Problemem w moim przypadku jest nie nadawanie przez pracowników unikatowych tytułów sprawom (wielokrotnie znajdują się rożne sprawy opatrzone identycznym tytułem). Czy archiwista przyjmując dokumentacje w EZD aby ułatwić sobie pracę, może uzupełniać te tytuły aby jednoznacznie identyfikowały daną sprawę lub w inny sposób dodać informacje uszczegóławiającą zawartość sprawy?
W sensie czysto formalnym, na podstawie rozporządzenia z 18.01.2011 r. trudno uznać nadawanie sprawom identycznych tytułów (w obrębie jednego EZD) za błąd. Na zdrowy rozum natomiast, źle jest, jeśli w obrębie jednego spisu spraw tytuły spraw są identyczne. Dlaczego? Ano dlatego że ta metadana staje się wtedy bezużyteczna. Stąd pojawił się pomysł (w czym mam jakiś udział), żeby stworzyć, w skali ogólnopolskiej, zalecenia dotyczące tworzenia tytułów (nie tylko tytułów spraw ale i dokumentów). Na razie takich zaleceń nie ma, natomiast wydaje mi się że ich powstanie jest kwestią dość pilną - bo dzięki nim zarówno urzędy będą miały jasność co do tego jak te tytuły tworzyć a archiwa państwowe w (już nieodległej) przyszłości będą wiedziały co egzekwować w przypadku przekazywanych (i ewentualnie brakowanych) spraw elektronicznych.
Czy archiwista może sobie ułatwiać pracę zmieniając tytuły przyjmowanych spraw? To jest przede wszystkim źle sformułowane pytanie - po pierwsze to niczego archiwiście nie ułatwia, bo ma więcej pracy. Po drugie - to nie jest praca jaką archiwista powinien wykonywać. Co prawda w EZD to sprawa a nie teczka jest podstawową jednostką archiwalną - to nie oznacza jednak że archiwista może/powinien tak samo ingerować w tytuł sprawy jak mógł "ingerować" w tytuł teczki, kierując się poprawnością klasyfikacji. W przypadku teczki tradycyjnej chodzi o to by jej tytuł zawierał poprawne i pełne hasło z jrwa i odzwierciedlał zawartość, i to powinien sprawdzać archiwista (sprawdzać tytuły teczek - a nie je nadawać). Z jakiej racji natomiast archiwista miałby ingerować w tytuły spraw? Tytuł sprawy jest przecież nie tylko (a nawet nie przede wszystkim) metadaną sprawy, ale elementem spisu spraw, może mieć (i czasem ma) znaczenie dla dokumentowania przebiegu i sposobu załatwienia sprawy, np. w postępowaniach administracyjnych, ingerencja archiwisty mogłaby to zniekształcić.
"Uzupełnianie metadanych - jeśli jest taka potrzeba" - w tym wypadku jedyną potrzebą jest, by referenci spraw nadawali tytuły w sposób który jest z góry ustalony, natomiast zadaniem archiwisty powinno być jedynie skontrolowanie tego
przed przejęciem dokumentacji na stan archiwum. Zdaję sobie sprawę że to dyskusyjne ale moim zdaniem konstrukcja EZD obecnie właściwie wyklucza możliwość uzupełniania przez archiwistę ręcznie jakichkolwiek metadanych spraw już będących na stanie archiwum - oprócz literówek i tego co zgłoszą archiwiście sami przekazujący sprawy.
