Autor Wątek: Czy baza ELA jest potrzebna?  (Przeczytany 14729 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Czy baza ELA jest potrzebna?
« dnia: Marzec 30, 2006, »
Jak co roku do końca marca baza ELA przesyłana jest do COIA. Przy tej okazji zastanawiam się, czy jest ona nadal potrzebna. W naszym archiwum wpisy w ELI pokrywają się z wpisami w IZIE. Wychodzi na to, że wypełniamy 2 bazy naraz, zupełnie niepotrzebnie. Jeśli będę chciał znaleźć interesujące mnie np. księgi dusz wsi Zgoda w gminie Buk wystarczy, że w wyszukiwarce (mówię tu o IZIE 4.0 i poznańskiej, ulepszonej wersji wyszukiwarki) wpiszę "dusz" i "Zgoda" (wyszukiwanie przez dwa wyrażenia) i otrzymam raport na interesujący mnie temat.
Myślę, że powinniśmy integrować bazy i widzę tu duże możliwości oszczedności czasu, pieniędzy; nie bez znaczenia jest też to, że łatwiej jest obsługiwać (myślę tu głównie o użytkowniku) 1-2 bazy (SEZAM, IZA), niż kilka(naście). Wiem coś o tym, bo zdarzyło się nam pisać instrukcję obsługi baz dla użytkownika (komputer w pracowni naukowej) i nie jest łatwo wytłumaczyć coś, co wydaje się oczywiste. No i trzeba by zobaczyć minę użytkownika, który bierze do ręki kilku(nasto) stronicową instrukcję i próbuję przez nią przebrnąć...
Co Państwo o tym sądzą? Zapraszam do dyskusji.
Absens carens

Tomek

  • Gość
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #1 dnia: Marzec 30, 2006, »
Masz rację. Powinniśmy dążyć do unifikacji baz używanych w archiwach państwowych. U nas też ostatnio wypełniamy Elę i tak jak piszesz sporo informacji powtarza sie z Izy. Skoro można było zintegrować bazy IZA Mapy i (chyba) Scrinium to dlaczego nie można pójść dalej.
Sam korzystając ostatnio z bazy IZA 5.01 zastanawiałem sie czy nie można bybyło jej scalić z Sezamem. Zawiera on wiele informacji które są przydatne i zawiera je również wstęp do zespołu. Czy nie należało by pójść np. w tym kierunku aby Sezam stał sie częścią wstepu do inwentarza i odwrotnie a finalnym produktem byłby wydruk w postaci inwentarza ze wstępem.
Osobiście jestem za ograniczeniem ilości baz danych w archiwach do najniezbędniejszych ale zawierajacych jak najwiecej danych.

PS. Ciekawe czy nie można przenieść wpisów z tabel IZY do ELI za pomocą exela?
mpm

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #2 dnia: Marzec 30, 2006, »
Cytat: "Tomek"

PS. Ciekawe czy nie można przenieść wpisów z tabel IZY do ELI za pomocą exela?
mpm

A cóż ja teraz robię?  :lol: (a raczej przymierzam się)
Oczywiście, że się da, jednak wbrew pozorom nie jest to takie proste - ilość jednostek, daty skrajne w przypadku kilku jednostek np. ksiąg dusz z jednej miejsowosci, etc. - tych danych nie da się przenieść automatycznie, tylko trzeba podsumować, wyciąć. Pytanie tylko po co to robić? Dla statystyki?
Absens carens

Tomek

  • Gość
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #3 dnia: Marzec 30, 2006, »
Domyślałem się tylko. Wynikało to z:
Cytuj
W naszym archiwum wpisy w ELI pokrywają się z wpisami w IZIE. Wychodzi na to, że wypełniamy 2 bazy naraz, zupełnie niepotrzebnie

Tym sposobem sporo sobie ułatwiasz pracę. Tylko tak jak piszesz. Po co te same dane z IZy przenosić do Eli? Pewnie można bybyło zrobić (zaprojektować) jakis odpowiedni raport z Izy i byłoby po sprawie.

Offline Anna Laszuk

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 161
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #4 dnia: Marzec 31, 2006, »
Przypominam, że bazy danych ELA i PRADZIAD zostały przygotowane z myślą o poszukiwaczach genealogicznych. Informują o szczególnych źródłach, a jednocześnie popularyzują wiedzę o archiwach. Przygotowano je w czasie, kiedy informatyzacja archiwów była raczej na wstępnym etapie. Docelowo zostaną włączone do jednolitego systemu - pisałam już o tym 29 stycznia 2004 r. w temacie "System informacyjny".
Sprawozdania archiwów za 2005 r. nie świadczą jednak, że już teraz nadszedł moment na łączenie wszystkich baz - nie wszyscy mają sieci komputerowe, nie wszyscy mają też fachowców, którzy pomogą instalować nowe bazy przygotowane na bazie SQL i później je obsługiwać. Poza tym, nie wszystkie zespoły mają inwentarze elektorniczne, IZA podaje ogólne opisy jednostek, a nie zawarte w nich dokumenty ze spisami ludności, a SEZAM nie podaje informacji o seriach ksiąg stanu cywilnego.

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #5 dnia: Marzec 31, 2006, »
Cytat: "Anna Laszuk"
(...)bazy danych ELA i PRADZIAD (...) popularyzują wiedzę o archiwach.

W jaki sposób?
Cytuj

Przygotowano je w czasie, kiedy informatyzacja archiwów była raczej na wstępnym etapie.

To niestety widać...
Cytuj

Sprawozdania archiwów za 2005 r. nie świadczą jednak, że już teraz nadszedł moment na łączenie wszystkich baz - nie wszyscy mają sieci komputerowe, nie wszyscy mają też fachowców, którzy pomogą instalować nowe bazy przygotowane na bazie SQL i później je obsługiwać. Poza tym, nie wszystkie zespoły mają inwentarze elektorniczne, IZA podaje ogólne opisy jednostek, a nie zawarte w nich dokumenty ze spisami ludności, a SEZAM nie podaje informacji o seriach ksiąg stanu cywilnego.

Nie wszystkie zespoły mają inwentarze elektroniczne, ponieważ baza IZA wciąż nie jest obowiązkowa. A więc nie ma obowiązku prowadzenia inwentarzy elektronicznych. A skoro nie ma, to NIGDY nie będzie odpowiedniej chwili. Kółko się zamyka...
Czy nie byłoby lepiej, gdyby były tylko 2 bazy obowiązkowe - SEZAM i IZA? Wtedy na pewno nastąpiłby znaczący wzrost liczby inwentarzy elektronicznych, ponieważ byłoby to OBOWIĄZKOWE. A co za tym idzie ELA i PRADZIAD naprawdę przestaną być potrzebne. Czy przepisanie inwentarzy do IZY jest rzeczywiście takie trudne, że nie da się tego zrobić? W Poznaniu już blisko połowa zasobu jest wprowadzona do baz...
IZA podaje ogólne opisy jednostek? A co z indeksami i opisami obiektów (tak zaprojektowano IZĘ 5). Wszystkie dane, które prezentuje ELA, da się umieścić w IZIE. Szybko i bez problemu (ilość rekordów w ELI nie jest bowiem oszałamiająca). Da się to zresztą zrobić także w IZIE 4.0. Powielanie baz to nie jest dobry pomysł. Uprośćmy system informacji o zasobie!!!
Absens carens

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1744
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #6 dnia: Marzec 31, 2006, »
Cytat: "Anna Laszuk"
IZA podaje ogólne opisy jednostek, a nie zawarte w nich dokumenty ze spisami ludności


Bazę ELA zaczęto prowadzić chyba w 1997 r. (dokładnie nie pamiętam). W pierwszej kolejności, na wyraźne zalecenie COIA, kwerendą objęto spisy ludności będące odrębnymi j.a. (a więc nie sięgano w głąb j.a., powielano tylko zapisy z inwentarzy). Jaki jest procent tych zapisów w obecnej wersji bazy? Podejrzewam, że duży. W przypadku archiwów, które znaczną część zasobu wprowadziły do IZY, istnienie i kontynuacja bazy ELA wydaje się niepotrzebna.

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1744
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #7 dnia: Kwiecień 01, 2006, »
Po obejrzeniu wersji bazy ELA prezentowanej na stronie internetowej NDAP dochodzę do wniosku, że jej wartość informacyjna dla użytkowników jest znikoma. Ta wersja nie daje przecież praktycznie żadnych możliwości przeszukiwania bazy. Wyszukiwarka składa się z 1 pola: tytuł spisu, nazwa miejscowości lub zespołu (wszystko w jednym polu). Po wpisaniu hasła "Poznań" pokazuje się 50 stron raportu (991 rekordów), z czego prawie połowa (20 stron, czyli 400 rekordów) w ogóle nie dotyczy Poznania, ale w nazwie zespołu występuje Poznań lub np. w tytule spisu ul. Poznańska (ale spis dotyczy innej miejscowości). Czy użytkownik ma się z mozołem przedzierać przez te wszystkie rekordy? Jeśli istnienie tej bazy ma mieć jakikolwiek sens [co prawda ja go nie widzę], ale jeśli będziemy ją obowiązkowo prowadzić dalej, trzeba koniecznie wyposażyć ją w taki mechanizm wyszukiwawczy, aby ELA nie była tylko sztuką dla statystyki.

Offline Rafał Rufus Magryś

  • Administrator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1506
  • Płeć: Mężczyzna
ELA inline
« Odpowiedź #8 dnia: Kwiecień 03, 2006, »
Witam,

Jako twórca interfejsu bazy ELA na stronie APL (do którego ze strony NDAP jest jedynie link) czuję się “wywołany do tablicy” w temacie wartości  mechanizmu jaki obecnie istnieje. Cieszę się bardzo, że moja przedmówczyni poruszyła ten temat. Z dużą przyjemnością popracuję nad jego ulepszeniem. Prosiłbym zatem o podanie co można by w nim zmienić/poprawić/wprowadzić.
Jak wszyscy wiemy baza ELA nie jest doskonała. Jeszcze nie dawno nie posiadała pola ciąg dalszy numeru zespołu co powodowało, że nie identyfikowała danego zespołu jednoznacznie a dalej -uniemożliwiało to połączenie jej z innymi bazami danych (dlatego na stronie z detalami wyszukiwana po przyciskami PRADZIAD, IZA, SEZAM kryją sie jedynie linki do informacji o bazie a nie odsyłacze do konkretnej informacji).
Na temat samej wartości accessowej wersji bazy ELA nie chcę się wypowiadać – ale najlepsza baza jeśli wprowadzimy do niej nieprawidłowo informacje będzie bazą “złą”. Dla przykładu część wpisów do bazy ELA nie ma podstawowej informacji - nazwy spisu! W tym momencie: a) Jak wytłumaczyć użytkownikowi dlaczego tak jest, b) jeśli wprowadzimy wyszukiwanie tylko po samej nazwie spisu część informacji nie znajdzie sie w wynikach wyszukiwania!  - Nie chce przy tej okazji nikogo obrażać czy wykazywać braki/zwalać winę z twórców na wpisujących dane, pewnie przemawiał za tym jakiś racjonalny powód, niestety powód ten który przy konwersji i opatrzeniu bazy w wyszukiwanie stał się problemem...
Nie mniej jednak bazę ELA można uznać za nieco osieroconą – nie poprawianą i nie ulepszaną. Liczę jednak, że głosy forumowiczów pomogą zarówno mnie w poprawieniu interfejsu wyszukiwawczego jak i NDAP w poprawie accessowej wersji. Przy tej okazji jak zapatrujecie się na stworzenie zupełnie internetowej wersji bazy? Jak np. w przypadku bazy na temat przechowawców?  (wyszukiwanie ale i wprowadzanie online).


Pozdrawiam



P.S. Czy jest potrzebna? Od momentu uruchomienia statystyk na naszej www (jakiś rok temu) strona  bazy ELA była otwierana 36735... :)...
P.S. Wyszukiwanie w bazie IZA na stronie NDAP hasła “Poznań” (tylko choćby w tytule teczki) daje 14840  znalezionych haseł ..:)... Może zatem warto podyskutować generalnie o usprawnieniu mechanizmów wyszukiwawczych?
P.S. I na koniec pytanie: przedmówcy stwierdzili, że dane z bazy ELA można przenieść do bazy IZA , czy moglibyście mi “opisać gdzie wpisać”? :)... Z góry piszę, że nie jest to pytanie podchwytliwe chciałbym wiedzieć jedynie “jak”.
Rafał "Rufus" Magryś
...patience is a virtue...

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Re: ELA inline
« Odpowiedź #9 dnia: Kwiecień 04, 2006, »
Cytat: "Rafał Rufus Magryś"
P.S. Czy jest potrzebna? Od momentu uruchomienia statystyk na naszej www (jakiś rok temu) strona  bazy ELA była otwierana 36735... :)...

No cóż, to rzeczywiście argument nie do odparcia... Zastanawiam się tylko, czy gdybym założył stronę internetową, w której nazwie umieściłbym słowo „sex” lub inne równie często wyszukiwane w sieci, nie osiągnąłbym tego samego efektu w znacznie krótszym czasie; nawet jeśli ta strona byłaby całkowicie pusta. Czy to, że zanotowałbym tyle odwiedzin oznacza, że ta strona jest potrzebna? To pytanie retoryczne...
Czy ktoś kiedykolwiek robił badania wśród użytkowników – czy są oni zadowoleni z tych „odwiedzin”? Czy wystarcza tylko statystyka? I czy użytkownicy wiedzą, że podobne efekty mogliby osiągnąć przeszukując bazę IZA? I czy nie ucieszyliby się, że wszystkie dane są w jednym miejscu?
Cytuj
P.S. I na koniec pytanie: przedmówcy stwierdzili, że dane z bazy ELA można przenieść do bazy IZA , czy moglibyście mi “opisać gdzie wpisać”? :)... Z góry piszę, że nie jest to pytanie podchwytliwe chciałbym wiedzieć jedynie “jak”.

Rzecz jasna nie ma sensu przenoszenie wszystkich danych z ELI do IZY, szczególnie w przypadku naszego archiwum, ponieważ przeważająca ilość  zespołów jest już w IZIE. Chodziło mi tylko o wypunktowanie tych rekordów, w których opis schodzi poniżej poziomu jednostki i przeniesienie tych danych do indeksu lub opisu obiektów w IZIE. A to nie jest chyba skomplikowane, prawda? (chodzi głównie o pola „rodzaj spisu” i „miejscowość”). Nie twierdzę, że cała operacja będzie łatwa i przyjemna, ale po jej wykonaniu dalsze istnienie bazy ELA – przynajmniej w naszym archiwum – będzie bezcelowe. Wydaje mi się, że lepiej rozwijać jedną bazę i starać się robić to porządnie, niż zajmować się kilkoma, szczególnie gdy jest tak, jak sam Pan mówi:
Cytuj
Jak wszyscy wiemy baza ELA nie jest doskonała. (...) bazę ELA można uznać za nieco osieroconą – nie poprawianą i nie ulepszaną.

Niemniej jednak doceniam Pana inicjatywę ulepszenia mechanizmów wyszukiwawczych, choć powoływanie się na kiepską wyszukiwarkę IZY, zawieszonej na stronie NDAP nie jest rzeczywiście najlepsze. Wydaje się, że jeśli chodzi o ELĘ przydałoby się wyszukiwanie przez rodzaj spisu i miejscowość, ponieważ te 2 pola są najważniejsze. Pisze Pan, że jeśli wyszukiwanie odbędzie się tylko przez rodzaj spisu, to część rekordów nie będzie ujęta w wynikach wyszukiwania, ponieważ niektóre rekordy nie mają wypełnionego pola z nazwą spisu. Jeśli tak jest, to te rekordy są po prostu bezużyteczne i źle wypełnione, a więc nie należy się o nie martwić, ponieważ ich wartość informacyjna i tak jest niewielka (na stronie internetowej bazy ELA znalazłem 9 takich rekordów, w tym 8 z Poznania, ale zostały one dawno temu wykasowane, w trakcie korekty bazy).
Jeśli natomiast chodzi o IZĘ, to wyszukiwarka powinna przeszukiwać NARAZ pola tytuł, (+tytuł tłumaczony i treść, jeśli IZA 5 zacznie działać), uwagi i indeks (+obiekty, które występują w IZIE 5). Wyszukiwanie za pomocą 2-3 wyrażeń. Taka wyszukiwarka na pewno będzie o wiele lepsza, niż obecna.

Jeśli chodzi o bazę ELA - to wszystko tylko zabiegi kosmetyczne, ale zastanówmy się czy warto – tzn. czy jest ona naprawdę potrzebna?
Absens carens

Offline Rafał Rufus Magryś

  • Administrator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1506
  • Płeć: Mężczyzna
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #10 dnia: Kwiecień 05, 2006, »
Witam,

Bardzo dziękuję za uwagi dotyczące tego co powinno być przeszukiwane w “Eli” żeby było użytkownikom łatwiej. Jak trochę podleczę oczy – postaram się tym zająć.
Dalej nie wiem czy należy dane przenosić do innej bazy, czy “Elę” należy zlikwidować  - w każdym razie uważam, że coś z problemem należy postanowić (i coś zrobić!). Może najprościej (bez dodawania kolejnej pracy archiwistom) – jako, że jest już ciąg dalszy numeru zespołu postaram się zlinkować dane między bazami (jak dostanę najnowsze dane z bazy z NDAP ). Uważam również, że należy ułatwić pracę archiwistom i wprowadzić accessową wersję bazy z pobieraniem nazw z bazy Sezam co ułatwi znacznie pracę (do użytku powszechnego bo wiem, że niektórzy archiwiści już tak sobie poradzili) .
Zgadzam się z opinią że wszystko powinno być w jednym miejscu -ale nie uważam, że musi być w jednej bazie - wystarczy jeśli między informacjami będzie “płynne” przejście (np. tak jak to zaczyna być – szukam w Sezamie i mam odnośnik do Izy -szukam w Izie i mam odnośnik do... no właśnie może być i do danych które są wprowadzone do bazy ELA. Oczywiście powinno być tez odwrotnie czy nawet w każdą możliwą stronę. (SEZAM ->ELA->IZA, ELA->IZA->SEZAM etc.).  Pamiętajmy również, że prowadzone są prace nad Zintegrowanym Systemem Informacji Archiwalnej ( http://epl.icm.edu.pl/forum/ ).
 Z tego co wiem badań nad opiniami użytkowników nikt nie robił w odniesieniu do tego konkretnego mechanizmu wyszukiwawczego i sądzę generalnie, że takich badań nie przeprowadzano przy wprowadzaniu danych na strony “apów” z drugiej strony wiem, że strona NDAP jest ciągle dostosowywana do zmieniających się potrzeb tak samo jak strona AP w Lublinie (to wiem niemal   “namacalnie” ;) )
Przy tej okazji mała dygresja: np. w British Library jest specjalna grupa osób zajmująca się dostosowanie ich strony oraz usług jakie oferują przez www do potrzeb użytkowników -prowadzone są badania takie same jak przed wprowadzeniem danego produktu na rynek!. Czy warto to zrobić u nas? ;)

Pozdrawiam

P.S. Zacząłem się zastanawiać nad tym czy przypadkiem p.Maciej nie ma przypadkiem racji -czy odwiedzano bazę bo ma ciekawą nazwę, bo jest odnośnik z NDAP etc. Sprawdziłem zatem logi i okazało się, że spora liczba adresów IP powracała na stronę z bazą, ba robiła to regularnie! (i nie są to IP naszego AP :)...)...
P.S. Odnośnie mechanizmu wyszukiwawczego na stronie z bazą IZA może też warto powiedzieć co zrobić wg Was aby było lepiej?
Rafał "Rufus" Magryś
...patience is a virtue...

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #11 dnia: Kwiecień 05, 2006, »
Cytat: "Rafał Rufus Magryś"

P.S. Zacząłem się zastanawiać nad tym czy przypadkiem p.Maciej nie ma przypadkiem racji -czy odwiedzano bazę bo ma ciekawą nazwę, bo jest odnośnik z NDAP etc. Sprawdziłem zatem logi i okazało się, że spora liczba adresów IP powracała na stronę z bazą, ba robiła to regularnie! (i nie są to IP naszego AP :)...)...

No tak, ale prosze zauważyć, że zanim doszedłem do wniosku, że ELA jest niepotrzebna odwiedzałem (nie tylko ja) stronę z ELĄ wiele razy. Czyli powracałem. Ale to nie oznacza, że jestem zadowolony, prawda?
Ale w tej kwestii licytowanie się na argumenty nie jest najważniejsze.
Cytuj
P.S. Odnośnie mechanizmu wyszukiwawczego na stronie z bazą IZA może też warto powiedzieć co zrobić wg Was aby było lepiej?

Na ten temat wypowiedziałem się już wyżej, zacytuję więc siebie :) :
Cytuj
Jeśli natomiast chodzi o IZĘ, to wyszukiwarka powinna przeszukiwać NARAZ pola tytuł, (+tytuł tłumaczony i treść, jeśli IZA 5 zacznie działać), uwagi i indeks (+obiekty, które występują w IZIE 5). Wyszukiwanie za pomocą 2-3 wyrażeń. Taka wyszukiwarka na pewno będzie o wiele lepsza, niż obecna.

I jeszcze kwestia potrzeb użytkowników:
Cytuj
Przy tej okazji mała dygresja: np. w British Library jest specjalna grupa osób zajmująca się dostosowanie ich strony oraz usług jakie oferują przez www do potrzeb użytkowników -prowadzone są badania takie same jak przed wprowadzeniem danego produktu na rynek!. Czy warto to zrobić u nas? :wink:

To jest baaardzo dobry pomysł, jednak jak się domyślam po emotikonie, to tylko "wishful thinking"...

Pozdrawiam i życzę powrotu do zdrowia
Absens carens

Offline Bogusława Deryło

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 159
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #12 dnia: Czerwiec 02, 2006, »
Moim zdaniem Ela jest potrzebna, bo sama z niej wiele razy  korzystałam: jako użtykownik -  szukając informacji do planowanej pracy naukowej i jako pracownik archiwum  - wyszukując spisy potrzebne do kwerend i informacje dla innych użytkowników (pracuję w pracowni nauk.). Jednak ja korzystam z wersji Eli zainstalowanej na komputer, tej samej, która służy do wpisywania nowych rekordów, bo wyszukiwarka jest dużo lepsza, niż wyszukiwarka na stronie NDAP. Nie pracuje z bazą IZA, więc nie wiem, czy te same informacje o spisie, co w ELi,  dałoby się w niej zamieścić, ale jeżeli jest to planowane, to jak najszybciej trzeba by zwrócić uwagę osobom opracowyjącym zasób, aby zaznaczały "jakoś" że w jednostce znajduje sie jakiś spis osób, bo przecięż  nie zawsze wynika to z tutyłu teczki. Od 2000 r. wyszukuję spisy do Eli i znajdowałam je już w aktach, w których wcale sie ich nie spodziewałam.

Offline Bogusława Deryło

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 159
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 02, 2006, »
Jeszcze chciałabym dodać, że zaletą Eli jest możliwość szybkiego wpisania napotkanego np. przypadkowo spisu, niezależnie czy zespół jest wpisany do Izy, czy nie.  Gdyby podstawą ewidencji spisów osób była Iza,  trzeba by wpisywać informacje o nowym spisie do Izy z  inwentarzem danego zespołu i za każdym razem po dodkonaniu takiego uzupełnienia przesyłać kopię do NDAP celem włączenia do bazy ogólnopolskiej. Pracy byłoby z tym dużo wiecej i szczerze mówiąc nie sądzę, by komuś chciałoby sie to robić.

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Czy baza ELA jest potrzebna?
« Odpowiedź #14 dnia: Czerwiec 04, 2006, »
Cytat: "Bogusława Deryło"
Nie pracuje z bazą IZA, więc nie wiem, czy te same informacje o spisie, co w ELi, dałoby się w niej zamieścić

Oczywiście, że tak. Idea jest taka, żeby korzystać z jednej bazy, a nie z kilku, skoro w tej jednej (IZA) można wszystko pomieścić.
Cytuj
ale jeżeli jest to planowane, to jak najszybciej trzeba by zwrócić uwagę osobom opracowyjącym zasób, aby zaznaczały "jakoś" że w jednostce znajduje sie jakiś spis osób, bo przecięż nie zawsze wynika to z tutyłu teczki. Od 2000 r. wyszukuję spisy do Eli i znajdowałam je już w aktach, w których wcale sie ich nie spodziewałam.

W momencie rezygnacji z bazy ELA wszystkie dane byłyby z niej przeniesione do bazy IZA, a więc nie utracono by żadnych danych. Poza tym obecnie przy opracowaniu, podczas napotkania w jednostce jakiegoś dokumentu kwalifikującego się do bazy ELA, też powinno się to w niej odnotowywać, prawda? Nie ma róznicy, czy będzie to ELA, czy IZA. Dla opracowującego natomiast lepiej, aby to była IZA. Mamy indeksy, opisy obiektów - to są pola przeznaczone na takie wpisy, sięgające wgłab jednostki. Gdyby takie spisy były odnotowywane w bazie IZA już przy opracowaniu nie byłoby potrzeby przeprowadzania specjalnych kwerend w celu wyszukania danych do bazy ELA.
Cytuj
Gdyby podstawą ewidencji spisów osób była Iza,  trzeba by wpisywać informacje o nowym spisie do Izy z  inwentarzem danego zespołu i za każdym razem po dodkonaniu takiego uzupełnienia przesyłać kopię do NDAP celem włączenia do bazy ogólnopolskiej. Pracy byłoby z tym dużo wiecej i szczerze mówiąc nie sądzę, by komuś chciałoby sie to robić.

No i tu jest pies pogrzebany. Wszystkie inwentarze powinny jak najszybciej znaleźć sie w bazie IZA. I to nie tylko ze wzgledu na spisy z ELI. Jeśli system informacji o zasobie ma działać jak trzeba - nie ma innej drogi. W Poznaniu do bazy IZA wprowadzono już blisko połowę zasobu. Poza tym nie ma potrzeby wysyłania do Warszawy poprawionej bazy IZA za każdym razem, kiedy poprawiamy coś w inwentarzu elektronicznym. Dane przesyłamy raz do roku, w terminie do 30 IV.
Absens carens