Archiwum zakładowe - problem.

[cossack]

Dzień dobry dla wszystkich!

Chciałbym zaczerpnąć porady od archiwistów bardziej doświadczonych ode mnie. Postaram się krótko opisać sprawę - właśnie "sprawa" jest tutaj istotnym słowem, a dokładniej: spis spraw.

Zacznę od tego, że jestem archiwistą zakładowym w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej. Od tego roku wprowadzono u nas bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na JRWA. Wśród pracowników wielkie zamieszanie, dziennie tysiące pytań do mnie. Ciężki mój los 

Przechodząc do konkretów - chodzi mi o okres przejściowy i zakładanie spisów spraw. Wiele spraw ciągnie się od lat - chodzi mi tutaj głównie o teczki klientów. Oczywiście przed 2017 rokiem sprawy nie były rejestrowane. Dla przykładu - mamy teczkę pana X założoną w 2015 roku. Są w niej różne sprawy: np. zasiłki itd. Czy kolejne sprawy dotyczące pana X mają być od teraz rejestrowane w spisie spraw? Wiązałoby się to, że dokumenty sprzed 2017 roku nie byłyby rejestrowane, a napływające po 2017 roku już tak. A może lepiej teczki rozpoczęte wcześniej kończyć na dotychczasowych zasadach?

Druga sprawa - co byście zrobili z taką dokumentacją: np. komornik wysyła zapytanie czy dany klient korzysta z pomocy społecznej. Pracownik sprawdza w systemie i odpisuje: tak albo nie. Pracownikowi coś takiego jest w ogóle niepotrzebne, nie służy mu do niczego, nie przedstawia to żadnych wartości archiwalnych. Może Bc?

Pozdrawiam!

[ArchiwistaMOPS]

"Przechodząc do konkretów - chodzi mi o okres przejściowy i zakładanie spisów spraw. Wiele spraw ciągnie się od lat - chodzi mi tutaj głównie o teczki klientów. Oczywiście przed 2017 rokiem sprawy nie były rejestrowane. Dla przykładu - mamy teczkę pana X założoną w 2015 roku. Są w niej różne sprawy: np. zasiłki itd. Czy kolejne sprawy dotyczące pana X mają być od teraz rejestrowane w spisie spraw? Wiązałoby się to, że dokumenty sprzed 2017 roku nie byłyby rejestrowane, a napływające po 2017 roku już tak. A może lepiej teczki rozpoczęte wcześniej kończyć na dotychczasowych zasadach?"

Spisy spraw prowadzi się dla klasy końcowej wykazu akt, czyli w praktyce MOPS dla każdego rodzaju świadczenia pracownicy powinni zakładać i prowadzić oddzielne spisy spraw. Jeżeli wasz wykaz akt na to pozwala, można zakładać teczki zbiorcze na akta klientów MOPS (dla każdego klienta osobna teczka) i odkładać do nich sprawy zarejestrowane w kilu różnych spisach spraw. Dla tego rodzaju teczki zamiast spisu spraw prowadzi się rejestr  świadczeniobiorców. Często w MOPS określa się ten rejestr, ?rejestrem rodzin?, a numer naniesiony na teczkę, ?numerem rodziny?. Przypuszczam, że teczka Pana X, o której piszesz, prawdopodobnie jest właśnie taką teczką zbiorczą i jeżeli Pan X jest nadal waszym klientem, w teczce mogą znajdować się decyzje na podstawie których ten Pan nadal pobiera świadczenia. Takiej teczki nie można zakończyć.

Najlepszym rozwiązaniem będzie telefon w tej sprawie do archiwum państwowego. 

"Druga sprawa - co byście zrobili z taką dokumentacją: np. komornik wysyła zapytanie czy dany klient korzysta z pomocy społecznej. Pracownik sprawdza w systemie i odpisuje: tak albo nie. Pracownikowi coś takiego jest w ogóle niepotrzebne, nie służy mu do niczego, nie przedstawia to żadnych wartości archiwalnych. Może Bc?"

U mnie jest to klasyfikowane jako ?Informowanie jednostek zewnętrznych o osobach korzystających ze świadczeń lub dodatków? i kategoria B5.

[cossack]

Dziękuję za odpowiedź!

Chyba trochę źle sformułowałem pytanie, gdyż się nie zrozumieliśmy do końca Oczywiście wiem, że takiej teczki zakończyć nie można. I jak najbardziej można u nas prowadzić teczki zbiorcze i jest to bardzo często stosowane. Teczki zbiorcze są złym przykładem, dlatego podam inny.
Przyjmijmy, że w 2016 roku została założona teczka na "Kontrole zewnętrzne w jednostkach nadzorowanych i koordynowanych przez MOPS". Teczka na koniec roku nie została zakończona, gdyż w 2017 roku wpływają do niej jeszcze jakieś sprawy (powiedzmy, że protokoły pokontrolne). I tak jak już wspominałem, od 2017 roku obowiązuje u nas system bezdziennikowy i nowy wykaz akt. I moje pytanie brzmi: czy do spraw, które dotyczą tej kontroli i wpływają po 2017 roku, mam założyć spis spraw i je rejestrować? Czy może teczki rozpoczęte przed 2017 rokiem mam kończyć na starych zasadach?

O widzisz, u mnie w wykazie akt nie ma takiego hasła, a na pewno by mi się przydało. Będę musiał zawnioskować o rozszerzenie.

I ostatnia sprawa - jaką dokumentację (nie licząc pism powielanych i jakichś własnych materiałów pomocniczych) traktujecie jako kategoria Bc?

Pozdrawiam!