Witam!
Inwestycje owszem...
Współpraca archiwów i archiwistów w trosce o pieniądze podatnika. Też milo
i choć raz się zgadzam. Tylko analogia do bibliotek nie do końca się sprawdza. Biblioteki stosują podobne systemy komputerowe oraz standardy opisu, prowadzą też tzw. KATALOGOWANIE KOOPERATYWNE dzięki czemu eliminuje się dublowanie prac i tworzy wspólnie centralne kartoteki książek lub czasopism, z których to kartotek opisy pobierają inne biblioteki będące w danym konsorcjum lub porozumieniu. Dobrym przykładem jest w naszych bibliotekach utworzenie Narodowego Uniwersalnego Katalogu Centralnego NUKAT. Trochę historii tego przedsięwzięcia można znaleźć na stronie
http://www.nukat.edu.pl/nukat/pl/centrum.phtml?id=1 gdzie czytamy:
W 1998 r. zapoczątkowano w Polsce prace projektowe nad koncepcją katalogu centralnego. Prowadził je Zespół Koordynacyjny wyłoniony z przedstawicieli grupy bibliotek skupionych w "Porozumieniu o współpracy polskich bibliotek użytkujących i wdrażających system VTLS", przedstawicieli grupy bibliotek skupionych w porozumieniu "Biblioteka z Horyzontem" użytkujących system Horizon oraz Biblioteki Narodowej. Opracowana w ciągu pół roku koncepcja katalogu centralnego zakładała wykorzystanie CKHW jako podstawy katalogu centralnego. Dotacja z fundacji A. W. Mellona przyznana w 1998 r. na utworzenie katalogu, wsparta w 2001 r. funduszem przyznanym przez Komitet Badań Naukowych na prowadzenie katalogu pozwoliła na rozpoczęcie realizacji projektu w 2001 r. Zadanie to powierzono zespołowi Centrum Formatów i Kartotek Haseł Wzorcowych.
Jak łatwo się domyślić niezbędne były pieniążki, mimo zdrobnienia niemałe!!
i oczywiście płaszczyzna POROZUMIENIA.
Istnieją również inne konsorcja tego typu, użytkujące wspólne oprogramowanie i współkatalogujące np. z Prolibem.
W bibliotekarstwie jest też wiele ciekawych przedsięwzięć co do dostępu do tekstów elektronicznych, dzieki czemu można sobie poczytać co nieco na ekranie monitora. Autorzy też coraz częściej przekonują się do publikacji elektronicznych.
A co z archiwami?!
Jak już zostało zauważone książki i inne dokumenty w bibliotece X pokrywają się w dużym stopniu z zasobem bibliotek Y, Z itd. natomiast w archiwach nie jest to możliwe bo każdy dokument jest unikatowy. To jedyna różnica, bo inne aspekty współpracy bibliotek powinny być skutecznie wprowadzane w archiwach – wspólne oprogramownaie, normy i standardy opisu, pozyskiwanie środków pozabudżetowych na wspólne przedsięwzięcia, biblioteki wirtualne itd. I nie chodzi tu tylko o archiwa panstwowe!!
Systemy informatyczne!
Biblioteki raczej nie wynajmują systemu innych bibliotek, a kupują taki system lub zamawiają u informatyków czy nabywają licencję w firmie informatycznej. Mogą też kupić lub utworzyć wspólny system w ramach konsorcjum i jest to oczywiście tańsze. Tylko że bibliotek jest wiele i systemów też, wiec mają w czym wybierac, i co najważniejsze systemy te są niedrogie, Taki archiwista natomiast zatrudniony powiedzmy do prowadzenia archiwum zakładowego musi niestety sam się wykazać inwencją no i mieć pieniążki na informatyzację pracy swojego archiwum, do dyspozycji ma zaledwie instrukcje kancelaryjną i rozporządzzenie odnoszące się do tradycyjnych dokumentów. A jak ma zarządzać dokumentacją elektroniczną i ją archiwizować? Oczywiście w sytuacji pełnej informatyzacji urzędu czy instytucji archiwista taki nie będzie potrzebny. I właśnie tematem mojego postu było zarządzanie e-dokumentem czy e-aktem na przedpolu (chyba
i to na ile wykształcenie daje podstawy do organizacji takiego e-archiwum.
Mówiąc o zarządzaniu e-aktami powinniśmy się skupić na aktach bieżących. Tu też najbardziej potrzebna jest współpraca, właśnie archiwistów, a mam wrażenie, że patrzymy obojetnie jak postępuje informatyzacja sektora publicznego. W przypadku samorzadów wygląda to tak, że każdy sobie! Chyba jakąś szansą jest tu ustawa o informatyzacji i kompetencje NDAP tam określone.
Bardzo istotne jest to, że w przypadku archiwów można mówić o oddziaływaniu na proces tworzenia dokumentu!!! Bibliotekarz nigdy nie będzie miał takiego komfortu!! Musimy więc wykorzystać narzędzia w zakresie tworzenia e-dokumentów.
Na zewnątrz to znaczy jak? (Spotkałam się z używaniem tego obrzydliwego słowa
po polskiemu jako “usługi na zewnątrz”)
Nie słyszałam niestety o usługach outsourcingu jeśli chodzi o system biblioteczny. Ale zgadzam się, że outsourcing byłby dobrym rozwiązaniem, jako powierzenie wdrażania i utrzymania archiwalnego systemu informatycznego, archiwiści mają dość pracy i kłopotów
a informatykami nie są.
Wracając znów do przedpola ciekawym rozwiązaniem jest np. obsługa obszarów obiegu dokumentów i ich archiwizacji dla przedsiębiorstwa w zewnętrznej firmie. Firmy outsourcingowe są oczywiście tańsze niż dział wewnętrzny (np. księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi, archiwum zakładowe itd.) i dlatego robią niezłą karierę.
TVP i WFD.... ciekawy przykład i niby proste, ale jeśli w grę wchodzą pieniążki to już nie. A jakby trochę pomyśleli to wszystkim by się opłaciło (np. konsorcjum i pozyskanie dla niego funduszy na konkretną działalność). Ogromne koszty ponosi się na początku wdrażania systemów ale z czasem wszyscy chcą mięc dostęp do zasobów elektornicznych i to powinien być priorytet dla takich przedsięwzięć – DOSTĘP nie tylko do swoich zasobów ale też innych instytucji.
Pozyskiwanie funduszy unijnych? Jeśli chodzi o kulturę to ... powstrzymam się, bo jak powszechnie wiadomo, nic za darmo, są to przeważnie projekty wysoko budżetowe i po prostu nas nie stać! I tym miłym akcentem...
justyna
