Brakowanie zdigitalizowanych materiałów archiwalnych

[Ela Czajka]

Na kongresie w Seulu w wystąpieniu "Is the Original Record King? A National Archives of Australia Digital Initiative", australijscy archiwiści przedstawili założenia National Archives of Australia, dotyczące brakowania materiałów archiwalnych wytworzonych po 1980 roku, które zostały zdigitalizowane. Ma to nie tylko zwolnić miejsce w magazynach, lecz również ułatwić dostęp do archiwaliów. Wyłączone zostaną m.in. te materiały, które są niepowtarzalne oraz te, które muszą być przechowywane jako dowód prawny w postępowaniu urzędowym lub sądowym. W niektórych przypadkach NNA mogą zgodzić się na przekazanie przeznaczonych na brakowanie materiałów archiwalnych ich wytwórcom lub nawet prywatnym przechowawcom. Podobną politykę mają zamiar wprowadzić Finowie.
A jak to widzą polscy archiwiści?

[Marcin Kapała]

Podejście rewolucyjne  chyba trzeba będzie oswoić się z myślą, że w innych krajach zdecydowano się na taką praktykę, zanim sami coś postanowimy zrobić. Zastanawiam się jednak, czy nie jest to dobry sposób na pozbycie się problemu z kwaśnym papierem.

[Śpioszek]

Rzeczywiście trochę problemów, by to rozwiązało... patrząc na przeciążenie naszych ap'ów i rezerwę magazynową z brakiem perspektyw często na kolejne 10-15 lat...
pomijam śmieci jakie są nierzadko gromadzone jako materiał archiwalny z powodu naładowania -rzeczowych- kategorią A, co połączone z brakiem świadomości i wiedzy na przedpolu archiwalnym- jest przerażające.
Kwestia rzeczywiście zdroworozsądkowego podejścia i pozostawienia materiałów ważnych i niepowtarzalnych. to pewnie nasza nieunikniona przyszłość, być może daleka, ale nie ma się co oszukiwać ;P

[Jarek]

Tak, tak, najważniejsza jest świadomość "klasowa", a materiały archiwalne to odpowiednio stare akta i nie może ich być dużo. Czuję się jakbym czytał jakiś tekst z lat 70. ubiegłego wieku.
Nasza nieunikniona przyszłość to oderwanie się od pseudonaukowych koncepcji dotyczących wartościowania i dokumenty cyfrowe, a nie mękolenie o "materiałach ważnych i niepowtarzalnych".

Pisałem już o tym - przy okazji prac nad zmianami przepisów z zakresu prawa praca (możliwość prowadzenia elektronicznych akt osobowych itd), miałem taki pomysł trochę obok tych prac - żeby obowiązkowo digitalizować wszystkie akta osobowe ze sfery państwowego zasobu archiwalnego, które przechowawca chciałby wybrakować. Czyli - chcesz wybrakować, musisz najpierw zeskanować. AP mogłoby sobie po staremu zrobić ekspertyzę, wygrzebać z tego do przechowywania jakiś procent akt do przechowywania także w papierze, ale obowiązkowo bierze skany całości i dopiero wydaje zgodę na brakowanie papieru. Pomysł przepadł, ale może warto zacząć od czegoś takiego?

[Maciej Zdunek]

Przechowywanie papieru kosztuje, ale "cyfry" również (nie wspominając dodatkowo o kosztach digitalizacji).
Kto miałby za to płacić? No i dlaczego mamy skanować akta kat. B, skoro jeszcze nie zeskanowaliśmy wszystkich materiałów kat. A? Które niejednokrotnie są w gorszym stanie, a digitalizacja jest dla nich jedynym sposobem na zachowanie dla potomnych?

[Jarek]

Założenie jest takie - zachowanie całości informacji, mimo zniszczenia papierowego pierwowzoru. Archiwa państwowe nie pomieszczą wszystkiego, obecni przechowawcy też nie będą tego przechowywać w nieskończoność, problem wcześniej czy później się pojawi, a wartościowanie akt osobowych to nieporozumienie. Koszt skanowania spadłby na obecnego przechowawcę, ale bonusem mogłoby być pozbycie się przezeń papieru (może nawet przed upływem 50 lat?). To jest luźny pomysł, który może się okazać niewiele wart z jakiejś bardzo prozaicznej przyczyny, tą przyczyną może być koszt skanowania, może być skala (może miałby sens tylko przy ograniczeniu się do BE50). No i oczywiście, najpierw musi być takie ADE, które to pomieści i utrzyma.

[Marcin Kapała]

W przypadku kwaśnego papieru mamy dwie możliwości:

• poddać akta czasochłonnemu i kosztownemu procesowi odkwaszania dokumentacji,
  /prawdopodobnie nie uda się wówczas uratować wszystkich archiwaliów/
• poddać akta digitalizacji i zachować zawarte w nich informacje, a procesowi odkwaszania poddać tylko akta najcenniejsze
  /mniej cenne pierwowzory archiwaliów mogą zostać fizycznie zniszczone/

[Ewap]

Warto nawiązać i do tego wątku.
Niestety z wypowiedzi p. Marcina wynika, że kompletnie nie jest brana pod uwagę wartość dowodowo-prawna dokumentacji, której nie należy mylić z tzw. dokumentacją "najcenniejszą" (nota bene ciekawe kryterium )

A warto nawiązać do tego co w swoim programie działania wpisała CKAOD kadencji 2012-2016 - pkt 1.1.
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/centralna_komisja/zatwierdzony_program_dziaania_CKAOD.pdf
Opisane to było także w Archeionie

To co pojawiło się programie prac CKAOD wynikało z wcześniejszych doświadczeń ze sposobu zachowania formularzy ze spisu powszechnego z początku lat dwutysięcznych. Po prostu zachowano ich skany po anonimizacji a papierowe formularze zniszczono.

Jest dużo dokumentacji, która nie ma wartości dowodowo-prawnej, gdzie interesuje nas raczej treść niż konkretny nośnik. Można by więc pomyśleć nad zachowaniem wyłącznie skanów, zamiast robić śmieszne selekcje typu 5% lub 10%.

Szkoda że CKAOD nie zdążyła popracować nad tym tematem. Nie musielibyśmy się zachwycać zagranicznymi wzorami i stwierdzać (styczeń 2017) rewolucyjność tam gdzie już koncepcja dawno zaistniała (2012 r.).