Jeszcze jedna, zasadnicza rzecz - instrukcje kancelaryjne odrębnie opisują traktowanie przesyłek przez punkty kancelaryjne (przesyłki na adresy mailowe wskazane przez instytucję) od przesyłek adresowanych na skrzynki mailowe pracowników. Jeśli coś trafia na adres mailowy instytucji, to o ile nie jest spamem, powinno być rejestrowane jako przesyłki wpływające. Zastanawiać się nad tym czy rejestrować, czy nie może ewentualnie pracownik, który dostaje maile na swoją mailową skrzynkę pracowniczą. Wtedy w ogóle Kpa nie ma zastosowania, do oceny pracownika pozostaje istotność maila dla prowadzonych spraw.