Przejmowanie dokumentacji

[rogger]

Czy możemy przekazać sprawę w tym samym roku do składnicy akt, co sprawa się zakończyła? Czy jest odgórny przepis, że dokumentację spraw zakończonych przyjmujemy dopiero w roku następnym po zakończeniu sprawy?

[szycha]

Wszystko zależy co jest napisane w waszej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, ale wątpię aby wasza instrukcja (w sumie jakakolwiek) pozwalała na przejmowanie dokumentacji w tym samym roku co została wytworzona. Ci którzy podlegają pod rozporządzenie z 18.01.2011 r. przekazują po 2 latach od zakończenia spraw. Wyjątek od tej zasady istnieje w momencie, jeżeli dochodzi do likwidacji jakiegoś wydziału, to przejmuje się od razu.
Z drugiej strony 2 lata to nieraz dużo, czasem przyjmuję dokumentację z wydziału finansowego wcześniej, kiedy widzę, że ich szafki puchną od tej dokumentacji. A lepiej żeby dokumentacja leżała w godnych warunkach niż wpychana na siłę w szafach lub na podłodze w wydziale.

[Robert2000]

A co za różnica, kiedy dokumentacja zostanie przekazana do archiwum? Chyba, że w jakiejś jednostce funkcjonuje idealne rozwiązanie archiwizowania zakończonych akt spraw rocznikami.

[szycha]

A co za różnica, kiedy dokumentacja zostanie przekazana do archiwum?

A no taka, że przepisy zostały stworzone aby je stosować

[Robert2000]

Znam z autopsji 2 archiwa centralnych urzędów administracji publicznej. Mam znajomych w kilku innych. Nigdzie nie udało się wprowadzić archiwizacji wszystkich akt spraw rocznikami. Praktyka jest taka, że archiwizuje się po prostu to, co dana komórka zdaje (w niektórych urzędach wygląda to lepiej, w niektórych gorzej). U nas od kilku lat odbywają się od czasu do czasu wielkie "akcje archiwizacyjne" na zasadzie - kierownik wydaje polecenie zarchiwizowania się ze wszystkich zakończonych akt spraw (a wszystkie komórki trzymają u siebie zaległe akta spraw z wielu, czasami naprawdę wielu lat). A i tak wiemy, że w szafach trzymane są akta, których nikt nie rusza.