Porządkowanie dokumentacja finansowo księgowej

[Rovan]

Błędna klasyfikacja całej teczki to jeszcze mały problem - wystarczy wychwycić i przeklasyfikować.
Najgorzej jeśli w teczce mamy misz-masz. Wtedy archiwista ma zagwozdkę - zostawić jak jest, czy rozdzielać i z jednej teczki robić kilka.
Osobiście bym nie rozdzielał, ale jeden rabin powie tak, a drugi inaczej

[Barsa]

Niby tak ale jak to opisać.... Żeby na końcu AP klepnelo
Ja jednak jestem za rozdzieleniem, chyba że idzie wychwycić jakiś główny temat i wtedy klasyfikacja do najwyższej kategorii w teczce.

[Dory]

Wszystko fajnie ale często są segregatory o nazwach "inne", "różne", "korespondencja przychodzącą", "... wychodząca".... Itd.
Gdyby w to nie ingerować to obok materiałów archiwalnych mielibyśmy faktury, korespondencję o miejscach parkingowych etc.
Lub jak urzędnik nie odpowiednio klasyfikuje, bo nie wiem, nie zna całego JRWA... Albo JRWA kończy się na 86 a na dokumencie mamy znak sprawy, gdzie symbol z JRWA to 87

O to to, znam z autopsji.

[Dory]

Wszystko fajnie ale często są segregatory o nazwach "inne", "różne", "korespondencja przychodzącą", "... wychodząca".... Itd.
Gdyby w to nie ingerować to obok materiałów archiwalnych mielibyśmy faktury, korespondencję o miejscach parkingowych etc.
Lub jak urzędnik nie odpowiednio klasyfikuje, bo nie wiem, nie zna całego JRWA... Albo JRWA kończy się na 86 a na dokumencie mamy znak sprawy, gdzie symbol z JRWA to 87

O to to, znam z autopsji.

[Forumowicz]

Tego bym nie powiedział.
Jeśli w JRWA są odrębne klasy rzeczowe dla sprawozdań rocznych i okresowych to należy dokumenty te prowadzić w odrębnych teczkach rzeczowych.

Ale spis spraw jest jeden?

[Rovan]

Nie no - jeśli mamy odrębne klasy to są to odrębne teczki rzeczowe z odrębnymi spisami spraw.
Co innego gdyby w wykazie akt była jedna, wspólna klasa dla sprawozdań rocznych i okresowych - wówczas spis też byłby jeden, nawet jeśli sprawozdania przechowywane byłyby w odrębnych teczkach aktowych i posiadały różne kategorie (chyba że podziału dokonamy poprzez wydzielenie podteczki/podteczek - wówczas każda podteczka będzie miała własny spis)

[Forumowicz]

Chodziło mi właśnie o tę sytuację, gdy w jednej teczce rzeczowej są sprawozdania roczne i okresowe, ale mają inną kategorię archiwalną w uwagach. Dziękuję za odpowiedź:)

[Rovan]

Generalnie w takiej sytuacji zawartość teczki rzeczowej można podzielić na dwa sposoby:
- wydzielając teczki podmiotu/przedmiotu - wówczas spis spraw jest jeden dla całej teczki rzeczowej (wszystkich wydzielonych z niej teczek podmiotu/przedmiotu)
- wydzielając podteczki - każda podteczka ma własny spis spraw

[Forumowicz]

Ale podteczka musi być zarchiwizowana z teczką macierzystą prawda? A teczki przedmiotu lub podmiotu?

[Rovan]

W obydwu przypadkach archiwizujemy razem.
Natomiast nie stoi to na przeszkodzie aby poszczególne teczki podmiotu, czy podteczki w ramach jednej teczki-matki miały różne kategorie archiwalne.

[Forumowicz]

Czyli wtedy całość ma wyższą kategorię?

[Rovan]

Nie. Mylisz dwie kwestie

Gdybyśmy w jednym opakowaniu jednostkowym (teczka, segregator) połączyli dokumentacje o różnych kategoriach (np. wskutek łącznego prowadzenia dokumentacji o z różnych klas), wówczas całe opakowanie otrzyma najwyższą z tych kategorii archiwalnych.

Natomiast tutaj mówimy o sytuacji niejako odwrotnej - gdy dokumentacja mieszcząca się w jednej klasie (teczce rzeczowej, nie aktowej), otrzymuje różne kategorie archiwalne i zostaje rozdzielona na osobne teczki podmiotu lub podteczki.

[Forumowicz]

Nie. Mylisz dwie kwestie

Gdybyśmy w jednym opakowaniu jednostkowym (teczka, segregator) połączyli dokumentacje o różnych kategoriach (np. wskutek łącznego prowadzenia dokumentacji o z różnych klas), wówczas całe opakowanie otrzyma najwyższą z tych kategorii archiwalnych.

Natomiast tutaj mówimy o sytuacji niejako odwrotnej - gdy dokumentacja mieszcząca się w jednej klasie (teczce rzeczowej, nie aktowej), otrzymuje różne kategorie archiwalne i zostaje rozdzielona na osobne teczki podmiotu lub podteczki.

Czyli w tej sytuacji nie mogę stworzyć teczki zbiorczej. Ale teraz nie rozumiem jeszcze jak archiwizować te teczki. Bo jeśli archiwizujemy je razem tj teczkę matkę i teczkę podmiotu lub teczkę matkę i podteczke, jaką nadajemy kategorię? Czy chodzi o to, że w ramach teczki rzeczowej rozdzielam fizycznie podteczke, która ma inną kategorię archiwalną?

[Rovan]

Podteczki, czy teczki podmiotu/przedmiotu zawsze są odrębne fizycznie od teczki matki.
Stanowią jedną całość w tym sensie, że są jedną teczką rzeczową, ale fizycznie stanowią odrębne teczki aktowe i nic nie stoi na przeszkodzie aby miały różne kategorie archiwalne jeśli wynika to z odrębnych regulacji (jak w przypadku sprawozdań rocznych i okresowych).

Archiwizujemy je razem - po zakończeniu wszystkich spraw w teczce rzeczowej i jej podteczkach/teczkach podmiotu, ale okres przechowywania każdej z tych teczek podmiotu, czy podteczek może być różny.

[Forumowicz]

Już rozumiem Bardzo dziękuję za pomoc