Akta osobowe w postaci elektronicznej - konsultacje założeń projektu ustawy

[Paweł z ...]

Rozpoczęły się konsultacje publiczne: Projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12287415/katalog/12363997#12363997
Skrótowo po szybkim przeczytaniu:
- skrócenie okresu przechowywania z 50 lat do 10
- dopuszczenie postaci elektronicznej.
Wątpliwości moje wzbudzają następujące kwestie:
1. Wygląda na to, że będzie dopuszczalne prowadzenie akt albo w postaci papierowej albo elektronicznej lub uwaga w postaci mieszanej-hybrydowej. Mieszana postać akt może nieść  jeden poważny feler nie wiemy które dokumenty w aktach powinny być papierowe a które elektroniczne, jeżeli będzie dowolność to będzie niezły chaos.
2. Projekt założeń uwzględnia, że część akt może trafić do archiwów państwowych i należy opracować zasady ich archiwizowania. Pojawia się jednak problem, że akta osobowe prowadzone są w formie teczek zbiorczych a instrukcja kancelaryjna z 2011 roku w przypadku EZD nie przewiduje prowadzenia takich teczek w systemach EZD.

[Robert2000]

Bardzo dobry pomysł, tylko musi być jednocześnie bardzo mocno przemyślany i przekonsultowany. Zgadzam się, że prowadzenie akt osobowych systemem hybrydowym to nie jest dobry pomysł. Albo całość papierowa, albo całość elektroniczna. Zastanawiam się tylko skąd wzięło się 10 lat przechowywania, skoro dotychczas było aż 50 lat. To znaczy, że te 50 lat było wymyślone bez sensu? Chyba jednak z czegoś wynikało. Dodam jako ciekawostkę, że w naszym "resortowym" archiwum wyodrębnionym akta osobowe mają kategorię BE60.

[muniekdm]

Te 50 lat ma związek z naliczaniem emerytury. Kiedyś dokumentacja płacowa była trzymana przez 12 lat. Potem była sprawa naliczania kapitału początkowego i wydłużono okres przechowywania do 50 lat. Te 10 lat do jak dla mnie trochę krótko. Zdarza się, że ludzie muszą udowadniać ZUS-owi różne kwestie i często sięga się do akt osobowych.

[homo novus]

Pewnie twórcy nowych przepisów mają nadzieję , że wreszcie te wszystkie systemy w ZUS-ie działają. I wszystkie składki itp. są prawidłowo zarejestrowane

[luke]

Kilka głosów w dyskusji

https://www.rf.gov.pl/aktualnosci-z-rynku/Wczesny_wiek_emerytalny_tylko_dla_osob_z_dlugim_stazem_pracy____22364

Według "Dziennika Gazety Prawnej" (Nr 115 z 16.06.2016 r.), "odejście od 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej na pewno ułatwi życie przedsiębiorcom, niestety może spowodować katastrofę dla ubezpieczonych. Ich los jest w rękach rządu".
Gazeta pisze, iż  zgodnie z propozycją wicepremiera Mateusza Morawieckiego,  "dokumentacja pracownicza ma być archiwizowana przez 7 lub 10 lat. Po tym terminie zostaną zniszczone nie tylko świadectwa pracy, lecz także akta płacowe potwierdzające wysokość zarobków". W związku z tym  Polacy mogą mieć problemy z ustaleniem wysokości emerytury - ostrzega "DGP".
Z kolei  Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ  mówi  w  gazecie, iż  "nie można doprowadzić do sytuacji, że firma będzie mogła w majestacie prawa niszczyć dokumentację po 7 latach od zwolnienia pracownika. Wiele osób dowiaduje się, że pracodawca nieprawidłowo wypełnił świadectwo pracy  dopiero, gdy zgłosi się po emeryturę do ZUS. Skrócenie okresu przechowywania dokumentów może więc spowodować, że ubezpieczeni zostaną pozbawieni prawa do świadczenia.(...) już dzisiaj pracownicy mają problemy z poprawieniem lub korektą błędów z przeszłości".
Natomiast według  Krzysztofa Patera, byłego  ministra  polityki społecznej, taki krok może być pochopnym. W jego opinii, nie wiadomo, czy rząd chce objąć zmianami wszystkie dokumenty, czy tylko te, które powstaną po dniu wejścia przepisów. "Gdyby zastosowano je wobec wszystkich dokumentów, to kilka milionów osób niemających jeszcze ustalonego kapitału początkowego - raz na zawsze straci taką możliwość" - przestrzega Krzysztof Pater i podkreśla, że w dokumentacji ZUS jest dużo błędów.  Andrzej Strębski, niezależny ekspert ubezpieczeniowy zauważa zaś, iż nie wiadomo, w jaki sposób mają być chronieni zleceniobiorcy. Strębski obawia się, że jeżeli  pracodawca zniszczy umowy cywilnoprawne będące podstawą ubezpieczenia, a jednocześnie nie wpłaci składek do ZUS, to  ZUS  później nie będzie miał jak sprawdzić,  czy taka osoba faktycznie pracowała i była ubezpieczona. Obiekcji ekspertów nie rozumieją  natomiast pracodawcy.

Zdaniem Jeremiego Mordasewicza, eksperta ubezpieczeniowego  Konfederacji Lewiatan -  pisze "DGP" -  ZUS posiada pełną dokumentację okresów ubezpieczenia.  "Utrzymywanie 50 lat oznacza w praktyce, że pracownika i pracodawcy już dawno nie będzie na tym świecie, ale dokumenty nadal będą przechowywane. Czas skończyć z taką absurdalną biurokracją" -  mówi Mordasewicz. Do jego opinii przychyla się  ZUS. Według zakładu,  "7- lub 10-letni okres przechowywania dokumentów gwarantowałby możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego ze stosunku pracy".

[Marcin Kapała]

Dyskusja na temat zmian w przepisach była tylko kwestią czasu. Zakładałem jednak, że będzie dotyczyć jedynie dokumentacji płacowej. Upłynęło już wystarczająco dużo czasu od momentu reformy systemu emerytalnego, żeby zacząć zastanawiać się nad zasadnością długotrwałego przechowywania list płac/kart wynagrodzeń, przynajmniej tych wytworzonych od 1999 r. Proponowana zmiana okresu przechowywania akt osobowych jest jednak dla mnie dużym zaskoczeniem . Wpływ myślenia czysto archiwalnego jest zbyt silny . Zakładam jednak, że w sferze publicznej dokumentacja osobowa będzie objęta nadal kategorią BE.

Druga sprawa to prowadzenie akt osobowych. Tutaj nie mam większych zastrzeżeń. Projekt zakłada fakultatywnie do wyboru albo formę cyfrową albo tradycyjną. Nie różni się to od rozwiązań przyjętych dla systemów zarządzania dokumentacją. Znajduję również uzasadnienie dla formy mieszanej. Trzeba pamiętać, że dokumentacja osobowa w większości prowadzona jest w formie tradycyjnej. Przy założeniu, że obowiązują dwie alternatywne (wykluczające się) formy przechowywania, każdy pracodawca decydując się na formę cyfrową musiałby zdigitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe. Wyobraźmy sobie, że przed takim dylematem staje KGHM albo ORLEN . W mojej opinii forma mieszana jest po prostu niezbędna.

[Kajka]

Po kolei i od początku:

- skrócenie okresu przechowywania z 50 lat do 10

1. Regulacje dotyczą dokumentacji personalnych osób które rozpoczęły aktywność zawodową po 1 stycznia 1999 r.
1. Trzeba rozróżnić dwie kwestie, a mianowicie dokumentację płacową (listy płac, karty zarobkowe, karty zasiłkowe) i dokumentację osobową (teczki akt osobowych).

- dopuszczenie postaci elektronicznej.
Wątpliwości moje wzbudzają następujące kwestie:
1. Wygląda na to, że będzie dopuszczalne prowadzenie akt albo w postaci papierowej albo elektronicznej lub uwaga w postaci mieszanej-hybrydowej. Mieszana postać akt może nieść  jeden poważny feler nie wiemy które dokumenty w aktach powinny być papierowe a które elektroniczne, jeżeli będzie dowolność to będzie niezły chaos.

Nie tylko to wymaga doprecyzowania.

2. Projekt założeń uwzględnia, że część akt może trafić do archiwów państwowych i należy opracować zasady ich archiwizowania. Pojawia się jednak problem, że akta osobowe prowadzone są w formie teczek zbiorczych a instrukcja kancelaryjna z 2011 roku w przypadku EZD nie przewiduje prowadzenia takich teczek w systemach EZD.

Brak możliwości tworzenia teczek zbiorczych to w moim odczuciu nie jest problem nie do przeskoczenia.  Funkcjonalności techniczne jeśli tylko są precyzyjnie opisane są możliwe do napisania przez informatyków. Trzeba by się było raczej zastanowić jak to miało by działać, zdefiniowanie procedur to podstawa. Z systemami typu EZD problem jest taki, że na dzień dzisiejszy nie mają certyfikatów bezpieczeństwa do przetwarzania danych osobowych wrażliwych, ale to też jest do zrobienia.

[Kajka]

Zastanawiam się tylko skąd wzięło się 10 lat przechowywania, skoro dotychczas było aż 50 lat. To znaczy, że te 50 lat było wymyślone bez sensu? Chyba jednak z czegoś wynikało. Dodam jako ciekawostkę, że w naszym "resortowym" archiwum wyodrębnionym akta osobowe mają kategorię BE60.

Okres 50 lat wynika z konieczności udokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia. W moim odczuciu tak długi okres przechowywania dokumentacji płacowej to trochę przesada. Należało by się raczej skupić na komunikacji i poprawie  przepływu informacji na linii Pracodawca - ZUS - Pracownik. To w interesie pracownika jest monitorowanie czy pracodawca prawidłowo odprowadza składki potrącane od wynagrodzenia.

[Kajka]

W przypadku dokumentacji płacowej  można by było rozważyć skrócenie okresu przechowywania ale wyłącznie przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje które zapewnią bezpieczeństwo otrzymania świadczeń
Jednak zupełnie inaczej ma się sprawa z dokumentacją osobową bo mają one poza wartością prawną mogą mieć także także wartość historyczną więc powinny podlegać ekspertyzie i po przekwalifikowaniu na kategorię A podlegać przekazaniu do archiwów państwowych. Tutaj też do uregulowania pozostaje kwestia procedur postępowania z dokumentacją elektroniczną.

[Kajka]

Abstakcją pozostaje dla nie procedura uwerzytelniania "zdigitalizowanej" dokumentacji pieczęcią i podpisem elektronicznym chociaż brzmi ciekawie. Pytanie tylko jak miałao by to funkcjonować od strony technicznej?  Jeśli coś takiego zostało by wprowadzone to może w przypadku dokumentacji w systemach EZD była by szansa na uwierzytelnianie przesyłek wpływającej i brakowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych

[Robert2000]

Zgadzam się z Kajką, że część akt osobowych posiada wartość historyczną.

[Hanna Staszewska]

Wiem, że się narażę, ale zawsze mnie zastanawiało, dlaczego to pracodawca ma dbać o zabezpieczenie dokumentacji potrzebnej tak naprawdę byłemu pracownikowi?
 Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki..  I uwierzytelnione kopie list płac?
Ciekawa jestem, jakie byłyby koszty takich operacji, w porównaniu z kosztem przechowywania tej dokumentacji.

[Grzesiek]

Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki..  I uwierzytelnione kopie list płac?

Może to że to nie jest realne rozwiązanie problemu tylko zepchnięcie odpowiedzialności (moim zdaniem państwa) na inną osobę? Wielokrotnie byłem świadkiem jak do archiwum przychodził człowiek i opowiadał, że np. nie ma świadectwa pracy bo co prawda dostał ale potem: przeprowadzka, pożar, była żona (poważnie ) itd. Tymczasem człowiek był ubezpieczony, składki były opłacane więc informacje o tym powinny być w państwowych rejestrach i żaden dodatkowy kwit na to nie powinien być wymagany!

[Marcin Kapała]

Pierwsze zaskoczenie minęło, sprawę przemyślałem i pobawię się trochę w herezję archiwalną

Wiem, że się narażę, ale zawsze mnie zastanawiało, dlaczego to pracodawca ma dbać o zabezpieczenie dokumentacji potrzebnej tak naprawdę byłemu pracownikowi?
 Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki..  I uwierzytelnione kopie list płac?
Ciekawa jestem, jakie byłyby koszty takich operacji, w porównaniu z kosztem przechowywania tej dokumentacji.

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własne ryzyko, tzn. na własny rozrachunek. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej mieści się w granicach podejmowanej działalności i konsekwencji, które się z nią wiążą. Przecież to przedsiębiorca jest właścicielem dokumentacji, którą wytworzył i to on powinien zadbać o odpowiednie jej zabezpieczenie. Pytanie, dlaczego musi przechowywać dokumentację tak długo?

W przypadku dokumentacji płacowej  można by było rozważyć skrócenie okresu przechowywania ale wyłącznie przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje które zapewnią bezpieczeństwo otrzymania świadczeń. Jednak zupełnie inaczej ma się sprawa z dokumentacją osobową bo mają one poza wartością prawną mogą mieć także także wartość historyczną więc powinny podlegać ekspertyzie i po przekwalifikowaniu na kategorię A podlegać przekazaniu do archiwów państwowych.

Czy historyczna wartość akt osobowych jest wystarczającym uzasadnieniem dla tak długiego ich przechowywania? Okres ten liczony jest i tak od momentu ustania stosunku pracy. Czy musimy czekać aż pięćdziesiąt lat, żeby można skutecznie ocenić walory źródłowe akt osobowych. Osobiście nie przeceniałbym też samej wartości historycznej dokumentacji pracowniczej. Większość akt osobowych jest jej pozbawiona, wartości tej nie doceniają także w państwach, które wymienione są w projekcie. Powiedzmy sobie szczerze, że AP nie mają też praktycznie żadnego wpływu na zmianę kwalifikacji akt osobowych pracodawców prywatnych. Chyba, że uznamy wartość tej dokumentacji w sensie genealogicznym, ale wówczas należałoby zmienić kwalifikację z B50 na A i państwo powinno wówczas przejąć koszy jej przechowywania.

Rozumiem obawy dotyczące spójności informacji przechowywanych przez ZUS. W założeniach do projektu, jest jednak pomysł wydawania rozbudowanego świadectwa pracy, które ma otrzymywać zarówno pracownik, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Pamiętajmy też, że jest to jedynie projekt założeń do projektu ustawy, na szczegółowe rozwiązania trzeba jeszcze poczekać.

[Jarek]

Wiem, że się narażę, ale zawsze mnie zastanawiało, dlaczego to pracodawca ma dbać o zabezpieczenie dokumentacji potrzebnej tak naprawdę byłemu pracownikowi?
 Co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zwolnienia z pracy każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki..  I uwierzytelnione kopie list płac?
Ciekawa jestem, jakie byłyby koszty takich operacji, w porównaniu z kosztem przechowywania tej dokumentacji.

Dyskutowaliśmy już o tym tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2733.15.html

Myślę że dokumentacja ta jest potrzebna bardziej ZUS-owi niż pracownikowi, choć to chyba duże uproszczenie. Jeszcze przyglądam się temu projektowi założeń ale wydaje się to sensowne: pracodawco, zrób trochę więcej przy ustaniu stosunku pracy a nie będziesz musiał tego trzymać dłużej niż te 10 lat. Większy problem to zaszłości - czyli kilometry akt osobowych i płacowych sprzed 1999 r. No i kwestia wartości historycznej akt osobowych, czyli na ile te akta potrzebne są archiwom. Wszystkie akta elektroniczne archiwa państwowe mogłyby przejmować do jakiegoś dedykowanego temu ADE (w tym również skany akt papierowych), pozwalając pracodawcom pozbyć się ich z systemów teleinformatycznych i archiwów papierowych. Najlepiej byłoby gdyby archiwa w takim ADE zachowały je w 100% ale pewnie nie będzie się dało, dobrze byłoby więc może chociaż odsunąć w czasie selekcję tych zasobów elektronicznych o powiedzmy kolejne 10 lat. To taka luźna koncepcja ale chyba nie całkiem fantastyczna. W projekcie założeń podoba mi się otwarte postawienie kwestii związanej z archiwami, bo można będzie całą ewentualną zmianę w postępowaniu z dokumentacją tego typu realizować etapami.
Do wyjaśnienia jest co ma oznaczać to postać mieszana,bo to może być niebezpieczne (pracodawca powinien się chyba określić jak prowadzi te akta, bez względu na sposób dostarczania dokumentów przez pracownika itp.).