Niekoniecznie. W piśmie z 16 XI 2006 informującym o zakończeniu prac nad scalaniem inwentarzy przesłanych z naszego archiwum do COIA Pani Laszuk przypomina o zarządzeniu z 1974 r.
A więc znowu zarządzenie nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 26 stycznia 1974 r. w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych... Przyjrzyjmy mu się więc bliżej:
§ 1:
W celu dalszego usprawnienia informacji archiwalnej, a w szczególności mając na uwadze ułatwienia przy korzystaniu z inwentarzy archiwalnych, wprowadza się do stosowania instrukcję (...)
I. Uwagi ogólne:
Indeksy do inwentarzy mają na celu poprawę jakości informacji archiwalnej oraz skrócenie czasu poszukiwań (...) Podstawą do sporządzania indeksów są w zasadzie tytuły poszczególnych jednostek wpisanych do inwentarza lub regesty spraw w nich zawartych.
Czy rzeczywiście – zgodnie z instrukcją – indeksy sporządzane m.in. w Opolu, w dużej ilości powtarzające wyrazy zawarte w tytułach jednostek, bądź nazwach zespołów, „usprawniają informację archiwalną” i „skracają czas poszukiwań”, jak zaleca Zarządzenie? Oczywiście nie. Elementem systemu informacyjnego stały się bowiem bazy komputerowe, a więc także IZA 5.1. A standardowa wyszukiwarka do tej bazy przeszukuje i tytuł, i uwagi, i indeksy. Przenoszenie wyrazów z tytułu jednostki do indeksu nie ma więc żadnego sensu, ponieważ przez to otrzymany raport nie będzie większy. Nie może być też mowy o „skróceniu czasu poszukiwań” ponieważ może być on tylko dłuższy (jeśli weźmiemy pod uwagę niepotrzebne „przeczesywanie” 500 000 pól indeksowych). A więc nie tylko nie osiągamy pożądanego przez autorów instrukcji rezultatu (usprawnienie informacji i skrócenie czasu poszukiwań), a wręcz przeciwnie...
II. Indeks osobowy, ust. 4:
W indeksie nie uwzględnia się w zasadzie nazwisk osób, a także rodzin i nazw rodów występujących w nazwie zespołu (...)
III. Indeks nazw geograficznych, ust. 2:
Nie uwzględnia się w zasadzie nazw miejscowości zawartych w nazwie zespołu, a występujących w sposób jawny lub ukryty w inwentarzu.(...)
Skoro jest Pan tak bardzo przywiązany do tej instrukcji, dlaczego w Opolu nie stosuje się jej? Nagminne jest przenoszenie do indeksu imienia i nazwiska osoby (od góry do dołu we wszystkich rekordach), która występuje w nazwie zespołu. To samo zresztą dotyczy nazw geograficznych. Przeglądając opolską IZĘ na stronie NDAP nie zdarzyło mi się znaleźć zespołu, w którym nazwa geograficzna występująca w nazwie zespołu, nie zostałaby przeniesiona do indeksu. Niezgodnie z obowiązującą instrukcją, na którą tak bardzo żarliwie się Pan powołuje. Czy wobec tego w Opolu stosuje się obowiązujące przepisy archiwalne, czy nie? A może stosuje się – nie daj Boże – własną interpretację?
Jak Pan widzi, nie wszystko jest takie idealne, jak się Panu wydaje. Czasem zdrowy rozsądek i logika podpowiadają lepsze rozwiązania (no tak, ale nikt nie nakazał w jakiejkolwiek instrukcji kierowania się zdrowym rozsądkiem i logiką...). Pamiętajmy, że dla nas – archiwistów, ale i urzędników numerem jeden powinno być zawsze dobro użytkownika (petenta, klienta, interesariusza – jak kto woli). Dlatego w dobie komputeryzacji archiwów jedyną słuszną drogą indeksacji archiwaliów jest wnikanie w głąb jednostki, opisywanie jej zawartości. Przecież tytuł jednostki np. „Protokoły sesji Rady Narodowej Miasta i Gminy w x” nic nie mówi. Pal licho, jeśli jest ich w zespole kilka jednostek, ale jeśli więcej? Użytkownik ma szukać, bo zawsze szukano, bo badacz powinien szukać? Chyba powinniśmy mieć inne podejście... Jest już XXI wiek. To forum powinno chyba służyć znajdowaniu nowych rozwiązań, a nie upieraniu się przy starych metodach, instrukcjach, o których nie powinniśmy zapominać, bo są częścią dziedzictwa archiwalnego, ale które niekoniecznie sprawdzają są dzisiaj...
