W dniach 25-26 października odbyła się konferencja organizowana przez NDAP, IPN, UMK i Uniwersytet Warmińsko-Mazurski z cyklu Symposia Archivistica "Problemy wyszukiwania informacji w polskich archiwach".
https://ipn.gov.pl/pl/aktualnosci/59383,Sympozjum-naukowe-Problemy-wyszukiwania-informacji-w-polskich-archiwach-Warszawa.htmlByłam tylko w 1 dzień, oto parę uwag.
1. Prof. B. Ryszewski (jeden ze współorganizatorów):
- stwierdził, że organizatorzy mieli trudności z pozyskaniem referentów, stąd mniej referatów niż zakładano początkowo;
- trudności i braki w systemach wyszukiwawczych w Polsce to skutek różnorodności zasobu wynikającego z historii (Siemieński wyliczył ponad 30 ustrojów!) i dużej liczby systemów kancelaryjnych,
- największy brak tych systemów to nieuwzględnianie struktury zasobu,
- obserwuje zastój nad metodyką opracowania zasobu staropolskiego (opracowuje się gł. akta współczesne),
- duża rola użytkownika jako uczestnika systemu,
- klasyfikacja rzeczowa (taka jak w bibliotekach) niezwykle skomplikowana w archiwach.
2. Prof. W. Chorążyczewski:
? uderzał się w swoje "uniwersyteckie" piersi twierdząc, że kształcenie uniwersyteckie nie przygotowuje dobrze studentów do prowadzenia kwerend w archiwach,
- bardzo potrzebni edukatorzy wyszukiwania,
- przypomniał model M. Handelsmana, wg którego użytkownik ma przyjść do archiwum przygotowany,
- wielu historyków nie chce szczegółowych opisów sporządzanych przez archiwistów, bo nie mają do nich zaufania (apel do archiwistów: nie przeszkadzajcie nam w poszukiwaniach!)
- czy zniknie wyszukiwanie proweniencyjne, kontekstowe?
3. Naczelny Dyrektor W. Woźniak (tytuł wystąpienia: Strategia opracowania w archiwach państwowych z punktu widzenia potrzeb użytkowników): cel opracowania jako dostarczenie informacji z zawartości materiałów archiwalnych (wysoka jakość informacji) oraz dostarczenie jak najpełniejszej informacji (duża ilość informacji),
Co w strategii opracowania:
- co opracowywać, czyli kryteria wyboru zespołów do opracowania w oparciu o analizę potrzeb użytkowników,
- dla kogo opracowywać, czyli należy poznać użytkownika i jego potrzeby oraz przewidywać i rozwój (poszłabym dalej, do
wywoływania potrzeb użytkowników, temu powinny służyć także działania popularyzacyjne, a także retrokonwersja),
- opracowywać za pomocą wydajnych narzędzi metodycznych, procedur oraz szerszego wykorzystania narzędzi IT w przyszłości (mam nadzieję, że Naczelny Dyrektor ma na myśli niedaleką przyszłość
),
- strategia opracowania ma wskazać długoterminowy cel i mierniki działań (zwracam uwagę na mierniki
).
4. A. Rosa mówiła o barierach informacyjnych użytkowników (na podst. badań sondażowych M. Cołbeckiej) na próbie 50 studentów archiwistyki UMK. Tu na marginesie przypomniała mi się wypowiedź jednego z wysokich urzędników NDAP sprzed kilku lat (teraz emeryta), że użytkownicy świetnie sobie radzą w archiwach mimo kłód, które rzucamy im pod nogi, tworząc zespoły, serie itp.
4. Dopytywaliśmy kolegów z IPN jak wygląda u nich procedura uznawania zespołów za opracowane (mają w ustawie wśród zadań zapisane opracowywanie) i jaki procent zasobu mają opracowany. Okazało się, że procedur nie mają, opracowanych mają ok. 50% zasobu (tak zrozumiałam), skupili się na ewidencjonowaniu, mają zasób w 100% zewidencjonowany. Nie stosują w swojej pracy klasycznego modelu opracowania (z inwentarzem, wstępem itd.), także dlatego, że mają w zasobie głównie części zespołów.
5. Użytkownik był odmieniany przez wszystkie przypadki oraz różne kategorie:
- użytkownik jako uczestnik systemu informacyjnego,
- użytkownik właściwy, czyli rzeczywiście poszukujący,
- użytkownik poza systemem informacyjnym (np. archiwista idący do magazynu bez potrzeby zaglądania do inwentarza, bo wie, w jakim magazynie są interesujące go akta),
- użytkownik trudny,
- użytkownik dociekliwy,
- użytkownik oswojony,
- użytkownik łatwy (w XXI w.).
6. Dużo było o badaniu potrzeb użytkowników (bardzo chciałabym w końcu takowe zobaczyć). Pamiętam na Konfrontacjach toruńskich parę lat temu wypowiedź znanej archiwistki, która przestrzegała przed takimi badaniami, bo może się okazać, że użytkownik wcale nie chce takich pomocy, jakie przygotowujemy w archiwach.
7. Słyszałam o użytkownikach, którym nie podoba się nazwa serwisu ?Szukaj w Archiwach? ? bo nie chodzi o to, żeby szukać, chodzi o to, żeby znaleźć. Znajdź w Archiwach?
8. Z 2 dnia obrad w Przystanku Historia IPN miała być transmisja online, tak mówili koledzy z iPN kiedy ich dopytywałam, ale transmisji nie było, mam nadzieję, że rejestrowali obrady i będzie można odsłuchać sobie resztę wystąpień.
PS. I ani razu nikt nie wspomniał o FOPAR
Pozdrawiam
