest to świadome czynienie bezużytecznym danej dokumentacji. To podpada pod art. 276 KK.  Ile jest tych spraw nieprawidłowo określonych? Mamy póki co luty, więc może nie jest tych teczek zbyt dużo. NATOMIAST, trzeba brać pod uwagę fakt, że w procesie realizacji sprawy z urzędu wychodzi konkretna korespondencja, wydawane są decyzje administracyjne, które otrzymują osoby trzecie. TO, CO zostało już wysłane - to niestety, nie może być zmienione. Konsekwencje tych "błędów" są spore. 

[Paulina]

Tak, mamy JRWA od tego roku. Pewnie dlatego zdarzają się te błędy, gdyż jest to dosyć świeża "rewolucja".
Wszystkie błędnie oznakowane sprawy dotyczą lokali komunalnych, finalnie mamy dla nich teczki zbiorcze, więc dokumentacja i tak trafi we właściwe miejsce. Na szczęście.

[Danuta J. Samek]

Tak, tylko proszę pamiętać, że znaki spraw muszą się zgadzać ze znakiem teczki zbiorczej. Opis teczki zbiorczej wynika z rzeczowości spraw w teczce.

[Grzegorz]

Pani Danuto, mogłaby Pani wyjaśnić:

znaki spraw muszą się zgadzać ze znakiem teczki zbiorczej

Myślałem, że w teczce zbiorczej grupujemy dokumentację o różnych znakach spraw, jak dzieje się to np. w aktach osobowych. U mnie mają one klasę 110, ale trafiają tam pisma o odmiennych znakach spraw. Czy w teczce zbiorczej prowadzimy oddzielny spis zawartości (w aktach osobowych są spisy konkretnych części, ale w innym przypadku?)?