Witam,
przeszukując forum uznałem, że bardziej odpowiednie będzie odświeżenie tego wątku, zamiast zakładanie nowego. Mam problem, który wydaje mi się był tutaj poruszany w nieco innym kontekście. Przytoczyłem poniżej cytat odnoszący się w części do mojego problemu.
Rovan napisał 25 sierpnia 2018:
"Ergo, Dokumentacja juz w momencie jej powstania/wpływu do jednostki objęta jest ochroną przed zniszczeniem lub uszkodzeniem oraz obowiązkiem przechowywania aż do upływu określonego w przepisach okresu przechowywania (a w przypadku materiałów archiwalnych do przekazania jej do AP). Tym samym dokumentacja ta nie może zostać zniszczona ani uszkodzona przed upływem ustalonego przepisami okresu jej przechowywania - czyli nie może być mowy o usunięciu zawartych w niej danych osobowych przed upływem tego okresu".
Przechodząc do sedna:
Chciałbym zapytać o opinię. Może ktoś z forumowiczów jest biegły w sprawach RODO, a może po prostu spotkał się z taką sytuacją. Mianowicie w jednej z instytucji gdzie pracuję (na szczęście nie jest to główne miejsce zatrudnienia) pani kadrowa przygotowała akta osobowe do przekazania do AZ. Gdy je przejrzałem okazało się, że część z dokumentów w nich zawartych w teczkach jest poddanych anonimizacji. Oczywiście są to kopie dokumentów ale posiadają adnotację ?za zgodność z oryginałem? i są integralną częścią akt osobowych.
Na szkoleniu dotyczącym RODO w archiwach było powiedziane, że należy to robić w przypadku gdy nie mamy umowy wykluczającej dalsze przetwarzanie (dla użytkowników zewnętrznych) lub też dany pracownik nie ma upoważnienia do przetwarzania danych. A proces ten powinien wyglądać w ten sposób, że wykonujemy ksero i wtedy na kopii przeznaczonej do udostępnienia anonimizujemy. Natomiast wygląda na to, że w tej sytuacji zostały wykreślone dane z jedynej dostępnej kopii.
Pani kadrowa co prawda powiedziała, że nikt jej nie zarzucił błędu a akta po tej czynności były kontrolowane kilkukrotnie. Podobno inspektor RODO również nie miał większych zastrzeżeń. Jednak u mnie budzi to wszystko zastrzeżenia.
Myślałem, że może powinna napisać oświadczenie, że to ona te akta pokreśliła ale po przemyśleniu sprawy stwierdziłem, że mogło tutaj dojść do niszczenia dokumentacji, a na to są już konkretne przepisy i nie wiem czy to nie będzie zbyt słabe w tej sytuacji. Dodam, że część tych akt należy do wieloletnich pracowników piastujących kierownicze funkcje i zgodnie z zaleceniami NDAP ma wielką szanse na przekwalifikowanie do materiałów archiwalnych.
Odmówiłem podpisania się pod tymi spisami oraz poinformowałem dyrektora jak się przedstawia sytuacja. I na razie sprawa jest w zawieszeniu. Może ktoś jest w stanie coś podpowiedzieć. Ewentualnie w razie konieczności mogę rozwinąć temat.
pozdrawiam