Dzień dobry, chciałabym się poradzić Państwa od strony praktycznej dot. funkcjonowania EZD a przekazywania dokumentacji do archiwum, bo nie wszystko jest dla mnie jasne
Do tej pory przy systemie tradycyjnym, przekazywana dokumentacja była rejestrowana na spisach zd.-od i wykazie spisów zdawczo-odbiorczych. I dajmy na to mamy spis nr 250. Teraz urząd przechodzi na EZD i co dalej ze spisami?
- Czy sprawy przekazywane do archiwum w EZD na zasadzie przekazania uprawnień w module archiwum EZD też odbywa się poprzez spisy zdawczo-odbiorcze? czy po prostu są automatycznie przenoszone do EZD archiwum? a jeśli generuje się jakiś spis zdawczo-odbiorczy to czy będzie on miał kolejny nr wg wykazów spisów zdawczo-odbiorczych tj. 251?
- czy tworzy się podział na sprawy o kat. A i osobno na sprawy o kat. B? bo do tej pory spisy zdawczo-odbiorcze były osobno na kat. A i osobno na kat. B
- czy przekazanie dokumentacji ze składów chronologicznych w pudłach na podstawie spisów zd-od. tak samo jest rejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i ma nadany kolejny nr? czy nadaje się sygnaturę? no ale takie pudło nie ma konkretnej kategorii archiwalnej bo w pudle jest zgromadzona dokumentacja o różnych kategoriach archiwalnych? (a w momencie brakowania o ile dobrze rozumiem, będą brakowane odpowiedniki w pudle brakowanej dokumentacji w EZD - i wtedy część pism będzie wybrakowana po 5 latach, część po 10, a niektóre będą siedzieć dłużej, więc moim zdaniem nie da się automatycznie wybrakować na raz całego pudła ze składu chronologicznego)?
- do tego dochodzi jeszcze przekazanie teczek prowadzonych w systemie tradycyjnym jako wyjątki i przekazanie nośników z informatycznego składu nośników też na podstawie spisu zd.-od.
Nasz urząd przymierza się do przejścia na EZD jako podstawowego, więc chciałabym od początku wprowadzić dobre praktyki, ale szczerze mówiąc dużo mam wątpliwości i niejasności.
Będę wdzięczna za wszelkie wskazówki
Pozdrawiam