"Sztuczne" to jest nanoszenie symbolu 3035 dla dokumentacji z 2002 roku, a więc z okresu, kiedy wykaz akt z 2011 r. nie obowiązywał. Nie ma podstawy prawnej dla takiej czynności. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (...) wprowadziło obowiązek weryfikacji kategorii archiwalnych, ale nie pozwala na nadawanie symboli dla dokumentacji wcześniejszej. Zawsze stosować należy symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, który obowiązywał w okresie, kiedy dokumentacja powstała. Jeżeli wykazu nie było żadnego, wówczas sytuacja byłaby odmienna - to już jednak inny temat.
Natomiast zakazuje się "sztucznie" nanosić znaku sprawy na dokumenty, które w czasie, gdy powstawały, nie były rejestrowane jako sprawy i nie były oznaczane znakami spraw. Zakaz ten dotyczy nadania znaku spraw na dokumentach, które nie prowadzono pod tymi znakami, ale innym zagadnieniem jest przyporządkowanie całości teczki z dokumentacją pod symbol klasyfikacyjny (a tak jest w tym przypadku).