Jednym z priorytetów Naczelnego Dyrektora W. Woźniaka jest cyfryzacja wszelkich pomocy informacyjnych i ich szerokie udostępnienie w internecie.
W związku z powyższym archiwa otrzymały z NDAP pismo w sprawie retrokonwersji danych do postaci elektronicznej: do końca września mają przesłać informacje co do liczby opisów j.a. , które należy wprowadzić do baz danych (także za pomocą technik OCR). Przepisaniu mają być poddane w pierwszej kolejności inwentarze zatwierdzone (zarówno książkowe jak i kartkowe), następnie inwentarze robocze, spisy zdawczo-odbiorcze, spisy robocze oraz pomoce wyższego rzędu (indeksy) itp.
Wszystkie pomoce, które do tej pory archiwa mają w postaci papierowej mają znaleźć się w bazach danych. Akcja prawdopodobnie potrwa do 2018 r., a wszystko zależy od tego, jaką liczbę opisów należy wprowadzić. Do końca września archiwa mają to policzyć: ogółem w archiwach liczba zewidencjonowanych j.a. sięga 30,5 mln, z czego ponad 5,6 mln jest w ZoSI, ile w innych bazach pewnie nikt nie wie, tak więc tak naprawdę nie wiadomo, ile trzeba będzie poddać cyfryzacji. Na liczby poczekajmy do końca września.
Przy okazji retrokonwersji nie mają być prowadzone żadne prace metodyczno-melioracyjne, archiwa maja przepisywać wszystko co mają w papierze. I słusznie, skoro udostępniamy inwentarze w pracowniach naukowych, czemu ich nie udostępnić w Internecie?
Jeśli akcja się powiedzie, a wierzę głęboko, że tak, to czeka nas prawdziwa rewolucja, przede wszystkim w zakresie informacji archiwalnej. W jej wyniku archiwiści i użytkownicy otrzymają łatwy dostęp do niemal wszystkich opisów jednostek archiwalnych (z pewnością będą jakieś wyjątki) przechowywanych w archiwach, i to dostęp w postaci przeszukiwalnych baz danych, w większości zamieszczonych w Internecie.
Co jeszcze?
1) mogą pojawić się ?na rynku? nowe materiały źródłowe, do tej pory skutecznie przez nas ukryte w rozmaitych spisach i inwentarzach papierowych,
2) ciekawe, czy zmieni się statystyka zewidencjonowanych materiałów (jak wiemy, statystyka jest sztuką
),
3) może okazać się, że jakość naszych pomocy jest dość słaba, co może doprowadzić do chęci wykluczenia z retrokonwersji co niektórych inwentarzy (podejrzewam, że niektóre archiwa już kombinują, jakby tu nie udostępnić wszystkiego, co powinni),
4) bardzo wskazana byłaby dobrze pomyślana i przeprowadzona akcja promocyjna retrokonwenrsji: zarówno środowiska naukowe, jak i wszyscy inni użytkownicy (także genealodzy) powinni wiedzieć, że potencjał informacyjny archiwów znacząco powiększy się,
5) ciekawe, czy przełoży to się na udostępnianie materiałów? Przypominam, ze liczba udostępnianych j.a. w archiwach oscyluje wokół kilku procent całości zasobu, może tak znacząca poprawa informacji przełoży się na wzrost liczby udostępnianych jednostek?
I wiele, wiele innych pytań pewnie wyniknie w trakcie prac.
Najważniejsze, że sprawa ruszyła i ma ogromne szanse stać się dużym sukcesem.
