Witam,
Od niedawna prowadzę archiwum zakładowe. Mam pewną wątpliwość odnośnie spisów z-o. W instrukcji mamy taki zapis :
?
1. Składnica akt prowadzi trzy zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:
4) zbiór I (tzw. ?teczka zbiorcza?) stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt, ułożone zgodnie z numeracją wynikającą z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,
5) zbiór II stanowią trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt przechowywane w teczkach, założonych oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej,
6) zbiór III na czwarty egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji kategorii B25.
2.Ewidencja składnicy akt jest gromadzona w teczkach założonych zgodnie
z instrukcją kancelaryjną i wykazem akt.?
Mam rozumieć przez to, że:
II egzemplarz przechowuję w teczce zbiorczej, w której znajdują się wszystkie spisy wraz z wykazem spisów z-o.
III egzemplarz przechowywany jest w teczkach wyszczególnionych dla poszczególnych komórek.
IV egzemplarz będzie znajdował się w składnicy akt w teczce o symbolu z naszego wykazu akt 0150 ? Ewidencja dokumentacji przechowywanej w składnicy akt ? kat. B25.
Proszę o informację, czy takie postępowanie będzie prawidłowe. Czy dla IV egzemplarza co roku będę zakładać nową teczkę, jeśli pojawią się nowe spisy ?
Z góry dziękuje za pomoc !!