Odpisy w aktach sądowych

[Marcin Kapała]

Ciekawi mnie pewna praktyka kancelaryjna, którą zauważyłem w sądach. W przypadku sporządzania odpisów z akt sądowych (wydanych orzeczeń/ postanowień), ich kopie trafiają do akt zakończonych postępowań. W ten sposób do akt z lat 50-tych, 60-tych, 70-tych wpinane są odpisy sporządzane współcześnie. Każdy kto miał okazję opracowywać akta sądowe, wie o czym piszę. Zakładałem, że tego typu praktyka ma jakąś logiczną podstawę i próbowałem dociekać w sądach jej uzasadnienia. Jedynym argumentem, który usłyszałem, było cytuję - "zawsze tak postępowaliśmy" - koniec cytatu. Oczywiście taka odpowiedź nie jest dla mnie satysfakcjonująca. Czy ktoś z forumowiczów wie, dlaczego w sądach postępują w ten sposób?

[paniarchiwistka91]

Kopie wyroków/postanowień zawsze sporządza się w kilku egzemplarzach na tzw. "zapas". Zdarza się tak, że czasami ktoś zwraca się do Sądu o odpis takiego orzeczenia lub trzeba rozesłać do innej instytucji i wtedy mamy już przygotowany, poświadczony za zgodność z oryginałem egzemplarz.

[muniekdm]

Marcinie Taka jest w sadach praktyka, że jeśli ktoś chciałby odpis wyroku to wniosek trafia do akt sprawy. Dzisiaj też wyroki sporządzane w latach 50-ych, 60-ych, 70-ych przepisuje się komputerowo. pewnie to wynika z faktu, ze kserokopia z takiego starego dokumentu wyglądałaby źle.
Najgorsze jest, że pracownicy tak postępują także w przypadku akt, które są już w zasobie AP. Wydział wypożycza akta a potem zwraca akta z wnioskiem, kopią wydanego postanowienia/wyroku, często także z pismami dotyczącymi wypożyczenia akt z AP. Pracownicy wychodzą bowiem z założenia, że są to ich akta i mogą tam doszywać wszystko. Taka jest praktyka.

[Marcin Kapała]

Marcinie Taka jest w sadach praktyka, że jeśli ktoś chciałby odpis wyroku to wniosek trafia do akt sprawy. Dzisiaj też wyroki sporządzane w latach 50-ych, 60-ych, 70-ych przepisuje się komputerowo. pewnie to wynika z faktu, ze kserokopia z takiego starego dokumentu wyglądałaby źle.
Najgorsze jest, że pracownicy tak postępują także w przypadku akt, które są już w zasobie AP. Wydział wypożycza akta a potem zwraca akta z wnioskiem, kopią wydanego postanowienia/wyroku, często także z pismami dotyczącymi wypożyczenia akt z AP. Pracownicy wychodzą bowiem z założenia, że są to ich akta i mogą tam doszywać wszystko. Taka jest praktyka.

Wiem Mariuszu, że taka praktyka w wymiarze sprawiedliwości funkcjonuje. Próbuję jednak dociec źródeł tej praktyki. Co z zasadą niepodzielności zespołu i przynależnością kancelaryjną? Przecież w tego typu sytuacjach nie może być mowy o czynnym dziedziczeniu dokumentacji. Sporządzony odpis nie stanowi dokumentacji prowadzonego przed sądem postępowania.

Kopie wyroków/postanowień zawsze sporządza się w kilku egzemplarzach na tzw. "zapas". Zdarza się tak, że czasami ktoś zwraca się do Sądu o odpis takiego orzeczenia lub trzeba rozesłać do innej instytucji i wtedy mamy już przygotowany, poświadczony za zgodność z oryginałem egzemplarz.

Mam pytanie uzupełniające  jeżeli w sądach powstają odpisy na zapas, to wydaje się je, np. po dziesięciu latach od sporządzenia? Rozumiem uzasadnienie ale z archiwalnego punktu widzenia mnie nie przekonuje.

[paniarchiwistka91]

Z archiwistycznego punkt widzenia odpisy orzeczeń na końcu akt są całkowicie niepotrzebną makulaturą, bo przecież nie może być żadnych luzów w aktach. Wydaje mi się, że dawno temu jak pisało się orzeczenia ręcznie lub na maszynie, albo nawet przed wprowadzeniem systemu Currenda słuszne było zostawianie ich odpisów w aktach, wtedy faktycznie szło się do archiwum i nie brało się całych akt tylko odpis orzeczenia. Teraz wszystko jest w systemie, 3 kliknięcia i mamy wydrukowany wyrok lub postanowienie. Chociaż ja jak archiwizowałam akta spraw sądowych z lat 50-tych, 60- tych, gdzie orzeczenia były pisane ręcznie, które czasami baaaaardzo ciężko rozczytać lub aby je rozczytać trzeba poświęcić dużo czasu, a w aktach były odpisy tych orzeczeń przepisanych już przez kogoś na maszynie - to te maszynowe "luzy" zostawiłam w aktach na końcu, bo pomyślałam, że może to ułatwić przyszłym użytkownikom korzystanie z tych akt.

[Marcin Kapała]

Z tego co piszecie wynika, że praktyka kancelaryjna, o której dyskutujemy, wypracowana została zwyczajowo. Nie ma przepisów proceduralnych, które narzucają taki sposób postępowania.

[muniekdm]

W sądach wiele spraw jest prowadzonych zwyczajowo  Ja np. staram się odkryć źródło Ldz-ów Odpisy wydaje się niezależnie od czasu jaki upłynął od zakończenia.
postępowania. Myślę, że AP powinny bardziej pochylić się nad tym tematem.