Sposób opisu dokumentacji elektronicznej reguluje zestaw metadanych obowiązkowych stanowiący załącznik nr 1 do do Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do ROZPORZĄDZENIEA PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Interpretacja sposobu zapisu metadanych jest bardzo różna i brak w tym zakresie szczegółowych wytycznych ze strony archiwów państwowych.
Pytanie czy w przypadku nadania sprawie szczegółowego tytułu wystarczające będą ogólne tytuły określające charakter poszczególnych dokumentów, np. "sprawozdanie IV" "notatka" "instrukcja na spotkanie, "odpowiedź na wniosek", "uwagi do projektu", "agenda na spotkanie", "interpelacja poselska" "zaproszenie", "wniosek o patronat", czy też wymagane będzie nadawanie dokumentom obszernych opisów i wpisywanie w tytułach dokumentów słów kluczowych odnoszących się do tytułu sprawy, oraz sposób zapisu tytułów umożliwiający wyszukiwanie na poziomie dokumentów.
Potrzebne są jasne wytyczne aby w przyszłości uniknąć problemów z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i przekazywaniem materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej do archiwum państwowego. Bo może się okazać że jak przyjdzie do przekazywania dokumentacji do AP to zostanie ona uznana za nieuporządkowaną i tym samym nienadająca się do przejęcia. I wtedy będziemy w czarnej d... bo poprawienie metadanych w milionach spraw przez pracowników archiwów zakładowych będzie a wykonalne. Zrobi się nam nawis tym razem cyfrowy,
lub archiwa będą musiały rozważyć przejęcie dokumentacji opisanej w sposób bardzo ogólny, niespełniający oczekiwań informacyjnych potencjalnych użytkowników. W tej sytuacji do archiwów po raz kolejny trafi dokumentacja nieopracowana i archiwiści wezmą na sienie ciężar sporządzenia szczegółowych opisów, co wobec ogromu dokumentacji może wiązać się z nakładami czasu i pracy które trudno oszacować.
