Kwalifikacja składów chronologicznych

[Kajka]

Skupmy się teraz na konkretach, czyli obowiązującym stanie prawnym.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dziennik Ustaw nr 14 z 20 stycznia 2011 r. (poz. 67)  podaje status skanów w systemach EZD:

odwzorowanie cyfrowe ? dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru

Dokumentacja w składach chronologicznych stanowi integralną część akt sprawy, jest przyporządkowana do konkretnego JRWA i posiada określoną kategorię archiwalną. Dokumenty w składzie mają ma status oryginałów, a skany to tylko kopie.

[Paweł z ...]

...Nie można mówić e nie będziemy przestrzegać przepisów bo są głupie, jeśli tak jest faktycznie to trzeba je zmienić. ...

Nigdzie nie nawoływałem by nie przestrzegać przepisów  , wyraziłem wątpliwość co do ich interpretacji. Z ostatnim słowem "zmienić" w tym zdaniu w pełni się zgadzam 
Wrzucę jeszcze jedno pytanie a propo przepisów:
W instrukcji archiwalnej z 2011 roku w § 15 ust. 3 pkt. 4 stoi, że w przypadku dokumentacji składów dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego usuwa się części metalowe i plastikowe. Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwów państwowych? Dlaczego nie nałożono takiego obowiązku dla dokumentacji w pełni odwzorowaniej? Zapomniał ustawodawca czy był jakiś inny powód?
Przypominam, że w przykładowej instrukcji archiwalnej opublikowanej na stronie NDAP jest zapis:

§ 43.
W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne
w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego
w systemie EZD, lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, oraz sporządza się ich spisy.

Ciekawe jaka jest praktyka archiwów przy zatwierdzaniu nowych instrukcji archiwalnych związanych z EZD? Jaki zapis jest stosowany? Czy ten z instrukcji z 2011 czy z przykładowej?

[Marcin Kapała]

Zmiana przepisów jest konieczna. Dzisiejsze rozwiązania przewidziane w RPM z 18 stycznia 2011 r. z jednej strony wydają się być rewolucyjne, ponieważ dają możliwość wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jednak z drugiej strony przewidują skład chronologiczny, który w moim odczuciu jest anachronizmem. Wydaje się, że sednem problemu jest odwzorowanie cyfrowe, które jest jedynie kopią pierwowzoru dokumentacji papierowej. Nie możemy go zrównać w sensie prawnym z oryginałem. Należy zadać sobie pytanie, co zrobić, żeby odwzorowanie cyfrowe posiadało status zastrzeżony dla pierwowzoru. Wbrew pozorom problem nie jest nowy, chociaż dotyczył dotychczas głównie dokumentacji papierowej. Linia orzecznicza sądów jest w tym zakresie konsekwentna i można ją sprowadzić to stwierdzenia, że niepoświadczona kopia (ksero, skan) nie jest dokumentem. Wniosek jest taki, że niezbędna dla odwzorowania cyfrowego jest jakaś forma uwierzytelnienia. Myślę, że dopiero wówczas będzie można wprowadzić dla składów chronologicznych zapisy analogiczne do tych, które obowiązują w przypadku składów informatycznych nośników danych. Dane na nośnikach informatycznych, które zostały wprowadzone do EZD, możemy już dzisiaj traktować jako kategorię Bc. W ich przypadku nie mamy jednak problemu ze statusem oryginału i kopii, ponieważ dane te nie są trwale związane z nośnikiem.

Wrzucę jeszcze jedno pytanie a propo przepisów:
W instrukcji archiwalnej z 2011 roku w § 15 ust. 3 pkt. 4 stoi, że w przypadku dokumentacji składów dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego usuwa się części metalowe i plastikowe. Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwów państwowych? Dlaczego nie nałożono takiego obowiązku dla dokumentacji w pełni odwzorowaniej? Zapomniał ustawodawca czy był jakiś inny powód?

Dla mnie to kolejny przykład braku konsekwencji prawodawcy. Przepisy nie są spójne. Myślę jednak, że rozporządzenie z 18 stycznia 2011 i tak jest bardziej miarodajne, niż przykładowa instrukcja archiwalna opublikowana na stronach internetowych NDAP.

[Kajka]

Zmiana przepisów jest konieczna. Dzisiejsze rozwiązania przewidziane w RPM z 18 stycznia 2011 r. z jednej strony wydają się być rewolucyjne, ponieważ dają możliwość wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jednak z drugiej strony przewidują skład chronologiczny, który w moim odczuciu jest anachronizmem. Wydaje się, że sednem problemu jest odwzorowanie cyfrowe, które jest jedynie kopią pierwowzoru dokumentacji papierowej. Nie możemy go zrównać w sensie prawnym z oryginałem. Należy zadać sobie pytanie, co zrobić, żeby odwzorowanie cyfrowe posiadało status zastrzeżony dla pierwowzoru. Wbrew pozorom problem nie jest nowy, chociaż dotyczył dotychczas głównie dokumentacji papierowej. Linia orzecznicza sądów jest w tym zakresie konsekwentna i można ją sprowadzić to stwierdzenia, że niepoświadczona kopia (ksero, skan) nie jest dokumentem. Wniosek jest taki, że niezbędna dla odwzorowania cyfrowego jest jakaś forma uwierzytelnienia. Myślę, że dopiero wówczas będzie można wprowadzić dla składów chronologicznych zapisy analogiczne do tych, które obowiązują w przypadku składów informatycznych nośników danych. Dane na nośnikach informatycznych, które zostały wprowadzone do EZD, możemy już dzisiaj traktować jako kategorię Bc. W ich przypadku nie mamy jednak problemu ze statusem oryginału i kopii, ponieważ dane te nie są trwale związane z nośnikiem.

W tej chwili nie mamy uregulowań prawnych umożliwiających dokonywanie uwierzytelnienia skanowanych dokumentów, czyli "po zeskanowaniu zniszcz" póki co jest niedopuszczalne. Trzeba by było przyjrzeć się jak ten problem został rozwiązany w innych krajach.

Wrzucę jeszcze jedno pytanie a propo przepisów:
W instrukcji archiwalnej z 2011 roku w § 15 ust. 3 pkt. 4 stoi, że w przypadku dokumentacji składów dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego usuwa się części metalowe i plastikowe. Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwów państwowych? Dlaczego nie nałożono takiego obowiązku dla dokumentacji w pełni odwzorowaniej? Zapomniał ustawodawca czy był jakiś inny powód?

Dla mnie to kolejny przykład braku konsekwencji prawodawcy. Przepisy nie są spójne. Myślę jednak, że rozporządzenie z 18 stycznia 2011 i tak jest bardziej miarodajne, niż przykładowa instrukcja archiwalna opublikowana na stronach internetowych NDAP.

W składach chronologicznych zszywanie pakietów dokumentów z RPW jest regułą, nikt nie chce latających kartek . Po dwóch latach dokumentacja ze składów chronologicznych powinna być przejmowana na stan archiwum zakładowego i tu pytanie: ze zszywkami czy bez? Jak to wygląda w praktyce to chyba mógłby się Jarek wypowiedzieć.

[Marcin Kapała]

W tej chwili nie mamy uregulowań prawnych umożliwiających dokonywanie uwierzytelnienia skanowanych dokumentów, czyli "po zeskanowaniu zniszcz" póki co jest niedopuszczalne. Trzeba by było przyjrzeć się jak ten problem został rozwiązany w innych krajach.

Mieliśmy rozmawiać o rozwiązaniach, które mogą mieć przełożenie na nowelizację przepisów. Uważam, że uwierzytelnianie odwzorowań cyfrowych jest prostym sposobem, który zrównuje w statusie prawnym elektroniczną kopię z oryginalnym dokumentem papierowym. Najlepiej, żeby potwierdzenie odbywało się w momencie wprowadzania odwzorowania cyfrowego do systemu EZD. Nie rozstrzygam w szczegółach, jak miałoby to wyglądać. Uwierzytelnianie nie rozwiązuje jednak problemu dotychczas narosłej dokumentacji. Oczywiście możemy sprawdzić, jakie rozwiązania wprowadzone zostały w innych krajach. Musimy jednak pamiętać, że przyjęta zmiana przepisów musi być zgodna z istniejącym w Polsce systemem prawnym (stąd moje odwołania do orzecznictwa sądowego). Zgodnie z dziś obowiązującymi przepisami dokumenty ze składów chronologicznych powinny zostać przekazane do ap, to jest oczywiste. Pytanie czy po 10, czy po 25 latach

W składach chronologicznych zszywanie pakietów dokumentów z RPW jest regułą, nikt nie chce latających kartek . Po dwóch latach dokumentacja ze składów chronologicznych powinna być przejmowana na stan archiwum zakładowego i tu pytanie: ze zszywkami czy bez? Jak to wygląda w praktyce to chyba mógłby się Jarek wypowiedzieć.

Niezależnie od tego, jak wygląda praktyka, standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych określony w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. Poz. 1743) przewiduje usunięcie elementów metalowych i plastikowych (np.: spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, okładek), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej .

[Marcin Kapała]

Przykład rozwiązania, które obowiązuje w kpc:

art. 129 kpc
§ 2(1). Elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego. (?)

Rozwinięcie artykułu w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 września 2016 r. w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie

§ 1. Odpis pisma, dokumentu lub pełnomocnictwa może być poświadczony elektronicznie w formacie:
1) PDF ? jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową albo gdy z przyczyn technicznych nie jest
możliwe sporządzenie poświadczenia mającego postać elektroniczną w formacie XML;
2) XML ? jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać elektroniczną.

[Paweł z ...]

Najlepiej, żeby potwierdzenie odbywało się w momencie wprowadzania odwzorowania cyfrowego do systemu EZD. Nie rozstrzygam w szczegółach, jak miałoby to wyglądać. Uwierzytelnianie nie rozwiązuje jednak problemu dotychczas narosłej dokumentacji. 

Nie jestem prawnikiem, ale mam wątpliwość czy rzeczywiście musimy coś dodatkowo robić? Jak to obecnie wyglda. Pracownik kancelarii wczytuje skan do EZD musi przy tym wskazać w jakiś sposób, czy to skan pełny czy niepełny. W systemie zapisuje się automatycznie data i czas rejestracji dokumentu, zapisywana jest też automatycznie informacja kto dokonał tej czynności. Czyli dokument mamy w jakiś sposób podpisany elektronicznie? Data rejestracji jest w metadanych obowiązkowych dokumentu, nie ma w nich informacji o dokonującym czynności, może więc w tym zakresie warto dodać taki wymóg do metadanych? Co można więcej? Wymagać podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy to zmieni coś w sposób istotny, chyba nie? Zmieniło by znakowanie czasem, które daje datę pewną dokonania czynności - to kosztuje i czy rzeczywiście było by w tym przypadku istotne? Więc może wystarczy wskazać w przepisie, że odwzorowania cyfrowe wprowadzone zgodnie z procedurami do systemu EZD uznaje się za zgodne z oryginałem kopie? To może by załatwiało również sprawę "narosłej dokumentacji"?
Przykład z Kpc nie wydaje mi się adekwatny, bo dotyczy dokumentów poświadczanych przez osoby z zewnątrz a my mamy sytuację, gdy pracownik tego podmiotu wprowadza dane do systemu podmiotu.

Zgodnie z dziś obowiązującymi przepisami dokumenty ze składów chronologicznych powinny zostać przekazane do ap, to jest oczywiste.

A co gdyby zmienić ten paragraf 44 w instrukcji archiwalnej z 2011 roku? Zamienić na taki zapis jaki jest w przykładowej instrukcji archiwalnej NDAP. Co ciekawe są szczęśliwcy, którzy nie mają tego lakonicznego zapisu o przekazywaniu składów do ap! Istna świeżynka  Zarządzenie 44 Ministra Rozwoju z dnia 16 września 2016 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Rozwoju instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
 http://www.infor.pl/akt-prawny/U53.2016.033.0000048,metryka,zarzadzenie-nr-44-ministra-rozwoju-w-sprawie-wprowadzenia-w-ministerstwie-rozwoju-instrukcji-kancelaryjnej-jednolitego-rzeczowego-wykazu-akt-oraz-instrukcji-w-sprawie-organizacji-i-zakresu-dzialania-a.html
Jak sądzę zarządzenie uzgodnione z władzami archiwalnymi. Myślę, że można mieć nadzieję,  że kiedyś w przepisach dla reszty administracji pójdzie to w podobnym kierunku.

[Marcin Kapała]

Nie jestem prawnikiem, ale mam wątpliwość czy rzeczywiście musimy coś dodatkowo robić? ...

Myślę, że tok myślenia mamy podobny. Zgadzam się z Twoim twierdzeniem, że proces wprowadzenia odwzorowania cyfrowego do EZD jest jakąś formą uwierzytelnienia. Zacytowałem KPC, ponieważ chciałem zasugerować, że uwierzytelnieniem może być sam fakt wprowadzenia danych do systemu teleinformatycznego (argumenty opisałeś w swoim poście, dodałbym jeszcze zgodność identyfikatora systemowego naniesionego na dokument papierowy cyfrowo odwzorowany). Można taki zapis umieścić w instrukcji kancelaryjnej (tej z rozporządzenia). Zmianie powinno również ulec pojęcie odwzorowania cyfrowego. Przecież status uwierzytelnienia może wynikać wprost z jego definicji.

[Kajka]

Głos w dyskusji na temat brakowania dokumentacji ze składów chronologicznych.
https://twitter.com/Wo_Wozniak/status/803236233560420352
Finowie zdigitalizują i zniszczą oryginały 80-90% archiwaliów z lat 1976-2016. Pozostaną tylko kopie cyfrowe
Australijczycy również chcą niszczyć dokumentację, która zostanie zeskanowana. Jeżeli dobrze pamiętam, cezura to 1980 rok. Przyjmują również możliwość, że część zeskanowanych, przeznaczonych do zniszczenia materiałów może zostać oddana ich wytwórcom. Spotkali się z burzą w środowisku szczególnie historycznym, ale jednak konsekwentnie wprowadzają swoje postanowienia. 

[Kajka]

Ja nie widzę sensu trzymania papierowych dokumentów w pełni odwzorowanych w EZD bo i tak nikt do nich nie zajrzy. Przy wdrożeniu EZD w moim urzędzie podjęto decyzję ze przez trzy miesiące sprawy będą prowadzone papierowo przy wsparciu systemu. Ludzie przyzwyczaili się do elektronicznego obiegu i jakiż był lament jak przy archiwizacji trzeba było drukować stosy papierów. Dwutorowy obieg zamiast usprawniać pracę sprawia że jest jej dwa razy więcej.

Reasumując odwzorować w pełni przesyłkę papierową, poświadczyć w jakiś sposób tę kopię (podpis elektroniczny w punkcie kancelaryjnym może?), a następnie papier do niszczarki. To tylko kwestia przeskoku mentalnego, bo informacja jest ta sama (papier i plik cyfrowy), zmienia się tylko nośnik. Bez pełnego przejścia w EZD ciągle będziemy się borykać z dodatkową pracą. Może te najważniejsze można by było pozostawić w papierze ale te można policzyć na palcach jednej, no dwóch, rąk

Sprawy urzędowe powinny być tylko i wyłącznie elektroniczne w dłuższej perspektywie czasu. Opór przed niszczeniem wynika, tak myślę, z tego, iż do odczytu papieru nie trzeba dodatkowych urządzeń typu komputer, dostęp jest szybszy (wyszukiwanie już nie), a człowiek po prostu chce mieć w ręku "konkret", a nie cyfrowy zapis odczytywany maszynowo przez zespół tranzystorów (procesor) jako "brak napięcia" i "napięcie", czyli 0 i 1 Niemniej jednak w tę stronę to pójdzie i nie ma odwrotu, bo operacje na plikach cyfrowych, zwłaszcza wszelakie przetwarzanie, jest o wiele szybsze, nie mówiąc o oszczędności miejsca, etc.

Przy EZD trzeba sobie poprzestawiac w głowie pewne kwestie
1 nie ma czegoś takiego jak teczka, dokumentacje grupuje się zgodnie z JRWA w akta spraw i to sprawa jest podstawowym elementem opisu i wyszukiwania
2 sprawy układają się w serie (departamenty) i podserie (wydziały) automatycznie. Jeśli w przypadku reorganizacji sprawy są prawidłowo przerejestrowywane to nie ma problemu z sukcesjami :-)
3 opisuje się każdy dokument i dlatego tak ważne są metadane
Tak na marginesie, to jeszcze niektórzy archiwiści nie mogą przełknąć tego, że w systemie elektronicznym nie ma oryginału i kopii, dwa pliki są tożsame. No chyba że weźmiemy pod uwagę znacznik czasu, że jeden plik był wytworzony wcześniej. Jedna jeszcze uwaga: dzisiaj wszystkie dokumenty, nawet w sprawach tradycyjnych (papierowych) są wytwarzane jako naturalne dokumenty elektroniczne, tyle że bez podpisu. Niemniej jednak ich wydruk jest już wtórny i na potrzeby teczki aktowej. To też daje do myślenia

[Kajka]

Obserwując głosy archiwalnych konserwatystów nie można oprzeć się wrażeniu, że tkwią oni w ciepełku systemu tradycyjnego bez woli przecierania nowych szlaków. Pionierów potrzeba, takich, którzy będą, jak ten ewangeliczny ojciec rodziny, wyciągali ze skarbca archiwistyki i zarządzania dokumentacją (którego archiwistyka jest częścią) rzeczy stare i nowe - dobre praktyki, ale i nowe technologie. Wystarczy odpowiedzieć na pytanie czego tak naprawdę chcemy od dokumentów, komu i czemu mają ostatecznie służyć i jak to najlepiej osiągnąć. Niestety, czasem mam wrażenie, że archiwistyka to sztuka dla sztuki, a nie nauka praktyczna mająca na celu dobro człowieka i, pośrednio, dobro dokumentów (informacji).

[Kajka]

Chciałabym podkreślić, że spostrzeżenia i opinie zamieszczone przeze mnie w trzech ostatnich postach nie są w całości moimi przemyśleniami. Stanowią one kompilację z dyskusji jaką archiwiści z różnych archiwów państwowych toczyli na zamkniętej grupie dyskusyjnej. Niestety nadal nie wszyscy decydują się na otwarte wypowiadanie swojego zdania z obawy o nieprzyjemności z jakimi mogą się spotkać ze strony przełożonych za wypowiedzi będące sprzeczne z "jedynym słusznym stanowiskiem" dyrekcji. 

[Kajka]

Wśród sporej części archiwistów dostrzegam ortodoksyjne przywiązanie do zasad metodyki archiwalnej, a przecież jej główny twórca Kazimierz Konarski był przede wszystkim praktykiem który bazując na swojej wiedzy akademickiej i warsztacie naukowym tworzył własne teorie i wyciągał wnioski. Przez 90 lat rzeczywistość bardzo się zmieniła, mieliśmy elementy filozofii marksistowskich w archiwach PRL a ostatnie 25 lat to kolejne ogromne zmiany. Teraz stoimy na progu cyfrowej rewolucji i musimy wypracować standardy postępowania z dokumentacją elektroniczną, które będą praktykować nasi następcy. Wymaga to pionierskiego podejścia i innowacyjności, tak abyśmy przestali upychać papier do komputera.
http://archiwa.org.pl/wp-content/uploads/2014/01/records-1024x717.jpg

[jacek_k]

Wśród sporej części archiwistów dostrzegam ortodoksyjne przywiązanie do zasad metodyki archiwalnej, a przecież jej główny twórca Kazimierz Konarski był przede wszystkim praktykiem który bazując na swojej wiedzy akademickiej i warsztacie naukowym tworzył własne teorie i wyciągał wnioski. Przez 90 lat rzeczywistość bardzo się zmieniła, mieliśmy elementy filozofii marksistowskich w archiwach PRL a ostatnie 25 lat to kolejne ogromne zmiany. Teraz stoimy na progu cyfrowej rewolucji i musimy wypracować standardy postępowania z dokumentacją elektroniczną, które będą praktykować nasi następcy. Wymaga to pionierskiego podejścia i innowacyjności, tak abyśmy przestali upychać papier do komputera.
http://archiwa.org.pl/wp-content/uploads/2014/01/records-1024x717.jpg

Moim zdaniem to nie archiwiści są głównymi przeciwnikami niszczenia składów. Dopóki trzy-literowe-służby się nie zgodzą, to nic z tego nie będzie - jak w poniższym przykładzie:
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12272855/

[Marcin Kapała]

Nie mam wątpliwości, że składy chronologiczne w dzisiejszym kształcie muszą zakończyć swój żywot. Są pomysłem archaicznym, który nie ułatwia urzędom decyzji o wdrażaniu systemów EZD. Stanowią powielenie informacji w postaci tradycyjnej, którą można odnaleźć w pełnych odwzorowaniach cyfrowych znajdujących się w systemie. Koniecznie są jednak rozwiązania proceduralne, które rozwiążą problem dotychczas zgromadzonych składów chronologicznych oraz rozwiązania prawne, które rozwiążą problem statusu odwzorowań cyfrowych (dzisiaj to tylko kopie). Podtrzymuję swoje stanowisko, że istotna jest zmiana definicji odwzorowania cyfrowego.