W sytuacji gdy jedno pismo dotyczy kilku spraw jest to najzupełniej normalne. Każdy egz./kopia pisma trafia do akt właściwej sprawy i otrzymuje jej znak. Irytujace jest tylko to, że w ten sposób zwiekszamy ilośc papierów. Spotkałem sie równiez z rozwiazaniem gdzie pismo nie jest powielane - trafia do akt jednej ze spraw, których dotyczy zaś w pozostałych zamieszcza się jedynie adnotacje dot. lokalizacji pisma. Takie rozwiazanie jest jednak moim zdaniem zasadne jedynie w sytuacji gdy wszystkie sprawy prowadzone sa w tej samej komórce.
Problem ten najlepiej rozwiazuje system EZD - oryginał lezy sobie w składzie chronologicznym, a odwzorowanie mozemy podpiąć do dowolnej liczby spraw.