Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - wypożyczanie

[muniekdm]

Chciałbym wrócić do tematu udostępniania. Czy udostępnilibyście akta pracownikowi, który jest zatrudniony na zastępstwo innego pracownika na czas określony?

[MarcinP]

Oczywiście - nie można dyskryminować żadnego pracownika traktując go inaczej ze względu na formę zatrudnienia. Oczywiście wniosek o wypożyczenie akt podpisać musi jego przełożony i przekazać do archiwum zakładowego/składnicy akt.

[Jarek]

I przede wszystkim we wniosku powinien figurować jako upoważniony do odbioru akt pracownik zatrudniony na zastępstwo (faktycznie wypożyczający akta) - co niestety nie dla wszystkich jest oczywiste.

[kalon]

Moja praktyka wygląda tak /gmina-ponad 30sołectw/;
-Potrzebuje........niech mi to pani znajdzie!
-proszę podać sygnaturkę
-a nie wiem!
Może to humorystycznie ale życiowe
Ja mam księgę udostępniania akt/ takowy wzór jest tu np.:
http://www.rzeszow.ap.gov.pl/archiwazakladowe.php
jak przychodzi ktoś coś wypożyczyć to wpisuje w odpowiednie rubryki, ta osoba mi się podpisuje w odpowiedniej rubryce 
Teraz miałam kontrole i jest wszystko jak należy, ponieważ często jest tak, że korzystają na miejscu więc idzie to sprawnie i nie potrzeba nic więcej, gdy jednak zabiera ktoś daną teczkę w miejsce wstawiam kartę udostępniania akt(rewers)

[Jarek]

jest wszystko jak należy

Nie, nie jest. Zajrzyj sobie do tego rozporządzenia: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20110140067 a konkretnie do paragrafu 31 i 34 w załączniku nr 6 do rozporządzenia. To przepis który Cię obowiązuje. Książka spełnia co najwyżej wymóg określony w paragrafie 34, natomiast karta udostępnienia to nie zastawnik, tylko wniosek o udostępnienie, który powinien być wypełniany zgodnie z paragrafem 31.

[EwelinaP]

U mnie wygląda to tak, że każde udostępnienie odbywa się na pisemny wniosek pracownika. Wtedy wypełniam kartę zastępczą i kartę udostępnienia. Ta pierwsza wędruje w miejsce teczki, a ta druga, po podpisaniu przez pracownika, do segregatora. Każda karta ma swój indywidualny numer. Dodatkowo prowadzę rejestr wypożyczeń w formie elektronicznej, dzięki czemu zawsze wszystko można szybko znaleźć. Zwłaszcza, że tych wypożyczeń troszkę mam. A co do pytania odnośnie pracowników na zastępstwie, to oczywiście im też wypożyczam, bo dlaczego by nie? 

[muniekdm]

Wszystko jasne. Tylko moje obawy były zwiazane z faktem, iz nagle pojawia sie pracownik, wypozycza akta, a za kilka miesieecy odchodzi. Przed odejściem powinien rozliczyć się z wypożyczonych akt, ale nie zawsze jest to przestrzegane.

[kalon]

Nie zwrócono mi uwagi podczas kontroli, że cos źle robię, a kontrola była nie pierwszy raz.
Wszystko jest ok, zasób nie jest duży więc może bez przesady z papierami, a jakby tak trzymać się rozporządzenia to pewnie 90% archiwów zakładowych by trzeba było zamknąć

[Jarek]

Zgodnie z założeniami funkcjonowania tego forum prowadzimy w tym wątku coś, co można nazwać wymianą doświadczeń w zakresie udostępniania. Te założenia uzupełnia m.in. zasada mówiąca, że nie ma tu jednak miejsca na usprawiedliwianie łamania obowiązujących przepisów czy nieznajomości podstawowych zasad prowadzenia archiwum. Beztroska czy niewiedza kontrolera też takim usprawiedliwieniem nie jest. Nie ma idealnych archiwów, ale znać niedociągnięcia i starać się je eliminować to jedno, a otwarcie ignorować obowiązujące przepisy to drugie. To forum nie służy do chwalenia się tym jak bardzo ktoś "olewa" zasady.
Dla porządku powtórzę - nie jest ok. Ilość zasobu też nie wpływa w żaden sposób na stopień respektowania przepisów. Nie ma czegoś takiego jak możliwość zamknięcia archiwów - ale zawsze jest możliwość pożegnania się przez pracodawcę z archiwistą który nie zna lub nie przestrzega obowiązujących go normatywów, zwłaszcza gdy ociera się to o nieuprawniony dostęp do dokumentów.

[kalon]

Masz rację,
No cóż mogę Ci tylko życzyć takich doświadczeń jak ja, a wtedy na własnej skórze się przekonasz co to znaczy wymądrzać się / wg nie których urzędników, a nawet pracodawców, egzekwowanie stosowania rozporządzenia czy instrukcji archiwalnej to "wymądrzanie się"/, i żyć pod presją utraty pracy. Bardzo lubię swoją pracę tak! i robię to nie z przymusu tylko dlatego, że lubię, jednak są sprawy, które nie zrozumie ten, kto ich nie doświadczył.
Pozdrawiam

[Jarek]

Ależ nie opisujesz właściwie niczego, czego sam bym nie doświadczył. Podobnie jak Ty, jestem umocowany zarządzeniem szefa jako koordynator czynności kancelaryjnych, też się nieraz nasłucham od pracowników. Ty przynajmniej nie masz biurka w piwnicy  
Jeszcze co do zarządzania dostępem do dokumentacji to Twoi szefowie sami dali Ci dodatkowe argumenty do rąk w postaci polityki bezpieczeństwa informacji, gdzie opisano także politykę kontroli dostępu do informacji. Możesz spróbować to wykorzystać w egzekwowaniu zasad udostępniania określonych w rozporządzeniu.
A tak z ciekawości zapytam - co najbardziej lubisz w swojej pracy?  

[kalon]

I tu się mylisz siedziałam w piwnicy półtora roku, wiem co to znaczy, ze względu na BHP nie mogli mnie tam dłużej trzymać/na szczęście/
Co lubię, a więc gdy porządkuje starocie, a wciąż do mnie takowe trafiają, to jestem w swoim żywiole
Zawsze można natrafić na coś ciekawego, ludzkie sprawy opisane rękoma spracowanymi, notatki służbowe/absurdalne/ itp.
nie o wszystkim mogę Ci napisać
Porządkowanie to żmudna praca, często w kłębach roztoczy, ale jak już coś zrobisz, albo coś odnajdziesz to daje ogromna satysfakcje.
Jest też ta ciemna strona tej pracy "walka z wiatrakami', ale nie ma co do tego wracać.

[rogger]

Czy od nowego roku kalendarzowego nadajecie kolejne numery na kartach udostępniacie akt zachowując ciągłość, czy zaczynacie liczyć od nowa - od numeru 1?

[stany]

Co roku zaczynam od  nr 1

[EwelinaP]

Ja również zaczynam numerację od 1 i karta udostępnienia ma numer 1/2014.