Zasadniczo tworzy się jeden spis zdawczo-odbiorczy dla dokumentacji niearchiwalnej, o kat. mniejszej niż B50, która jest przekazywana z jednej komórki organizacyjnej do archiwum. Natomiast zasadą jest tworzenie odrębnych spisów dla różnych rodzajów dokumentacji (o ile pod pojęciem rodzaju dokumentacji rozumiemy: dokumentację aktową, techniczną, fotograficzną, audiowizualną itd.).