Na tym etapie jednak tylko stowarzyszenie Archiwizjoner wniosło uwagi do projektu. Liczę że więcej uwag pojawi się przy opiniowaniu - zwłaszcza ze strony jednostek które mają EZD i składy.
Głowię się nad tym bo także w moim urzędzie możliwość brakowania składów to pilna potrzeba, a przepis w proponowanym brzmieniu budzi poważne wątpliwości.
Jak powszechnie wiadomo, brakowanie obecnie generalnie polega na tym, że podmiot stwierdza upłynięcie czasu przechowywania dokumentacji i że utraciła już znaczenie, a Archiwum państwowe stwierdza że to nie są materiały archiwalne. W przypadku składów to drugie załatwia nam proponowany zapis ustawowy. Pozostaje "tylko" zmartwienie dla podmiotu - stwierdzenie utraty znaczenia, w tym wartości dowodowej. Istotą konceptu brakowania składów jest możliwość brakowania całych ich roczników, bez specjalnego oglądania się jakich spraw dotyczą, zwłaszcza jeśli chodzi o kategorię archiwalną. Wyobrażam sobie że archiwista siądzie nad takim rocznikiem, zgodnie z przepisem i procedurą zweryfikuje ilościowo dokumenty przeznaczone do brakowania i nie będzie zastanawiał się nad ich wartością archiwalną czy dowodową. Jeśli projekt przejdzie w proponowanym kształcie, to będzie to co najmniej trudne do wykonania.
Jeśli odwzorowanie ma zastępować papier, to papier można teoretycznie wybrakować od razu po odwzorowaniu, ale rzecz jasna tak się nie będzie działo, będziemy to odsuwać w czasie. Ważne jest jedynie zachowanie zasady - brakujemy całe roczniki składu. Od tego będą pewnie wyjątki (sprawy w toku?), ale nie powinny być one powodowane kategorią archiwalną. Odsuwanie w czasie będzie pomniejszało ilość wyjątków.
Przepis musi dawać podmiotowi pewność że brakowanie jest w takiej sytuacji działaniem w pełni legalnym i że nie narusza wartości dowodowej elektronicznych akt spraw. Tymczasem zanosi się na to, że kategoria archiwalna jednak będzie miała znaczenie a brakowanie składu okaże się fragmentaryczne. Projekt w obecnym brzmieniu przede wszystkim "zabezpiecza interesy" archiwów państwowych - zapobiega przekazywaniu do nich składów dokumentów odwzorowanych i ułatwia wydawanie zgód na brakowanie. Dla nas to za mało, bo będziemy musieli się zastanawiać co bezpiecznie możemy wybrakować a co nie.
Co będzie się dało wybrakować jeśli projekt wejdzie w życie w obecnym kształcie? Wyobraźmy sobie, że przekazaliśmy już do ADE dokumentację elektroniczną spraw kat. A, ap to potwierdziło, usunęliśmy tę dokumentację z naszego EZD. Zostały tylko dokumenty powiązane z tymi sprawami, przechowywane w składzie. Chyba można je wybrakować? Albo przechowywać wiecznie jako kategorię B?
Dalej: przyjmijmy, że mamy do czynienia ze sprawami elektronicznymi kat. B, które można już wybrakować. Póki co, to trochę niepotrzebne działanie, może się jednak okazać że będziemy musieli już teraz brakować sprawy elektroniczne - właśnie przez składy. Równoczesne brakowanie "przeterminowanych" spraw elektronicznych i powiązanych z nimi dokumentów ze składów to w miarę czysta i pewna sytuacja, pozbędziemy się ze składów nawet dokumentów nie odwzorowanych w całości. Ale czy dałoby się zachować takie sprawy elektroniczne a wybrakować tylko dokumenty ze składów? To prostsze działanie, ale tu już pojawiają się wątpliwości.
Najbardziej ryzykowne wydaje się brakowanie dokumentów papierowych, powiązanych ze sprawami kat. B dla których nie upłynął jeszcze czas przechowywania.
Powtórzę - chodzi o wprowadzenie takiego przepisu, który pozwoli na zastępowanie dokumentów papierowych odwzorowaniami oraz na brakowanie papieru bez względu na kategorię archiwalną spraw.
Jestem ciekaw zdania Ifarowiczów, którzy mają w swoich instytucjach EZD i składy, jak oceniają ten projekt i możliwości brakowania odwzorowanych dokumentów.
