Ponowna systematyzacja zespołu

[Hanna Staszewska]

Z drugej jednak strony, co w sytuacji, gdy do danego zespołu co rok przybywa po kilka jednostek? Co roku zatwierdzać ponownie ten zespół? Co rok drukować nowy wstęp i inwentarz?

W takiej sytuacji przedstawia się dopływy wraz notatkami informacyjnymi do zatwierdzenia przez Komisję Metodyczną. W archiwum w Poznaniu praktykujemy to od dawna, wtedy wykaz opracowanych dopływów (liczących nawet 1.j.a.) jest załącznikiem do protokołu posiedzenia Komisji i stanowi podstawę do „odhaczenia” dopływu jako opracowanego w bazie SEZAM.

[Anonymous]

Jeśli obecnie przepisujemy właśnie takie stare inwentarze książkowe (bo takie mam na myśli) do których mamy jeszcze karty inwentarzowe (np. z przesunięć miedzyzespołowych) czy spisy zdawczo-odbiorcze (z dopływów z zewnątrz)

Czy chodzi o sytuację, w której zespół posiada inwentarz książkowy [stary(?)] oraz kartkowy (niestety nie rozumiem, co tutaj mają do rzeczy karty inwentarzowe z przesunięć międzyzespołowych i w ogóle co to za rodzaj kart) i obie te pomoce są przepisywane do bazy. Czy spisy zdawczo-odbiorcze również są przepisywane??? (i nie chodzi tu chyba o uproszczone metody opracowania zespołów z grupy A3). O zgrozo!!! W jakim to archiwum państwowym uprawia się taki proceder??? Przecież baza komputerowa służy do inwentaryzacji akt, a akta inwentaryzuje się z natury, tzn. trzeba widzieć teczki, których tytuły wprowadzamy do bazy, bo przy inwentaryzacji należy obowiązkowo skonfrontować tytuł wpisany na obwolucie z zawartością teczki (to jest elementarz metodyki archiwalnej). Ale może znowu źle interpretuję myśli Gościa „przelane na ekran”...

Znowu sugeruje pani rozwiazania których nie stosujemy.
Nikt u nas nie przepisuje bezmyślnie spisów do bazy, czy kart inwentarzowych. Wszystko jest sprawdzane i porównywane. Ale odbiegamy od tematu.
Chodzi o sytuację czy zespół który ma różne środki ewidencyjne (podane poprzednio) możemy usystematyzować ponownie tak aby w ponownym wydruku jednostki stare i z dopływów były koło siebie w jednym inwentarzu a nie w osobnych tomach. O to mi tylko chodzi i nic więcej.

[Hanna Staszewska]

Szanowni koledzy-archiwiści.
 Proponuję, abyście na chwilę oderwali się od tych nieszczęsnych dopływów i rozważyli również inne sytuacje, w których można dokonać ponownej systematyzacji zespołu. Pan Wojtek W. powołał się na pismo okólne NDAP z 1974 r. w sprawie kwalifikowania zespołów archiwalnych i ich inwentarzy [dlaczego cytowany tytuł okólnika został pozbawiony tego elementu (tzn. „inwentarzy”) nie wiem, a jest to bardzo ważne] do ponownego opracowania w archiwach państwowych. Przepis ten umożliwia ponowne opracowanie zespołu nie tylko wtedy, gdy następuje dopływ w ilości przekraczającej 60% (taka sytuacja wymieniona jest w 4 punkcie). Natomiast trzy pierwsze punkty określają następujące przypadki: gdy tytuły j.a. nie są zbyt jasne, gdy materiały archiwalne różnej proweniencji względnie różnych okresów historyczno-ustrojowych są wymieszane i gdy inwentarz jest rękopiśmienny, nieaktualny, pokreślony, nieczytelny, sporządzony jeszcze w kancelarii. Tak więc ponowna systematyzacja zespołu może mieć miejsce nie tylko w przypadku znacznej zmiany objętości zespołu. Komisja metodyczna może przecież zalecić meliorację zespołu (do którego nie ma żadnego dopływu) o rażąco niejasnych tytułach j.a., wtedy zaistnieje również potrzeba nadania nowych serii. Przepisywanie inwentarzy kartkowych lub książkowych do bazy jest również świetną okazją do „przyjrzenia się’ seriom nadanym wcześniej. Często wymagają one korekty, uzupełnień lub też należy ponownie usystematyzować cały zespół.

[Anonymous]

Teraz rozumiem dlaczego uważa Pan (Pani?), że podserie powinny być niewidoczne w Internecie... Nadal jednak nie rozumiem po co te karkołomne operacje - tzn. dlaczego chce Gość sortować serie w inwentarzu według odrębnych kryteriów? Czy może Pan (Pani?) podać jakiś przykład?

Powiedzmy masz zespół wielowydziałowy. Serie tworzą nazwy wydziałów, podserie np. plany pracy, sprawozdania, analizy, itp. oczywiście wszystko sortujesz wg dat i wtedy masz porzadek w wydziale. Ale jeśli oprócz akt tego typu masz akta dla których jednak musisz ustawić sortowanie nie wg dat a tytułu to tutaj tworzy sie problem i dlatego tworzy się rozbudowane podserie.
Przykład chipotetyczny(sortowanie: seria, podseria, daty skrajne, tytuł):
Seria: Wydział Administracyjny
podseria: plany pracy
podseria: sprawozdania z działalności
podseria: analizy
podseria: organizacja własnej jednostki
podseria: organizacja jednostek podległych (różne nazyw, różna liczba jednostek, różne daty) - przy tym sortowaniu bedzie bałagan poniewaz program ułoży wg dat skrajnych. Aby tego uniknąć należy utworzyć dodatkowe podserie np.
podseria: organizacja własnej jednostki-jednostak a
podseria: organizacja własnej jednostki-jednostka b
podseria: organizacja własnej jednostki-jednostka c
A moze być tego sporo. Dodatkowo jeśli masz jeszcze w wydziale kontrole jednostek podległych, sprawozdania z działalności każdej takiej jednostki, to natworzysz sie sporo takich podserii.
A wyboru możesz dokonac tylko jednego. Oczywiscie takie sytuacje nie często sie zdarzają. Ale w wiekszych zespołach to normalka.
Chyba, ze znacie jakąs fajną sztuczkę na to, chętnie sie dowiem?

[Anonymous]

Szanowni koledzy-archiwiści.
 Proponuję, abyście na chwilę oderwali się od tych nieszczęsnych dopływów i rozważyli również inne sytuacje, w których można dokonać ponownej systematyzacji zespołu. Pan Wojtek W. powołał się na pismo okólne NDAP z 1974 r. w sprawie kwalifikowania zespołów archiwalnych i ich inwentarzy [dlaczego cytowany tytuł okólnika został pozbawiony tego elementu (tzn. „inwentarzy”) nie wiem, a jest to bardzo ważne] do ponownego opracowania w archiwach państwowych. Przepis ten umożliwia ponowne opracowanie zespołu nie tylko wtedy, gdy następuje dopływ w ilości przekraczającej 60% (taka sytuacja wymieniona jest w 4 punkcie). Natomiast trzy pierwsze punkty określają następujące przypadki: gdy tytuły j.a. nie są zbyt jasne, gdy materiały archiwalne różnej proweniencji względnie różnych okresów historyczno-ustrojowych są wymieszane i gdy inwentarz jest rękopiśmienny, nieaktualny, pokreślony, nieczytelny, sporządzony jeszcze w kancelarii. Tak więc ponowna systematyzacja zespołu może mieć miejsce nie tylko w przypadku znacznej zmiany objętości zespołu. Komisja metodyczna może przecież zalecić meliorację zespołu (do którego nie ma żadnego dopływu) o rażąco niejasnych tytułach j.a., wtedy zaistnieje również potrzeba nadania nowych serii. Przepisywanie inwentarzy kartkowych lub książkowych do bazy jest również świetną okazją do „przyjrzenia się’ seriom nadanym wcześniej. Często wymagają one korekty, uzupełnień lub też należy ponownie usystematyzować cały zespół.

A zatem można. Fajne, ze to Pani napisała. Zapewnie trzeba to pożadnie umotywować ale to jest pewnie do przejścia.
Pozdrawiam serdecznie. Przecierajmy nowe szlaki !

[Wojciech Woźniak]

Witam
Koledzy archwiści trzymali się dopływów, bo zdaje się od tego rozpoczęła się dyskusja  
Ale ma Pani absolutną rację: są inne przypadki, w których można - zgodnie z przywołanym zarządzeniem - ponownie zespół opracować ("inwentarz" z tytułu musiałem "zjeść"). Pytanie jednak, czy wobec lawinowo niemal narastającego zasobu jesteśmy w stanie zajmować się ponownie już raz opracowanymi inwentarzami, nawet jeśli ich forma nas nie zadowala?
Zgadzam się z Panią, że przepisywanie jest świetną okazją do zdiagnozowania problemów z inwentarzami i tak się dzieje i u nas. Choć jeszcze nie doszło do sytuacji, w której postanowiono by z pwodu niezadowalającego stanu inwentarza o ponownym opracowaniu zespołu. Zdarzyłao się jednak tak, że ogromny dopływ (znacznei przekraczajacy owe 60%) był przyczyną ponownego opracowania zespołu.